Organizar una convención o seminario de empresa requiere tiempo y esfuerzo, pero merece la pena. Con el desarrollo de interesantes talleres, los seminarios se han convertido en algo imprescindible y esencial para una empresa, promoviendo la cultura de empresa y reforzando los vínculos entre equipos y personas.
Índice
1. Lo que hay que saber sobre las convenciones
Durante una convención, suelen reunirse todos los equipos de una empresa para celebrar reuniones de trabajo, sesiones de brainstorming, actividades originales (deporte, catas de vino, etc.) y encuentros entre divisiones o departamentos. Esto permite a los equipos tomar distancia y contemplar su trabajo desde una perspectiva diferente y fresca. Las convenciones pueden durar media jornada, un día o varios días.
Pero, ¿para qué sirve celebrar una convención de empresa? Puede ser por muchas razones: para comunicar los objetivos y reafirmar la misión y los valores de la empresa a todo el equipo, para presentar un nuevo proyecto, para celebrar los resultados y mucho más. Además, es una oportunidad para fomentar el espíritu de equipo y promover el buen ambiente general, un factor clave de rendimiento para las empresas.
Las convenciones también pueden vincularse a otras ocasiones, aunque en estos casos solemos hablar más de “seminarios”:
- Seminarios web, seminarios online o seminarios virtuales
- Seminarios de dirección
- Información e inspiración para el team building
¿Quieres organizar una convención pero no sabes qué pasos son fundamentales? Aclaramos tus dudas:
2. Identifica los objetivos y el marco de la convención
Como cualquier otro evento, una convención requiere una logística eficaz para tener éxito. Primero tienes que dedicar tiempo a determinar qué esperas conseguir con tu convención. Para encontrar el mejor formato, hazte las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son las actividades y los elementos clave más importantes para ti?
- ¿Cuál quieres que sea el ambiente del evento?
- ¿Sobre qué temas debatirán y en qué temas se centrarán los asistentes?
- ¿Qué información se comunicará a los asistentes?
- ¿Cuáles son los puntos principales que quieres que recuerden los asistentes?
- ¿Cómo puedes satisfacer a todos tus empleados? ¿Qué actividades originales podrías realizar?
Cada reunión de trabajo tiene un tema distinto que se desarrollará a lo largo del día mediante interacciones entre los asistentes y actividades. Una convención puede organizarse con diversas finalidades, como las mencionadas anteriormente. Piensa en tus expectativas y motivaciones. ¿Quieres reforzar el sentimiento de equipo? ¿Recompensar a tu equipo por su trabajo? ¿Formar a tu personal en un tema concreto?
3. Escoge una fecha
¡Está claro que lo ideal es que la convención sea útil para el mayor número posible de miembros del equipo! No hay nada como una encuesta previa para decidir la fecha (con herramientas sencillas como Doodle, por ejemplo). Esto te facilitará la tarea, ya que los asistentes indicarán cuándo están disponibles y cuándo no. No obstante, organiza tu convención en un momento de baja carga de trabajo y cuando haya poca gente de vacaciones.
4. Establece un presupuesto
Como para cualquier otro evento, elabora un presupuesto detallado y coherente con todo lo que quieres organizar. Deberás tener en cuenta el número estimado de asistentes, el lugar de celebración, el entretenimiento y la duración de la convención. No olvides incluir los gastos de viaje, alojamiento y comida.
5. Selecciona el lugar de celebración
El lugar de celebración de un evento se elige en función de varios factores. El primero es la capacidad. El término «capacidad» se refiere aquí al aforo, al número de personas que puede albergar un espacio sin dejar de ser abierto y despejado.
La ubicación es el siguiente factor en el que hay que pensar. Por muy creativo que intentes ser, no hay razón para elegir la sala más remota de la ciudad para una convención destinada a los empleados de tu empresa, sobre todo si los asistentes corren con sus propios gastos de viaje. Encontrar el espacio no debería llevarte muchas horas. Cuando un lugar parece apropiado, es importante visitarlo.
Antes de elegir el lugar y las actividades, analiza detenidamente las ofertas de los distintos proveedores. ¡No dudes en solicitar un presupuesto personalizado en función del número de asistentes!. Dependiendo del lugar y del programa, tendrás que decidir si la reunión ha de durar todo el día, medio día o varios días.
6. Utiliza una herramienta de inscripción sencilla y rápida
Si utilizas una herramienta de inscripción online, verás que tu carga de trabajo se reduce. Será más fácil inscribirse para asistir al evento, o incluso a las distintas actividades de la convención si son opcionales y con aforo limitado. Esta solución es esencial para el éxito de tu convención. Para gestionar tus inscripciones, asegúrate de que la solución de inscripción online que elijas sea fácil de usar, rápida de configurar y con muchas funcionalidades.
7. Crea una agenda detallada
Esto facilita el seguimiento del desarrollo de la convención día a día. Las fechas, nombres y números de teléfono de las personas implicadas, así como los adelantos que haya que pagar y las reservas que haya que ultimar, deberán estar registrados en un documento de planificación.
8. Planifica las actividades
Elabora un programa para la convención que todo el equipo pueda seguir. Es necesario comunicar a los asistentes la hora de inicio de la convención, la fecha del evento, las actividades y los descansos. Evita crear un horario demasiado rígido, ya que los imprevistos suelen alterar la jornada.
9. Comparte el evento con toda la empresa
Anunciar el evento a todo el equipo por correo electrónico y en los tablones de anuncios de tus oficinas hará que el evento sea oficial. Así podrás recoger su feedback y hacer ajustes en caso de cancelación. Aprovecha la ocasión para aconsejar a los asistentes sobre lo que deben llevar (traje de baño, calzado deportivo, ropa para deportiva, etc.) para que nadie acuda desprevenido.
10. Mantén el contacto tras la convención
Envía e-mails de agradecimiento con fotos de recuerdo después de la convención. Esta es también una oportunidad para enviar una encuesta de satisfacción para conocer la opinión de los asistentes. Con esta información, podrás mejorar tus futuras convenciones.
Weezevent ofrece a los organizadores de convenciones un control de acceso eficaz, un sistema de venta de entradas o de inscripción fácil de usar y herramientas de CRM potentes, permitiéndoles gestionar eficazmente las inscripciones, transacciones y datos de los asistentes al tiempo que ofrecen una experiencia fluida y profesional a los asistentes.
