Ventajas y desventajas de los eventos virtuales

Des­de 2020, empre­sas de todo el mun­do se han enfrenta­do a retos y obstácu­los que no podían pre­v­er. Tam­bién han sido tes­ti­go de inno­vadores avances tec­nológi­cos que han cam­bi­a­do los hábitos y com­por­tamien­tos, así como la for­ma en que las empre­sas inter­ac­túan entre sí en todos los sec­tores, indus­trias y áreas geográ­fi­cas.

El sec­tor de los even­tos ha exper­i­men­ta­do prob­a­ble­mente los cam­bios más rad­i­cales tras la pan­demia de Covid-19. En el momen­to álgi­do de la pan­demia, las con­fer­en­cias y ferias quedaron sus­pendi­das; durante meses aprendi­mos a pre­scindir de estos encuen­tros a gran escala has­ta que las tasas de infec­ción descendieron y los índices de vac­u­nación aumen­taron sig­ni­fica­ti­va­mente.

Sin embar­go, des­de entonces los even­tos vir­tuales han segui­do desar­rol­lán­dose y, en muchos casos, han susti­tu­i­do a los encuen­tros pres­en­ciales. Lo que empezó como un reme­dio tem­po­ral se ha con­ver­tido en una solu­ción rentable y ver­sátil para muchas empre­sas.

1. Eventos virtuales vs. presenciales

Hay quien dice que los even­tos vir­tuales han per­di­do impor­tan­cia a día de hoy. Dada la evolu­ción social, económi­ca y políti­ca mundi­al des­de la pan­demia, con la vuelta a la pres­en­cial­i­dad, es difí­cil dis­crepar en este pun­to.

Sin embar­go, muchas empre­sas tienen cada vez más éxi­to con los even­tos vir­tuales de todo tipo y deci­den no inver­tir sus esfuer­zos y pre­supuesto en asi­s­tir o expon­er en ferias pres­en­ciales de gran enver­gadu­ra.

La pan­demia hizo que muchas empre­sas reflex­ionasen sobre lo que hacían antes de la pan­demia y, para muchas, las ferias com­er­ciales o las con­fer­en­cias pres­en­ciales han pasa­do a un segun­do plano en sus estrate­gias de desar­rol­lo.

Es impor­tante recono­cer que las con­fer­en­cias y even­tos vir­tuales ocu­pan una posi­ción fuerte en el mer­ca­do. Sin embar­go, tam­bién es cru­cial recono­cer la impor­tan­cia de los even­tos pres­en­ciales. Está claro que ambos tipos de even­tos tienen ven­ta­jas e incon­ve­nientes. A con­tin­uación desta­camos las prin­ci­pales ven­ta­jas e incon­ve­nientes de las con­fer­en­cias, even­tos y reuniones vir­tuales.

2. Interés de los eventos virtuales

Rentabilidad

La prin­ci­pal y más obvia ven­ta­ja es la reduc­ción de costes en los even­tos vir­tuales en com­para­ción con los even­tos pres­en­ciales. A difer­en­cia de los even­tos pres­en­ciales, con los vir­tuales se elim­i­nan todos los costes aso­ci­a­dos a los soportes físi­cos de mar­ket­ing, el alo­jamien­to, el trans­porte, la comi­da, el per­son­al, los ser­vi­cios com­ple­men­tar­ios, etc. Estos even­tos vir­tuales pueden ahor­rar a las empre­sas miles de euros en costes ini­ciales.

Ahorro de tiempo de viaje

Lo úni­co que hay que hac­er para asi­s­tir a un even­to vir­tu­al es pin­char en un enlace. Todo lo que nece­si­tas es el equipo de audio y vídeo nece­sario para estar “pre­sente”. Los even­tos vir­tuales ahor­ran mucho tiem­po, dinero y desplaza­mien­tos, sobre todo si se asiste a un even­to a una dis­tan­cia con­sid­er­able.

Inclusión

Muchas per­sonas no pueden desplazarse a even­tos en per­sona. Los even­tos vir­tuales ofre­cen a más per­sonas de dis­tin­tos sec­tores de la población la posi­bil­i­dad de par­tic­i­par acti­va­mente en las activi­dades. Por ejem­p­lo, es más fácil pon­er sub­tí­tu­los para las per­sonas sor­das o con prob­le­mas de audi­ción. Quienes ten­gan prob­le­mas logís­ti­cos para desplazarse a even­tos pres­en­ciales pueden quedarse donde están y dis­fru­tar del con­tenido a través de even­tos vir­tuales.

Puesta en marcha eficaz

Los even­tos tradi­cionales requieren mucha más plan­i­fi­cación y orga­ni­zación. En cam­bio, los even­tos vir­tuales pueden orga­ni­zarse ráp­i­da­mente. Además, los even­tos vir­tuales no requieren que los orga­ni­zadores ten­gan que con­tratar a otras empre­sas para la reduc­ción de ries­gos por ejem­p­lo en relación con la elec­t­ri­ci­dad, la seguri­dad con­tra incen­dios, las estruc­turas, las bar­reras, los provee­dores de seguri­dad, los vol­un­tar­ios y los gestores del recin­to, etc. Todo lo que nece­si­tas es un orde­nador y una sala tran­quila para orga­ni­zar o asi­s­tir a un even­to vir­tu­al.

Reducción de los problemas de programación

Como los even­tos vir­tuales no requieren desplaza­mien­tos ni preparación logís­ti­ca, es prob­a­ble que haya más gente que pue­da asi­s­tir. Puede que les resulte más cómo­do asi­s­tir a un even­to vir­tu­al, ya que dedicar tiem­po a via­jar y asi­s­tir a un even­to pres­en­cial, ocu­paría mucho más tiem­po en sus agen­das. Los even­tos vir­tuales reducen la pér­di­da de tiem­po en desplaza­mien­tos de ida y vuelta,sin pro­ducir cam­bios muy grandes en las agen­das de los asis­tentes.

3. Desventajas de los eventos virtuales

Un público propenso a la distracción

Asi­s­tir a even­tos online con­ll­e­va obvi­a­mente un may­or ries­go de dis­trac­ción. Puede resul­tar ten­ta­dor para los asis­tentes respon­der a lla­madas tele­fóni­cas o corre­os elec­tróni­cos, o realizar algún tra­ba­jo admin­is­tra­ti­vo en un momen­to tran­qui­lo. Por no hablar de la inmedi­atez y disponi­bil­i­dad de inter­net al alcance de la mano. Hay que recor­dar que la capaci­dad de aten­ción humana ha dis­minui­do un 25%, según un estu­dio reciente de Microsoft. Cuan­do se asiste a un even­to en per­sona, hay menos dis­trac­ciones.

Menos espontaneidad

En los even­tos pres­en­ciales, los asis­tentes están más com­pro­meti­dos y pueden sur­gir con­ver­sa­ciones espon­táneas en el momen­to, lo que facili­ta la creación de redes. En cam­bio, en un even­to vir­tu­al es menos prob­a­ble que se pro­duz­can con­ver­sa­ciones espon­táneas con per­sonas que no par­tic­i­pan explíci­ta­mente, lo que difi­cul­ta el desar­rol­lo de rela­ciones autén­ti­cas y de una red.

En con­se­cuen­cia, los even­tos pres­en­ciales ofre­cen más opor­tu­nidades de estable­cer con­tac­tos infor­males, inter­cam­biar infor­ma­ción, debatir posi­bles opor­tu­nidades de nego­cio o hac­er ref­er­en­cias mutuas, en con­traste con los even­tos vir­tuales, en los que las con­ver­sa­ciones pueden pare­cer más “forzadas”.

Menor impacto

Aunque los even­tos vir­tuales ofrez­can con­tenidos atrac­tivos y estim­u­lantes, no podrán recrear la magia de la inter­ac­ción humana en per­sona. Como resul­ta­do, existe el ries­go de que los even­tos vir­tuales dejen insat­is­fe­chos y desin­tere­sa­dos a los fieles de los even­tos pres­en­ciales, que en su may­oría serán nuevos en lo rel­a­ti­vo a even­tos dig­i­tales.

Como hemos expli­ca­do antes, las con­ver­sa­ciones se pro­ducen de for­ma más nat­ur­al cuan­do los even­tos tienen lugar cara a cara, y en gran medi­da se pro­ducen en momen­tos no for­males, como una pausa para ir a por un café. Los even­tos vir­tuales per­miten crear espa­cios de reunión inde­pen­di­entes, salas de des­can­so y otros susti­tu­tos dig­i­tales, pero por des­gra­cia algu­nas per­sonas no se sien­ten igual de cómodas así que en un entorno pres­en­cial.

4. ¿Pueden ser los eventos híbridos la solución?

Son muchas las ven­ta­jas y desven­ta­jas que hay que ten­er en cuen­ta a la hora de pen­sar en el tipo de even­to que se quiere orga­ni­zar, al que se quiere asi­s­tir o en el que se quiere expon­er.

Si todavía no te con­ven­cen los even­tos online o vir­tuales, puedes optar por un even­to híbri­do. Estos even­tos incluyen ele­men­tos tan­to de even­tos en per­sona como online, lo que le per­mite dis­fru­tar de las ven­ta­jas de ambos y evi­tar en cier­ta medi­da las desven­ta­jas.

Por ejem­p­lo, puedes asi­s­tir en per­sona a algu­nas ponen­cias o sesiones de pre­gun­tas y respues­tas, y después descar­gar una grabación dig­i­tal de las pre­senta­ciones de los ponentes prin­ci­pales. La pro­gra­mación es sin duda más fácil de ges­tionar en el caso de los even­tos híbri­dos, y muchas empre­sas están adop­tan­do este mod­e­lo.

Sin embar­go, no cabe duda de que el mer­ca­do de los even­tos vir­tuales está lleno de prome­sas y poten­cial. Orga­ni­zar un even­to total­mente online puede supon­er un ries­go, pero puede resul­tar más rentable. Para algunos, esto sim­ple­mente no es una opción. La decisión depende total­mente de la nat­u­raleza de tu even­to y de lo que con­sid­eres la mejor solu­ción para tu empre­sa.

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