Lanzar tu evento en una nueva ciudad

¿Tu even­to va fenom­e­nal pero crees que ha lle­ga­do al máx­i­mo de su poten­cial en la ciu­dad en la que lo haces? ¿Sientes que es el momen­to opor­tuno para saltar a otra ciu­dad pero no sabes por dónde empezar? Está claro que lan­zar tu even­to en una nue­va ciu­dad es un autén­ti­co desafío ya que vas a ten­er que encon­trar nue­vo públi­co y seducir­lo. Tam­bién vas a ten­er que crear nuevos lazos de colab­o­ración en una ciu­dad en la que tu even­to no tiene el mis­mo renom­bre que en la tuya.
La bue­na noti­cia es que ya tuviste que afrontar este desafío al lan­zar tu even­to «en casa». Lo úni­co que nece­si­tas para ten­er éxi­to es una bue­na estrate­gia y unas bue­nas her­ramien­tas. Aquí tienes 5 tru­cos para ayu­darte a lan­zar tu even­to en una nue­va ciu­dad.

Índice

1. Bus­car y con­tac­tar con recin­tos para even­tos
2. Lla­mar a la puer­ta de patroci­nadores locales
3. Infor­marse sobre las for­mal­i­dades admin­is­tra­ti­vas locales
4. For­mar un equipo local
5. Ajus­tar las tar­i­fas

1. Buscar y contactar con recintos para eventos

El espa­cio en el que ten­ga lugar tu even­to tiene un gran impacto en la expe­ri­en­cia que ofre­ces a los asis­tentes. Escoge un lugar que cubra tus necesi­dades —capaci­dad, disponi­bil­i­dad, lumi­nosi­dad, sonido— y que al mis­mo tiem­po mar­aville a los asis­tentes.
Si es la primera vez que orga­ni­zas un even­to en una ciu­dad nue­va, los espa­cios para even­tos ten­derán a darte pre­cios altos. Asó­ci­ate con un colab­o­rador local que conoz­ca los mejores espa­cios y que podrá nego­ciar los pre­cios por ti.
Antes de cer­rar un acuer­do con un espa­cio, asegúrate de que cono­ces y estás de acuer­do con las condi­ciones de can­celación, la cal­i­dad del wifi, los provee­dores autor­iza­dos y la disponi­bil­i­dad para el mon­ta­je. Ser pun­til­loso con el con­tra­to te evi­tará sor­pre­sas en el futuro.

2. Llamar a la puerta de patrocinadores locales

Al entrar en un nue­vo mer­ca­do, es con­ve­niente cer­rar acuer­dos de colab­o­ración con actores recono­ci­dos a niv­el local o nacional para así aumen­tar tu cred­i­bil­i­dad frente a los asis­tentes poten­ciales. Los patroci­nadores locales son una bue­na opción para ello, sobre todo si están bien posi­ciona­dos des­de hace años en tu sec­tor de activi­dad. Atraerán asis­tentes poten­ciales que de otra for­ma segu­ra­mente no hubier­an presta­do aten­ción a tu even­to.
Si ya tienes patroci­nadores en la ciu­dad en la que real­izas tu even­to actual­mente, estu­dia su pres­en­cia en la ciu­dad a la que quieres ir o su capaci­dad para exten­der su influ­en­cia.

3. Informarse sobre las formalidades administrativas locales

Las ciu­dades, según su con­tex­to geográ­fi­co, políti­co, históri­co o cul­tur­al, pueden regirse por reglamenta­ciones difer­entes. Infór­mate bien sobre la posi­bil­i­dad real de realizar tu even­to en la ciu­dad que te intere­sa y sobre las autor­iza­ciones nece­sarias antes de cer­rar un acuer­do con un espa­cio.

Según la reglamentación de la ciu­dad, es posi­ble que ten­gas que adap­tar tu even­to: horar­ios de aper­tu­ra y cierre, seguri­dad, número máx­i­mo de asis­tentes, etc.

4. Formar un equipo local

Es muy prob­a­ble que no ten­gas el pre­supuesto —o el per­son­al— nece­sario para crear un equipo com­ple­ta­mente ded­i­ca­do a tu even­to en una nue­va ciu­dad. Entonces, ¿cómo ase­gu­rarte de con­tar con un equipo fiable y for­ma­do para ges­tionar la pro­duc­ción y la logís­ti­ca in situ? Una de las mejores solu­ciones posi­bles es diri­girse a provee­dores autónomos.
Si han tra­ba­ja­do con ante­ri­or­i­dad en tus even­tos o en even­tos sim­i­lares en la ciu­dad en cuestión, ya están for­ma­dos para dar un ser­vi­cio a la altura de tus expec­ta­ti­vas. Así, dedi­carás menos tiem­po a expli­ca­ciones y a pre­ocu­parte por la logís­ti­ca y podrás cen­trarte en la comu­ni­cación de tu even­to.

5. Ajustar las tarifas

Fijar el pre­cio de las entradas de tu even­to en una nue­va ciu­dad puede ser un tema arduo. Con el tiem­po, has podi­do dar con el pre­cio ade­cua­do para tu even­to “en casa”, pero encon­trar el pun­to de equi­lib­rio entre un pre­cio ase­quible y rentable en una nue­va ciu­dad no es tan obvio. Para ello, hay una serie de pre­gun­tas que te pueden guiar en esta búsque­da del pre­cio apropi­a­do para tu even­to, aunque no existe una solu­ción mila­grosa.
Hazte las sigu­ientes pre­gun­tas sobre la ciu­dad a la que quieres lle­var tu even­to y ten­drás una bue­na base de tra­ba­jo para fijar el pre­cio:

• ¿Cuáles son los ingre­sos medios en esta ciu­dad?
• ¿Qué pre­cio está dis­puesto a pagar el públi­co obje­ti­vo?
• ¿Qué pre­cios tiene tu com­pe­ten­cia?
• ¿Qué está inclu­i­do en el pre­cio de la entra­da?

Con estas 5 pis­tas bajo el bra­zo, ¡sal a la con­quista de una nue­va ciu­dad para tu even­to! Des­cubre todas nues­tras solu­ciones y sus fun­cional­i­dades para implan­tar todo lo nece­sario para el éxi­to de tu even­to —ven­ta de entradas online, con­trol de acce­sos y cash­less— hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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