La época navideña invita al encuentro y a la celebración. Es un momento clave para que los organizadores de eventos pongan su talento al servicio de la planificación de fiestas entre amigos, amigos de amigos, compañeros de trabajo, o abiertas a todo el mundo. Organices una fiesta o cena de Navidad para 10 personas o para 100, siguiendo unas pocas reglas conseguirás organizar una fiesta memorable. Aquí tienes nuestros 6 consejos para organizar una fiesta de Navidad a la altura de tus expectativas.
Índice
- Encontrar un espacio
- Escoger el formato
- Definir una temática
- Contratar un DJ
- Fijar un precio de entrada
- Planear la comunicación
1. Encontrar un espacio
A la hora de organizar una fiesta de Navidad, hay que ser flexible. En general, los espacios están reservados con tanta antelación que no suele haber disponibilidad para las fechas clave. Empieza a organizar lo antes posible para aumentar tus posibilidades de contar con un espacio extraordinario o apuesta por el boca a boca para dar con la joya que está fuera del radar.
Entre los criterios de selección, es importante fijarse en la facilidad de acceso en transporte público o en coche. Los invitados tienen que poder acudir con comodidad y volver a sus casas de forma segura.
Trata de obtener también la siguiente información sobre el espacio:
- ¿El sistema de sonido y/o el DJ están incluidos en el contrato?
- ¿El espacio cuenta con pista de baile? ¿Y con terraza exterior?
- ¿Cuál es el aforo máximo?
- ¿El espacio estará reservado exclusivamente para tu fiesta?
- ¿Habrá alguien del personal del espacio presente para ayudarte?
- ¿Hay disponibilidad de habitaciones en caso de que los invitados quisieran quedarse a dormir?
2. Escoger el formato
El formato de la fiesta de Navidad dependerá de tu presupuesto, pero también y sobre todo, de tu público. Una comida de tres platos será mucho más cara que un buffet y el público para una y otro puede no ser el mismo. Es tu labor encontrar un equilibrio adecuado para que tus invitados no queden decepcionados. Puedes incluso hacer una encuesta rápida a tu alrededor o en el evento de Facebook de tu fiesta para saber lo que querrían los asistentes potenciales.
3. Definir una temática
Lanzar una fiesta de Navidad temática te hará destacar entre las fiestas más clásicas. Hay tantos eventos en estas fechas que es imprescindible diferenciarse. Piensa en algo que atraiga y entusiasme al público que te gustaría que acudiera a tu fiesta. Desde hace un tiempo, la temática de los años 90 funciona muy bien, pero los 2000 empiezan a cobrar fuerza también. Adáptate tú a tu público objetivo en lugar de pretender que tu público se adapte a tu tema.
4. Contratar un DJ
Contratar un DJ para una fiesta de Navidad puede costar entre 200€ y 2000€, lo que hace que muchos organizadores de eventos decidan salir del paso sin él. Sin embargo, un buen DJ puede ser clave para el ambiente de una fiesta y ser una ventaja decisiva para atraer un máximo de personas. Por lo tanto, es importante estudiar las posibilidades.
5. Fijar un precio de entrada
El precio de entrada de tu fiesta depende del formato inicialmente elegido. Si se trata de una cena de tres platos seguida de una fiesta con música, puedes fijar un precio de entre 80€ y 100€ por persona. En general, las asociaciones benéficas o los estudiantes que organizan fiestas de Navidad incluyen con la entrada alguna bebida o descuentos para convencer más fácilmente a su público. ¡Es una buena fórmula para cualquier organizador! También disponemos de un artículo para ayudarte a fijar el precio de tu evento que seguro que te es de gran ayuda.
6. Planear la comunicación
Lo primero que hay que hacer a la hora de planificar la comunicación de una fiesta de Navidad es encontrar un nombre atractivo. Este punto es clave para dar ganas a los potenciales asistentes de acudir a tu evento desde el momento en que lo anuncias. A continuación, hay que ser activo en redes sociales para mostrar al público cómo la fiesta estará a la altura de sus expectativas. Publica vídeos, fotos de tu equipo, anécdotas de lo que ocurre entre bastidores… Todo lo que pueda resultar atractivo es buena idea compartirlo. Lo primero, antes de vender entradas, es crear una relación con tu público. La Navidad es un momento especial, ¡tu evento y tu comunicación tienen que serlo también!
Anuncia tu fiesta de Navidad desde el primer momento, con un vídeo de teasing y pon las entradas a la venta a continuación. Crea un evento de Facebook para invitar a tus amigos, los amigos de tus amigos… y que el círculo vaya creciendo. El boca a boca también es muy eficaz. No dudes en contactar con personas clave, una a una, y ellas se encargarán después de parte del trabajo de comunicación, hablando a sus amigos e inscribiéndose a tu evento en grupo.
Si ya has organizado una fiesta con venta de entradas online, envía e-mails informativos a las personas que acudieron. El uso de una herramienta de marketing, como un CRM, te hará ganar tiempo y podrás analizar el impacto de tus acciones.
Es crucial que sigas comunicando y haciéndote visible hasta el día del evento. Durante esta época, todo el mundo está muy solicitado y la cartera se vacía rápido, por lo que es más fácil que en otras épocas que los asistentes potenciales se olviden de la existencia de una fiesta entre otras tantas. Esto puede ser estresante para el organizador, por lo que conviene rodearse de un equipo motivado y no dudar en pedir consejo a la gerencia del espacio que alquiles.
¡La Navidad es un pretexto perfecto para organizar una fiesta memorable! No entres en pánico si crees que vas tarde, al final todo sale. ¡Cuida los elementos importantes para estar a la escucha de tus invitados y darles todo lo que se merecen!
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