5 astuces pour lancer votre événement dans une nouvelle ville

5 astuces pour lancer votre événement dans une nouvelle ville

Votre événe­ment car­tonne mais vous pensez avoir atteint son poten­tiel max­i­mum dans sa ville actuelle ? Vous sen­tez que c’est le bon moment pour l’étendre à une autre ville mais vous ne savez pas par où com­mencer ? En effet, lancer votre événe­ment dans une nou­velle ville est un vrai défi car vous allez devoir y trou­ver un nou­veau pub­lic et le séduire. Vous allez égale­ment devoir nouer de nou­veaux parte­nar­i­ats dans une ville où votre événe­ment n’a pas la même renom­mée que dans la vôtre.

La bonne nou­velle est que vous avez déjà dû affron­ter ce défi en lançant votre événe­ment “à domi­cile”. Vous avez donc seule­ment besoin des bons out­ils et d’une bonne stratégie pour réus­sir. Voici 5 astuces pour vous aider à lancer votre événe­ment dans une nou­velle ville.

Som­maire

  1. Rechercher et con­tac­ter des lieux événe­men­tiels
  2. Se rap­procher de spon­sors locaux
  3. Se ren­seign­er sur les for­mal­ités admin­is­tra­tives locales
  4. Engager du staff local
  5. Ajuster vos tar­ifs

1. Rechercher et contacter des lieux événementiels

Le lieu de votre événe­ment a un impact sig­ni­fi­catif sur l’expérience que vous offrez à vos par­tic­i­pants. Choi­sis­sez un endroit qui sat­is­fera vos besoins — capac­ité, disponi­bil­ité, lumi­nosité, sonori­sa­tion — tout en émer­veil­lant vos par­tic­i­pants.

Si c’est la toute pre­mière fois que vous organ­isez un événe­ment dans une nou­velle ville, les lieux événe­men­tiels auront ten­dance à vous pro­pos­er des prix élevés. Asso­ciez-vous à un parte­naire local, qui con­naît les meilleurs lieux et pour­ra donc négoci­er les prix pour vous.

Avant de con­clure un accord avec un lieu, assurez-vous que vous êtes en accord sur les con­di­tions d’an­nu­la­tion, la qual­ité du Wi-Fi, les four­nisseurs autorisés, et la disponi­bil­ité pour la mise en place. Être pointilleux sur le con­trat vous évit­era bien des sur­pris­es par la suite.

2. Se rapprocher de sponsors locaux

Lorsque vous attaquez un nou­veau marché, nouez des parte­nar­i­ats avec des acteurs con­nus locale­ment ou nationale­ment afin d’augmenter votre crédi­bil­ité auprès de vos poten­tiels par­tic­i­pants. Les spon­sors locaux sont par­ti­c­ulière­ment adap­tés à cela, surtout s’ils sont recon­nus depuis plusieurs années dans votre secteur d’activité. Ils vont attir­er de poten­tiels par­tic­i­pants qui n’auraient prob­a­ble­ment pas remar­qué votre événe­ment s’il n’était pas spon­sorisé par tel ou tel acteur local.

Si vous avez déjà des spon­sors dans votre ville actuelle, étudiez leur présence dans la ville visée et/ou leur capac­ité à s’y éten­dre.

3. Se renseigner sur les formalités administratives locales

Les villes, en fonc­tion de leur con­texte géo­graphique, poli­tique, his­torique ou cul­turelle, n’ont pas toutes les mêmes régle­men­ta­tions. Ren­seignez-vous bien sur la fais­abil­ité de votre événe­ment et sur les autori­sa­tions req­ui­s­es avant de de con­clure un accord avec un lieu.

Selon les spé­ci­ficités de la ville, vous devrez peut-être adapter votre événe­ment : horaires d’ouverture et de fer­me­ture, sécu­rité du lieu, nom­bre de par­tic­i­pants max­i­mum, etc.

4. Engager un staff local

Il est fort prob­a­ble que vous n’ayez pas le bud­get — ou le per­son­nel — néces­saire pour con­stituer une équipe dédiée à votre événe­ment dans une nou­velle ville. Alors com­ment vous assurez-vous de dis­pos­er d’un staff fiable et for­mé pour gér­er la pro­duc­tion et la logis­tique sur place ? Une des meilleures solu­tions est de se tourn­er vers des prestataires indépen­dants.

Qu’ils aient déjà tra­vail­lé sur vos pro­pres événe­ments, ou sur des événe­ments sim­i­laires dans la ville visée, ils sont déjà for­més pour fournir une presta­tion à la hau­teur de vos attentes. Vous passerez ain­si moins de temps à échang­er avec eux et à vous préoc­cu­per de la logis­tique. Vous pour­rez vous con­cen­tr­er sur la com­mu­ni­ca­tion autour de votre événe­ment.

5. Ajuster vos tarifs

Déter­min­er le prix de votre événe­ment dans une nou­velle ville peut se révéler épineux. Avec le temps, vous avez pu trou­ver le bon prix de votre événe­ment “à la mai­son”, mais trou­ver pour une nou­velle ville l’équilibre entre un prix bon marché et rentable n’est pas si facile. Cepen­dant, quelques ques­tions peu­vent vous guider dans cette recherche du juste prix de votre événe­ment, même s’il n’existe pas de solu­tion mir­a­cle.

Posez-vous les ques­tions suiv­antes sur la ville ciblée et partez avec une bonne base de tra­vail pour déter­min­er le prix de votre événe­ment :

  • Quel est le revenu moyen dans la ville ?
  • Quel mon­tant le pub­lic ciblé est-il prêt à pay­er ?
  • Quels prix fix­ent vos con­cur­rents ?
  • Qu’in­clut le prix du tick­et ?

Avec ces 5 astuces, partez à la con­quête d’une nou­velle ville pour votre événe­ment ! Afin de met­tre en place tout ce qui fera le suc­cès de votre événe­ment — bil­let­terie en ligne, con­trôle d’accès, et cash­less — décou­vrez toutes nos solu­tions et leurs fonc­tion­nal­ités en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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