Para los scouts, los encuentros son momentos importantes de compartir con los demás miembros del grupo. De hecho, es la ocasión de reunir tanto los scouts veteranos como los más jóvenes, al tiempo que es también el momento ideal para dar la bienvenida a los nuevos scouts. Algunos encuentros van más allá del grupo y se realizan a nivel nacional o incluso internacional.
En este artículo, te contamos los pasos clave para organizar un encuentro scout, ¡para que este momento sea mágico!
Índice
1. Define el lugar y la fecha
El lugar y la fecha de tu encuentro scout son dos de los elementos más importantes que tienes que definir de antemano. Como primer paso, asegúrate de que no hay otros encuentros de scouts previstos en las fechas elegidas, o al menos que no se celebren en la misma zona.
En segundo lugar, como en tu evento participan familias y niños, asegúrate de que sea durante las vacaciones escolares o elige un fin de semana para que todos puedan asistir a tu encuentro scout. Una forma sencilla y eficaz de elegir una fecha es mediante una encuesta. Puedes utilizar una herramienta de CRM para enviar esta encuesta a asistentes potenciales y revisar las respuestas.
El encuentro scout se celebra al aire libre, así que recuerda tener una alternativa en caso de mal tiempo. El verano y la primavera son las estaciones ideales para organizar un evento de este tipo.
Para elegir un lugar adecuado, tendrás que comprobar si es posible acampar allí y si habrá sitio para todos. Ten en cuenta que puede que las familias no pasen la noche. Para elegir en qué zona de España organizar tu encuentro scout, puedes utilizar un mapa de grupos scout que recoja los diferentes grupos de scouts por ciudades.
2. Comunicar sobre el evento
Para garantizar que todos puedan participar en tu evento scout, es importante comunicar la información básica a los potenciales asistentes. Puedes utilizar una herramienta de inscripción online para saber el número exacto de scouts que asistirán. Esto te será de gran ayuda en la planificación logística del evento.
Envía correos electrónicos de invitación a tu base de datos. Antes de enviarlos, tendrás que determinar quién quieres que asista:
- ¿Sólo scouts actuales?
- ¿Antiguos scouts?
- ¿Las familias de los scouts actuales?
- ¿Nuevos scouts o personas que estén pensando en unirse al movimiento?
No subestimes la importancia de las redes sociales. Por ejemplo, Facebook tiene una funcionalidad de evento que es muy útil. También puedes incluir algunas publicaciones con fotos de encuentros anteriores, por ejemplo, para animar a la gente a apuntarse.
Puedes utilizar una herramienta como Weezevent para crear un microsite específico para tu evento scout, donde recopilar toda la información necesaria. Recurrir a los medios de comunicación, especialmente a la prensa local, también es una buena forma de dar publicidad a tu evento.
3. Organizar la logística
Si hay una parte importante de un evento scout, es la logística: gestionar los preparativos, garantizar la seguridad, preparar las comidas…, son elementos que hay que preparar.
Los encuentros scouts requieren que se planifiquen comidas. Puedes elegir entre un picnic o una comida completa. Si es el primero, las familias pueden encargarse de llevar lo necesario para cada una de ellas. Sin embargo, si organizas una comida, tendrás que proporcionar comida suficiente para todos. Puedes tratar de encontrar un patrocinador o colaborador que te ofrezca ingredientes o incluso comida preparada.
Hay que recordar que la preparación de comidas está sujeta a estrictas normas sanitarias. Las comidas suelen prepararlas los propios jóvenes y los monitores que los supervisan. Es esencial que estén formados en higiene alimentaria. Se informará a los jóvenes al respecto «aprendiendo con la práctica».
Lleva también alguna tienda de campaña y saco de dormir extra por si alguno de los miembros del encuentro ha olvidado el suyo o tiene algún problema. Como la seguridad es tu principal prioridad, no dudes en pronunciar un discurso al principio del encuentro para explicar las normas básicas que todos tendrán que respetar.
4. Preparar las actividades
En tu encuentro scout, puedes organizar muchas actividades. Algunas actividades requieren más preparación que otras, y para no agobiarse, es buena idea planificar una actividad general y luego varios juegos más sencillos de preparar.
Por supuesto, tienes que tener en cuenta la edad de los scouts presentes e incluso hacer grupos mixtos para que sea interesante para todos. Es posible que los niños más pequeños tengan que ir acompañados de un adulto.
Una actividad divertida es la búsqueda del tesoro. Para ello necesitarás:
- Una brújula por equipo
- Un tesoro
- Elementos para señalizar en el suelo, como tizas para pintar señales, por ejemplo.
Cada equipo tendrá que seguir una ruta diferente pero de la misma distancia para llegar al tesoro. Tendrás que planificar y preparar las rutas y esconder el tesoro. Para los más mayores, puedes incluso incluir enigmas para averiguar la siguiente dirección a seguir en cada etapa del recorrido, para que el juego sea un poco más desafiante.
A continuación, puedes organizar actividades más sencillas como balón quemado o «dos verdades y una mentira», que permitirán a los scouts conocerse mejor.
5. Dar las gracias a los asistentes
Al final de tu encuentro scout, no olvides dar las gracias a todos los asistentes. Para ello, puedes escribir un e-mail de agradecimiento junto con una encuesta de satisfacción. Es importante saber cuáles fueron los puntos fuertes y débiles de tu evento para poder mejorar en el siguiente.
Recuerda añadir a los nuevos a tu lista de contactos. Publica una foto o un vídeo del encuentro scout en tus redes sociales y etiqueta a los asistentes.
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