Desde la crisis sanitaria de 2020 y la aparición de nuevas tecnologías digitales, las ferias virtuales son cada vez más populares entre las empresas.
Con la aceleración de la digitalización y la transformación empresarial, organizar una feria virtual es una excelente forma de promocionar tu empresa, participar en una mesa redonda o incluso establecer contactos, todo ello optimizando tu tiempo y dinero. Las ferias virtuales también ofrecen nuevas posibilidades en cuanto a actividades de animación e ideas originales para atraer la atención del público.
¿Quieres organizar una feria virtual? Descubre qué tienes que tener en cuenta para que sea un éxito.
Índice
1. ¿Cómo es una feria virtual?
Una feria virtual es un evento online que permite a los asistentes interactuar en tiempo real en un entorno virtual compartido.
A diferencia de una feria tradicional, una feria virtual se desarrolla íntegramente online. Los asistentes pueden acceder desde cualquier lugar y dispositivo. Todo lo que necesitan es conexión a internet.
Las ferias virtuales pueden crearse utilizando tecnología digital como la realidad virtual, la realidad aumentada y vídeo en directo.
Las ventajas de las ferias virtuales son su alcance mundial, la reducción de los costes de transporte y logística, una mayor flexibilidad y la posibilidad de recoger datos de los asistentes en tiempo real.
2. Elige la plataforma adecuada
En primer lugar, tienes que elegir la plataforma en la que organizar tu feria virtual. Existen varias plataformas para ello, como Zoom, Google Meet, Teams o GoToWebinar.
La mayoría de estas plataformas ofrece pantalla compartida, videoconferencia, chat en directo, encuestas y preguntas y respuestas, así como otras funcionalidades avanzadas que pueden ser útiles para organizar una feria virtual y aportar más dinamismo. Sin embargo, es fundamental elegir una plataforma que se adapte al tamaño de tu evento y permita que un número determinado de asistentes estén conectados al mismo tiempo.
3. Implicar a expertos y otras empresas
La elección de los ponentes es tan importante como en una feria presencial. Los ponentes pueden ser expertos del sector, líderes de opinión, directores de empresa, profesores o personas influyentes en tu ámbito (política, economía, industria, deporte, etc.).
También pueden ser empresas locales que presenten su actividad. Prepara con antelación su llegada para que comuniquen sobre tu feria virtual y atraer a más asistentes.
4. Crea un programa
Planificar el programa es uno de los pasos más importantes para organizar con éxito una feria virtual. Un programa bien planificado tiene que incluir sesiones de aproximadamente 1 hora en las que se aborden los temas centrales de la feria. Esto puede implicar la organización de:
● Presentaciones interactivas
● Debates en grupo y mesas redondas
● Talleres o sesiones teóricas sobre un tema específico
● Sesiones de preguntas y respuestascon los asistentes, que pueden expresarse en directo en la plataforma
● Juegos interactivos durante las pausas
● Etc.
Es importante planificar el tiempo asignado a cada sesión para evitar alargarse y desorientar a los asistentes.
5. Comunica sobre tu evento
La promoción del evento es aún más importante cuando se trata de un evento virtual. Utiliza canales de comunicación como las redes sociales, newsletters, anuncios online, blogs y la creación de una página web específica. Es importante comunicar claramente los datos del evento, como la fecha, la hora, los ponentes, los temas, etc. Ofrece también un servicio de inscripción o venta de entradas online para fomentar la asistencia.
6. Prepara el contenido
Las presentaciones, mesas redondas y talleres han de organizarse y planificarse con antelación y adaptarse a un formato virtual. Asegúrate de que todas las ayudas visuales (presentaciones de diapositivas, vídeos, juegos, productos en 3D…) estén listas y funcionen bien antes de que empiece la feria.
7. Cuenta con asistencia técnica
Es importante disponer de un equipo de apoyo técnico para resolver los problemas técnicos que puedan surgir durante el evento (cortes de sonido, problemas de visualización, etc.).
Puedes incluir ayuda en directo, por correo electrónico o por teléfono.
8. Entrega regalos y premios a los asistentes
Puedes fomentar la asistencia del público ofreciendo regalos y premios como goodies, tarjetas regalo, regalos virtuales o incluso una experiencia.
9. Permite que los asistentes haga networking
La asistencia a una feria comercial también permite conocer nuevos clientes potenciales y descubrir empresas locales. Ofrece a los asistentes un tiempo para hablar entre ellos en sesiones virtuales. Esto puede incluir mesas redondas virtuales, foros de debate, sesiones de chat en directo o incluso juegos virtuales.
10. Busca patrocinadores
Para mejorar la visibilidad de tu evento, establece colaboraciones con patrocinadores de tu sector. Puede tratarse de empresas, asociaciones e incluso universidades. Tu patrocinador puede ayudarte económicamente con la organización de la feria, a comunicar más sobre ella, etc.
11. Ofrece traducción en directo
Si tu feria virtual tiene una dimensión internacional, puedes ofrecer traducción en directo para que asista un público más amplio. Esto puede incluir servicios de interpretación simultánea o consecutiva para presentaciones, mesas redondas y sesiones de preguntas y respuestas.
12. Ofrece experiencias digitales
Si quieres que tu feria virtual sea aún más inmersiva e interactiva, puedes utilizar actividades de animación como la realidad virtual o la realidad aumentada. Puedes incluir entornos virtuales para presentaciones, talleres prácticos, juegos, aplicaciones interactivas…
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