6 astuces pour organiser une soirée de Noël inoubliable

La péri­ode de Noël donne envie de se rassem­bler et de faire la fête. C’est l’occasion pour les organ­isa­teurs d’événe­ments de met­tre leur tal­ent à prof­it pour plan­i­fi­er des soirées entre amis, entre amis d’amis, entre col­lègues, ou tout sim­ple­ment ouvertes à tout le monde. Que votre soirée de Noël s’adresse à 10 ou à 1000 per­son­nes, il suf­fit de suiv­re quelques règles pro­pres aux fêtes de fin d’année pour pré­par­er une soirée mémorable. Voici donc nos 6 con­seils pour organ­is­er une soirée de Noël à la hau­teur de l’événement !

1. Trouver un lieu

Il faut savoir être flex­i­ble sur la date lorsqu’on organ­ise une soirée de Noël. En règle générale, les salles sont réservées telle­ment à l’avance que les dates clefs ne sont jamais disponibles. Prenez-vous y le plus tôt pos­si­ble pour aug­menter vos chances d’obtenir un lieu extra­or­di­naire, ou mis­ez sur le bouche-à-oreille pour trou­ver LA pépite hors des radars.

Par­mi les critères de sélec­tion, l’accessibilité en trans­port pub­lic ou en voiture est cru­ciale. Il faut que vos invités puis­sent venir aisé­ment, et repar­tir en toute sécu­rité.

• Le sys­tème son et/ou le DJ sont-ils com­pris dans le con­trat ?
• Le lieu dis­pose-il d’une piste de danse ? D’une ter­rasse extérieure ?
• Quelle est la capac­ité max­i­male du lieu ?
• L’endroit est-il réservé exclu­sive­ment à votre soirée ?
• Un employé sera-t-il sur place pour vous aider ?
• Des cham­bres peu­vent-elles accueil­lir les invités qui souhait­ent dormir sur place ?

2. Choisir un format

Le for­mat d’une soirée de Noël dépend de votre bud­get, mais aus­si et surtout de vos invités. Un repas entrée/plat/dessert vous coûtera beau­coup plus cher qu’un buf­fet, et il ne s’adresse pas for­cé­ment au même pub­lic. À vous de trou­ver le bon équili­bre afin que vos invités ne repar­tent déçus. Vous pou­vez même effectuer un sondage rapi­de autour de vous, ou sur l’événement Face­book asso­cié pour savoir ce que veu­lent les invités.

3. Prévoir un thème

Lancer une soirée de Noël avec un thème attir­era beau­coup plus qu’une soirée clas­sique. Il y a telle­ment d’événements pen­dant cette péri­ode que vous devez sor­tir du lot. Prévoyez quelque chose qui attire et ent­hou­si­asme les per­son­nes que vous souhaitez voir à votre soirée. Depuis quelque temps, le thème des années 90s fonc­tionne très bien, mais les années 2000 revi­en­nent aus­si très fort. A vous de vous adapter à votre cible, ce n’est pas elle qui s’adaptera à votre thème !

4. Engager un DJ

Engager un DJ pour une soirée de Noël peut coûter entre 200€ et 2000€, ce qui incite beau­coup d’organisateurs à laiss­er tomber et à se débrouiller sans. Cepen­dant, un bon DJ peut tout chang­er à l’ambiance d’une soirée, et être un avan­tage décisif pour attir­er un max­i­mum de per­son­nes. Il faut donc bien étudi­er les dif­férentes pos­si­bil­ités.

5. Fixer un prix d’entrée

Le prix d’entrée de votre soirée dépend du for­mat choisi ini­tiale­ment. Si c’est un dîn­er entrée/plat/dessert suivi d’une soirée avec de la musique, vous pou­vez fix­er un prix entre 80€ et 100€ par per­son­ne. En général, les asso­ci­a­tions car­i­ta­tives ou les étu­di­ants qui organ­isent des soirées de Noël inclu­ent un tick­et de réduc­tion sur les bois­sons afin de con­va­in­cre plus facile­ment. C’est une bonne for­mule pour n’importe quel organ­isa­teur ! Nous avons égale­ment dédié un arti­cle pour vous aider à déter­min­er le prix de votre événe­ment.

6. Préparer sa communication

La pre­mière chose à faire lorsque l’on organ­ise la com­mu­ni­ca­tion d’une soirée de Noël est de trou­ver un nom attrac­t­if ! Ce paramètre est cru­cial pour don­ner envie de par­ticiper à votre événe­ment dès son annonce. Ensuite, il faut être act­if sur les réseaux soci­aux afin de mon­tr­er en quoi la soirée sera à la hau­teur des attentes. Pub­liez des vidéos, des pho­tos de vos équipes, des anec­dotes de ce qui se passe en couliss­es… Tout ce qui peut don­ner envie aux invités est bon à partager. Il s’agit de créer d’abord du lien avant de ven­dre des tick­ets. Noël est un moment spé­cial, il faut que votre événe­ment et sa com­mu­ni­ca­tion le soient aus­si !

Pro­mou­vez votre soirée de Noël dès que pos­si­ble avec une vidéo de teas­ing et met­tez ensuite vos tick­ets en vente. Créez un événe­ment Face­book afin d’in­viter vos amis, et les amis de vos amis, afin que le cer­cle s’agrandisse petit à petit. Le bouche-à-oreille est aus­si très effi­cace, n’hésitez pas à con­tac­ter les per­son­nes une par une. Elles fer­ont ensuite une par­tie du tra­vail de com­mu­ni­ca­tion à votre place, en en par­lant à leurs amis et en s’inscrivant en groupe à votre événe­ment.

Si vous avez déjà organ­isé une soirée avec une bil­let­terie en ligne, envoyez des e‑mails d’information aux par­tic­i­pants qui étaient venus. L’utilisation d’un out­il de mar­ket­ing, comme un CRM, est per­ti­nent pour vous faire gag­n­er du temps, et analyser les retombées de vos actions.

Il est cru­cial de con­tin­uer à com­mu­ni­quer et de rester vis­i­ble jusqu’au jour J. Pen­dant cette péri­ode, les sol­lic­i­ta­tions sont mul­ti­ples et les porte­feuilles ont ten­dance à se vider, les par­tic­i­pants poten­tiels vont donc plus facile­ment oubli­er l’existence d’une soirée par­mi une dizaine d’autres. Cela peut être stres­sant pour l’organisateur, il faut donc bien s’entourer d’une équipe motivée et ne pas hésiter à sol­liciter le gérant du lieu qui vous accueille pour obtenir de pré­cieux con­seils.

Noël est un excel­lent pré­texte pour organ­is­er une fête mémorable ! Ne paniquez pas si vous pensez être en retard, tout finit tou­jours pas se régler au moment de faire la fête. Soignez ce qui a de l’importance pour écouter et bichon­ner vos invités, c’est tout ce qu’ils vous deman­dent !

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