¿Tu evento va fenomenal pero crees que ha llegado al máximo de su potencial en la ciudad en la que lo haces? ¿Sientes que es el momento oportuno para saltar a otra ciudad pero no sabes por dónde empezar? Está claro que lanzar tu evento en una nueva ciudad es un auténtico desafío ya que vas a tener que encontrar nuevo público y seducirlo. También vas a tener que crear nuevos lazos de colaboración en una ciudad en la que tu evento no tiene el mismo renombre que en la tuya.
La buena noticia es que ya tuviste que afrontar este desafío al lanzar tu evento «en casa». Lo único que necesitas para tener éxito es una buena estrategia y unas buenas herramientas. Aquí tienes 5 trucos para ayudarte a lanzar tu evento en una nueva ciudad.
Índice
- Buscar y contactar con recintos para eventos
- Llamar a la puerta de patrocinadores locales
- Informarse sobre las formalidades administrativas locales
- Formar un equipo local
- Ajustar las tarifas
1. Buscar y contactar con recintos para eventos
El espacio en el que tenga lugar tu evento tiene un gran impacto en la experiencia que ofreces a los asistentes. Escoge un lugar que cubra tus necesidades —capacidad, disponibilidad, luminosidad, sonido— y que al mismo tiempo maraville a los asistentes.
Si es la primera vez que organizas un evento en una ciudad nueva, los espacios para eventos tenderán a darte precios altos. Asóciate con un colaborador local que conozca los mejores espacios y que podrá negociar los precios por ti.
Antes de cerrar un acuerdo con un espacio, asegúrate de que conoces y estás de acuerdo con las condiciones de cancelación, la calidad del wifi, los proveedores autorizados y la disponibilidad para el montaje. Ser puntilloso con el contrato te evitará sorpresas en el futuro.
2. Llamar a la puerta de patrocinadores locales
Al entrar en un nuevo mercado, es conveniente cerrar acuerdos de colaboración con actores reconocidos a nivel local o nacional para así aumentar tu credibilidad frente a los asistentes potenciales. Los patrocinadores locales son una buena opción para ello, sobre todo si están bien posicionados desde hace años en tu sector de actividad. Atraerán asistentes potenciales que de otra forma seguramente no hubieran prestado atención a tu evento.
Si ya tienes patrocinadores en la ciudad en la que realizas tu evento actualmente, estudia su presencia en la ciudad a la que quieres ir o su capacidad para extender su influencia.
3. Informarse sobre las formalidades administrativas locales
Las ciudades, según su contexto geográfico, político, histórico o cultural, pueden regirse por reglamentaciones diferentes. Infórmate bien sobre la posibilidad real de realizar tu evento en la ciudad que te interesa y sobre las autorizaciones necesarias antes de cerrar un acuerdo con un espacio.
Según la reglamentación de la ciudad, es posible que tengas que adaptar tu evento: horarios de apertura y cierre, seguridad, número máximo de asistentes, etc.
4. Formar un equipo local
Es muy probable que no tengas el presupuesto —o el personal— necesario para crear un equipo completamente dedicado a tu evento en una nueva ciudad. Entonces, ¿cómo asegurarte de contar con un equipo fiable y formado para gestionar la producción y la logística in situ? Una de las mejores soluciones posibles es dirigirse a proveedores autónomos.
Si han trabajado con anterioridad en tus eventos o en eventos similares en la ciudad en cuestión, ya están formados para dar un servicio a la altura de tus expectativas. Así, dedicarás menos tiempo a explicaciones y a preocuparte por la logística y podrás centrarte en la comunicación de tu evento.
5. Ajustar las tarifas
Fijar el precio de las entradas de tu evento en una nueva ciudad puede ser un tema arduo. Con el tiempo, has podido dar con el precio adecuado para tu evento “en casa”, pero encontrar el punto de equilibrio entre un precio asequible y rentable en una nueva ciudad no es tan obvio. Para ello, hay una serie de preguntas que te pueden guiar en esta búsqueda del precio apropiado para tu evento, aunque no existe una solución milagrosa.
Hazte las siguientes preguntas sobre la ciudad a la que quieres llevar tu evento y tendrás una buena base de trabajo para fijar el precio:
- ¿Cuáles son los ingresos medios en esta ciudad?
- ¿Qué precio está dispuesto a pagar el público objetivo?
- ¿Qué precios tiene tu competencia?
- ¿Qué está incluido en el precio de la entrada?
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