6 consejos para organizar una feria con éxito

6 consejos para organizar una feria con éxito

Aunque par­tic­i­par en una feria requiere una gran rig­urosi­dad y una gran capaci­dad de orga­ni­zación, tam­bién es una bue­na idea que puede apor­tar resul­ta­dos intere­santes para tu empresa.

Índice


    Inde­pen­di­en­te­mente del sec­tor, las empre­sas que par­tic­i­pan en una feria, aprovechan este momen­to para crear con­tac­tos, hac­er pub­li­ci­dad y vender sus pro­duc­tos y mar­ca. Exis­ten ferias para todo: automóviles, bodas, gas­tronomía, libros, ani­males, tec­nología y mucho más. Al orga­ni­zar una feria, hay var­ios fac­tores que deben ten­erse en cuen­ta, incluyen­do la elec­ción del lugar, fecha, tema y patroci­nadores, entre otros.

    Aquí tienes algunos con­se­jos para orga­ni­zar una feria con éxito:

     

    1. Elegir el lugar ideal

    Pen­sar el lugar en el que quieres que ten­ga lugar tu feria es uno de los fac­tores más impor­tantes a ten­er en cuen­ta al plan­i­fi­car­la. Es esen­cial para que ten­ga éxi­to. El lugar elegi­do refle­ja la per­son­al­i­dad de tu empre­sa y puede jugar un papel impor­tante en la asis­ten­cia de las empre­sas o per­sonas a tu feria.

    Tiene que ser un lugar fun­cional, de fácil acce­so y bien comu­ni­ca­do, así como con­tar con infraestruc­turas ade­cuadas para el tema o estéti­ca de la feria. Tienes que ten­er en cuenta:

    • El aforo: es un ele­men­to cru­cial, pero no sabrás el número exac­to des­de el prin­ci­pio. Anal­iza el mer­ca­do y el interés por tu feria y lan­za la ven­ta de espa­cios para expos­i­tores en primer lugar. La asis­ten­cia de vis­i­tantes tam­bién ten­drás que esti­mar­la en fun­ción de tu análi­sis del mer­ca­do. A par­tir del segun­do año de tu feria, tus esti­ma­ciones serán más ajus­tadas y podrás cam­biar de espa­cio si es necesario.
    • La ubi­cación: tam­bién es un ele­men­to impor­tante ya que debería con­tar con ser­vi­cios en los alrede­dores, como restau­rantes, alo­jamien­to, etc. y ser fácil­mente acce­si­ble por carretera.
    • Los ser­vi­cios disponibles: por últi­mo, pregún­tate si el recin­to ofrece las infraestruc­turas y la logís­ti­ca nece­sarias, como salas amue­bladas para reuniones y una conex­ión a inter­net sufi­ciente para sopor­tar la conex­ión de muchas per­sonas a la vez.

     

    2. Crear una estrategia de marketing

    Para pro­mo­cionar tu feria, tienes que ele­gir las estrate­gias de mar­ket­ing y de orga­ni­zación ade­cuadas. Establece cuál es tu públi­co obje­ti­vo exam­i­nan­do los per­files de las empre­sas expos­i­toras y del públi­co, los bienes y ser­vi­cios que se van a expon­er en la feria, etc. Tam­bién tienes que especi­ficar los obje­tivos com­er­ciales y de mar­ket­ing que quieres alcan­zar, así como las ganan­cias que esperas obten­er, las medi­das que vas a tomar para alcan­zar estos obje­tivos y cualquier cosa que pudiera impedir que los alcances.

    Otras deci­siones que has de tomar, rel­a­ti­vas a tu estrate­gia de mar­ket­ing son las rela­cionadas con la facil­i­dad de acce­so de los asis­tentes y expos­i­tores a tu feria. Tus pro­mo­ciones han de con­seguir ani­mar a los futur­os asis­tentes a inscribirse en tu even­to de man­era sen­cil­la e intu­iti­va, pudi­en­do ten­er acce­so de for­ma fácil a sus entradas. Para ello, uti­liza estrate­gias y canales vari­a­dos, como una prospec­ción tele­fóni­ca para posi­bles expos­i­tores, comu­ni­cación por correo elec­tróni­co, anun­cios y comu­ni­cación a través de redes sociales, siem­pre tenien­do en cuen­ta cuál es tu públi­co objetivo.

     

    3. Identificar a potenciales patrocinadores

    Esto, por supuesto, va de la mano con la elab­o­ración de un pre­supuesto detal­la­do y rig­uroso. Los even­tos pro­fe­sion­ales como las ferias depen­den de los patroci­nadores para su pro­mo­ción y éxi­to. Por lo tan­to, es cru­cial encon­trar var­ios patroci­nadores para su cor­rec­to desar­rol­lo. El patroci­nador debe cono­cer bien el sec­tor y ser con­sid­er­a­do como una ver­dadera ref­er­en­cia por los asis­tentes a la feria y los expositores.

    Puede ser intere­sante crear un con­tra­to com­er­cial en el cual tu patroci­nador acepte pro­por­cionarte una base de datos de clientes poten­ciales, vis­i­bil­i­dad en sus redes sociales… a cam­bio de una gran exposi­ción y vis­i­bil­i­dad ya que el patroci­nador tam­bién ten­drá una gran pres­en­cia durante todo el even­to en for­ma de stands, pub­li­ci­dad, bebidas, pegati­nas, vídeos en direc­to, etc.

     

    4. Preparar la decoración

    Los asis­tentes a la feria se fijarán, después del lugar, en la dec­o­ración y el mobil­iario elegido. 

    Esto es váli­do para la feria en gen­er­al y para los stands de cada expos­i­tor. Por lo tan­to, es impor­tante que refle­jen la per­son­al­i­dad de tu feria, de la empre­sa de cada expos­i­tor (ellos tam­bién ten­drán que adap­tar la dec­o­ración de su stand, más allá de lo que ofrez­cas como stand están­dar) y el tema de la feria. Esto incluye un mobil­iario agrad­able, una bue­na ilu­mi­nación, la limpieza, tec­nología pun­tera, conex­ión a inter­net y que el logo de tu empre­sa esté pre­sente de for­ma vis­i­ble y clara. ¡Todo lo que pue­da aumen­tar el atrac­ti­vo de tus stands para los cin­co sentidos!

     

    5. Pensar en la comida, bebida y los servicios complementarios

    ¿Quién no quer­ría com­er y beber bien en una feria? Obvi­a­mente, es nece­sario pre­v­er e incluir una bue­na comi­da en la feria. Esto dará una bue­na impre­sión adi­cional, añadirá un toque de pro­fe­sion­al­i­dad y per­mi­tirá alcan­zar los obje­tivos fija­dos para la feria de man­era aún más efectiva.

    Aunque la elec­ción de los ser­vi­cios de restau­ración puede gener­ar gas­tos adi­cionales, será muy acer­ta­do. Debes ten­er en cuen­ta los sigu­ientes elementos:

    • El tipo de coci­na ofre­ci­da en la feria depen­derá en parte del públi­co obje­ti­vo, de sus obje­tivos y del recin­to. Asegúrate de que haya opciones para todos los gus­tos: es lo mejor, ya que todos estarán satisfechos.
    • Las raciones: un buf­fet, ya sea sen­ta­do u orga­ni­za­do como un cóc­tel, puede ser la opción ide­al ya que da a los par­tic­i­pantes más lib­er­tad para moverse en el espa­cio, con­ver­sar con otros invi­ta­dos, etc., así como com­er con­tro­lar el tamaño de las raciones.

     

    6. Analizar los resultados después de la feria

    Después de la feria, ¿creías que ya habías ter­mi­na­do? ¡Aún no! Fal­ta uno de los pasos más impor­tantes en la orga­ni­zación de una feria: la eval­u­ación de los resul­ta­dos. Esto per­mite enten­der el impacto —pos­i­ti­vo o neg­a­ti­vo— que ha tenido la feria y ten­er­lo en cuen­ta para las edi­ciones sigu­ientes, man­te­nien­do o mod­i­f­i­can­do cier­tas características.

    Una vez ter­mi­na­da la feria, es nece­sario realizar dos tipos de análi­sis difer­entes. El análi­sis cuan­ti­ta­ti­vo establece el número total de con­tac­tos real­iza­dos, pedi­dos recibidos, etc. si has asis­ti­do como expos­i­tor, y el número de expos­i­tores y vis­i­tantes que han acu­d­i­do si eres el orga­ni­zador de la feria. Y el análi­sis cual­i­ta­ti­vo, que incluye las mejo­ras, las for­t­alezas y los comen­tar­ios de los vis­i­tantes y expositores…


    ¡Orga­ni­za tú tam­bién tu feria de for­ma sen­cil­la, ráp­i­da y efi­caz con Weezevent!

     

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