Organizar un congreso: 9 pasos para el éxito de tu evento

Tan­to si es tu primer con­gre­so como si no, cada even­to es úni­co y requiere una orga­ni­zación cuida­dosa y bien plan­i­fi­ca­da. Según el tema, el tipo de asis­tentes, el lugar de cel­e­bración y el pre­supuesto disponible, hay muchos ele­men­tos que ten­er en cuen­ta para que tu con­gre­so sea un éxi­to.

Bue­nas prác­ti­cas, con­se­jos y tru­cos, aquí tienes un resumen de los pasos clave para orga­ni­zar tu con­gre­so.

Todo lo que tienes que saber sobre los congresos

Los con­gre­sos son acon­tec­imien­tos pro­fe­sion­ales úni­cos. Un con­gre­so es una reunión for­mal de un grupo de per­sonas que pueden rep­re­sen­tar a una deter­mi­na­da empre­sa, pro­fe­sión, indus­tria o comu­nidad. El obje­ti­vo de un con­gre­so suele ser debatir un tema o asun­to con­cre­to y con­trastar ideas y opin­iones difer­entes para tomar deci­siones. Los con­gre­sos pueden orga­ni­zarse a escala local, nacional o inter­na­cional, y pueden durar des­de unos pocos días has­ta varias sem­anas, depen­di­en­do de la impor­tan­cia del even­to.

Se pueden orga­ni­zar con­gre­sos para muchos sec­tores, como la políti­ca, la cien­cia, la med­i­c­i­na, la tec­nología, la edu­cación, la indus­tria, el com­er­cio, etc. Los asis­tentes van des­de pro­fe­sion­ales del sec­tor a inves­ti­gadores y pro­fe­sores, empre­sar­ios, políti­cos, rep­re­sen­tantes de aso­cia­ciones, etc.

1. Definir un briefing

En primer lugar, es esen­cial definir unos fun­da­men­tos que respon­dan a varias pre­gun­tas, como:

• ¿Cuál es el tema del con­gre­so? Es impor­tante deter­mi­nar el tema prin­ci­pal del con­gre­so y los obje­tivos que se pre­tenden alcan­zar. Esto te ayu­dará a ori­en­tar la selec­ción de ponentes y asis­tentes.
• ¿Quién asi­s­tirá? Definir el per­fil de los asis­tentes a los que se invi­tará al con­gre­so.
• ¿Cuán­do? Si tu con­gre­so es de nego­cios, por ejem­p­lo, elige un día entre sem­ana. Sise tratade un con­gre­so bené­fi­co, los fines de sem­ana o las tardes entre sem­ana serían más apropi­a­dos.
• ¿Dónde? Bus­ca un lugar que cubra las necesi­dades del con­gre­so en cuan­to a capaci­dad, insta­la­ciones y ubi­cación. Asegúrate de reser­var el recin­to con antelación.
• ¿Con qué fin? El obje­ti­vo u obje­tivos de el con­gre­so deben estar claros y bien definidos de ante­mano. Aquí tiene­sal­gu­nas pre­gun­tas que hac­erte:
  • ¿Qué men­saje quieres trans­mi­tir con la orga­ni­zación de este even­to?
  • ¿Hay deci­siones que han de tomarse como con­se­cuen­cia de la cel­e­bración del con­gre­so?
  • ¿Qué hac­er si no tiene éxi­to?
  • Etc.

2. Establecer un presupuesto

Deter­mi­na el pre­supuesto asig­na­do al con­gre­so y esti­ma los costes de cada ele­men­to:

• Alquil­er de la sala o recin­to
• Equipos audio­vi­suales
• Comi­da y bebi­da
• Alo­jamien­to
• Empre­sas exter­nas
• Comu­ni­cación
• Etc.

3. Desarrolla un programa claro

Elab­o­ra un pro­gra­ma detal­la­do de todo el con­gre­so con la orga­ni­zación por fran­jas horarias para que todo esté bien plan­i­fi­ca­do y se comu­nique a los asis­tentes. Esto incluye con­fer­en­cias, talleres, pausas, sesiones de net­work­ing, comi­das, activi­dades para­le­las, etc.

4. Busca ponentes

Bus­ca exper­tos en la mate­ria escogi­da que puedan inter­venir en el con­gre­so. Ponte en con­tac­to con ellos con sufi­ciente antelación para que puedan orga­ni­zar su pres­en­cia ese día. Esto te per­mi­tirá orga­ni­zar mesas redondas, con­fer­en­cias sobre un tema con­cre­to y mostrar dis­tin­tas opin­iones.

5. Gestiona las inscripciones

Para facil­i­tar la inscrip­ción de los asis­tentes al con­gre­so, espe­cial­mente de los que vienen de lejos, imple­men­ta una solu­ción de ven­ta de entradas o inscrip­ciones online que per­mi­ta a los asis­tentes reser­var su plaza en unos pocos clics. Esto tam­bién te per­mi­tirá ges­tionar las inscrip­ciones por cat­e­gorías y tipos de entra­da.

6. Proporciona el equipo necesario a los ponentes para sus presentaciones

Asegúrate de que los ponentes ten­gan acce­so al equipo nece­sario para sus pre­senta­ciones, como proyec­tores, pan­tallas y orde­nadores portátiles. Tam­bién es útil pro­por­cionarles una plan­til­la de pre­sentación antes de el con­gre­so para homo­geneizar el for­ma­to del con­tenido pre­sen­ta­do

7. Planifica las pausas para el café y las comidas

Recuer­da tam­bién plan­i­ficar los des­can­sos para todos los asis­tentes. Pausas para café, comi­da y cóc­tel por la noche. Los des­can­sos son una opor­tu­nidad para que los asis­tentes se reú­nan e inter­cam­bi­en ideas, así que asegúrate de dejar tiem­po sufi­ciente para ello. Esto tam­bién per­mi­tirá a los orga­ni­zadores preparar la sala y el equipo antes de que se reanude el con­gre­so.

8. Presta atención a la accesibilidad

Para facil­i­tar la asis­ten­cia, asegúrate de que el lugar elegi­do sea rel­a­ti­va­mente acce­si­ble en coche (plazas de aparcamien­to), en trans­porte públi­co y para per­sonas con movil­i­dad reduci­da. Tam­bién es preferi­ble ele­gir un lugar donde haya muchas opciones de alo­jamien­to, como hote­les, sobre todo si el con­gre­so se cel­e­bra durante var­ios días segui­dos.

9. Organiza sesiones de preguntas y respuestas

Por últi­mo, para apor­tar más dinamis­mo e inter­ac­ción durante el con­gre­so, bus­ca una for­ma de tratar las pre­gun­tas for­mu­ladas por los asis­tentes durante las sesiones de pre­gun­tas y respues­tas, como un micró­fono portátil en la sala o un sis­tema de pre­gun­tas online.

Weezevent te acom­paña en la orga­ni­zación de tu even­to, con sus solu­ciones de inscrip­ción online, con­trol de acce­so, pago cash­less y sus her­ramien­tas de CRM, todas ellas fáciles de usar e implan­tar en tu orga­ni­zación.

Más infor­ma­ción