Cómo gestionar los retos de organizar un evento musical

Los concier­tos y fes­ti­vales de músi­ca son algunos de los even­tos más emo­cio­nantes de los que for­mar parte. Sin embar­go, estos mar­avil­losos even­tos no se mate­ri­al­izan sin una plan­i­fi­cación, pre­supuesto y estrate­gia ade­cua­dos.

Saber cómo plan­i­ficar y orga­ni­zar un even­to musi­cal puede ten­er sus retos. De hecho, al orga­ni­zar un concier­to o un fes­ti­val, exis­ten numerosos obstácu­los que super­ar y pasos que seguir, pero con la ayu­da de los con­se­jos que se detal­lan a con­tin­uación, puedes empezar con buen pie.

Retos habituales para los organizadores de eventos musicales

En primer lugar, es impor­tante com­pren­der los tipos de difi­cul­tades a las que es prob­a­ble que te enfrentes como pro­mo­tor musi­cal.

Pre­supuesto: Puede ser difí­cil esti­mar cuán­to costará tu even­to, y es fácil salirse del pre­supuesto, espe­cial­mente cuan­do ocur­ren impre­vis­tos. Crear un pre­supuesto y seguir­lo es la respues­ta fácil, pero no siem­pre va según lo planea­do.

Fal­ta de per­son­al: Los orga­ni­zadores de even­tos, a veces, subes­ti­man cuen­ta la can­ti­dad de tra­ba­jo que hay que hac­er, o la can­ti­dad de per­son­al nece­sario in situ para fines especí­fi­cos, sobre todo en cuan­to a fun­ciones como seguri­dad, per­son­al de bar­ras, equipo téc­ni­co, téc­ni­cos de sonido, salud y bien­es­tar, entre otros.

Tec­nología: Si no fun­ciona cor­rec­ta­mente o no se usa cor­rec­ta­mente, la tec­nología puede estro­pear tu even­to, lo que es iróni­co tenien­do en cuen­ta la gran ayu­da que puede supon­er. Estos prob­le­mas van des­de una un wifi defi­ciente has­ta can­ti­dades insu­fi­cientes de ter­mi­nales de comu­ni­cación entre equipos.

Ele­gir el lugar incor­rec­to: Encon­trar un espa­cio ade­cua­do es cru­cial, espe­cial­mente uno que esté disponible en el momen­to ade­cua­do, ten­ga las como­di­dades nece­sarias y se ajuste a tu pre­supuesto. Desafor­tu­nada­mente, muchos orga­ni­zadores primer­i­zos se equiv­o­can a la hora de ele­gir el lugar de cel­e­bración.

Ausen­cia de planes alter­na­tivos: Los patrones climáti­cos son cada vez más impre­deci­bles. Los pro­mo­tores a menudo no se preparan ade­cuada­mente para el mal tiem­po u otros esce­nar­ios como can­cela­ciones de artis­tas de últi­ma hora, retra­sos en los via­jes o cam­bios de horario.

Fal­ta de pro­mo­ción: No pro­mo­cionar el even­to puede lle­var a una pre­ven­ta de entradas decep­cio­nante y un menor retorno de la inver­sión (ROI). Por el con­trario, si tu even­to atrae a más asis­tentes de los pre­vis­tos, tienes que ase­gu­rarte de que haya espa­cio sufi­ciente para todos en el recin­to, de lo con­trario, esto rep­re­sen­taría un ries­go para la seguri­dad.

Mala gestión del tiem­po: Siem­pre hay cosas que hac­er, espe­cial­mente a medi­da que se acer­ca el even­to y mien­tras este se está desar­rol­lan­do. Es fácil que te sien­tas abru­ma­do si no tienes una lista de pri­or­i­dades y tar­eas, o del­e­gas en tu equipo.

Expe­ri­en­cia insu­fi­ciente: La orga­ni­zación de even­tos es un reto, y muchas per­sonas sim­ple­mente se lan­zan a ello sin com­pren­der ade­cuada­mente lo que impli­ca.

Checklist de organización de eventos musicales

Afor­tu­nada­mente, después de dos años duros provo­ca­dos por la Covid-19, la indus­tria de la músi­ca en vivo parece estar mostran­do sig­nos prom­ete­dores. Inde­pen­di­en­te­mente del tipo de pro­mo­ción de tu even­to que quieras alcan­zar, ya sea estable­cer tu pres­en­cia en tu zona o apun­tar alto para un fes­ti­val de músi­ca nacional, sigue estos pasos como una guía ori­en­ta­ti­va para ayu­darte a empezar.

Entiende a tu público objetivo.

Pregún­tate para quién estás cre­an­do tu even­to. Todos los buenos even­tos musi­cales comien­zan con un con­cep­to u obje­ti­vo que define el resto de su orga­ni­zación pos­te­ri­or. ¿Qué hace que tu even­to sea úni­co? ¿Vas a orga­ni­zar un even­to enfo­ca­do en géneros musi­cales especí­fi­cos? ¿Qué quieres lograr con tu even­to?

Establece metas realistas.

Estable­cer obje­tivos especí­fi­cos y med­i­bles puede ser, por ejem­p­lo, vender un número mín­i­mo de entradas o gener­ar una importe deter­mi­na­do a través de la ven­ta de entradas. Es fácil pasar por alto el papel de los obje­tivos en la orga­ni­zación de un even­to musi­cal, pero te ayu­dan a man­ten­erte en el camino cor­rec­to cuan­do a la hora de orga­ni­zar el even­to.

Elabora tu presupuesto.

Si no estable­ces un pre­supuesto real­ista, lo más prob­a­ble es que gastes de más y posi­ble­mente te cause difi­cul­tades financieras. Algunos concier­tos no requieren una gran can­ti­dad de dinero por ade­lan­ta­do, pero cuan­to más grande sea tu even­to, más impor­tante será ten­er un cash flow con­stante. Los pre­supuestos han de ten­er en cuen­ta el alquil­er del recin­to, el caché de los artis­tas, los salarios del per­son­al, los seguros, el cater­ing, la com­er­cial­ización, el alquil­er de equipos, etc.

Decide el tipo de evento musical.

Los even­tos musi­cales pueden tomar muchas for­mas y ser de muchos tamaños, des­de concier­tos locales de dos o tres ban­das has­ta fes­ti­vales nacionales que abar­can fines de sem­ana com­ple­tos. El even­to elegi­do tiene que alin­earse con los obje­tivos que estable­ciste en el paso ante­ri­or. Pregún­tate si puedes atraer a la audi­en­cia ade­cua­da a tu tipo de even­to.

Encuentra el recinto adecuado.

Los posi­bles recin­tos depen­derán en gran medi­da de tu pre­supuesto (y tu disponi­bil­i­dad), pero para even­tos al aire libre o para fes­ti­vales, puedes per­mi­tirte ser un poco más cre­ati­vo, siem­pre que com­pren­das los límites del espa­cio elegi­do. Fija una fecha des­de el prin­ci­pio para max­i­mizar los esfuer­zos de pro­mo­ción. Com­prue­ba tam­bién si el recin­to tiene una hora de cierre estric­ta. Tam­bién vale la pena fijarse en los even­tos de la com­pe­ten­cia para ver si podrían causar prob­le­mas de via­je o reducir el número de asis­tentes.

Ocuparse de los permisos y seguros.

Es prob­a­ble que los recin­tos espe­cial­mente ded­i­ca­dos a even­tos ya ten­gan licen­cias y per­misos para que se cele­bren even­tos, sin embar­go, no siem­pre es tan claro cuan­do se tra­ta de orga­ni­zar even­tos al aire libre, inclu­so si vas a uti­lizar ter­renos pri­va­dos. Si uti­lizas ter­renos públi­cos, ten­drás que con­sul­tar con la autori­dad local y obten­er per­misos tem­po­rales para tu even­to, y poten­cial­mente inclu­so ayu­da para la gestión del trá­fi­co (para cier­res o desvíos de car­reteras) y otros per­misos como para el con­sumo de alco­hol in situ.

Organiza a tu personal.

Ten­drás que deter­mi­nar cuán­to per­son­al nece­si­tas para garan­ti­zar que tu even­to se desar­rolle sin prob­le­mas. Esto incluye la seguri­dad del even­to para garan­ti­zar un con­trol efec­ti­vo de mul­ti­tudes, así como equipos de pro­duc­ción para garan­ti­zar mon­ta­je y desmon­ta­je rápi­dos del esce­nario y otros ele­men­tos tem­po­rales, vende­dores de comi­da, camareros para las bar­ras, etc. Algunos recin­tos pueden ofre­cer direc­ta­mente la seguri­dad y algunos artis­tas pueden ten­er sus pro­pios equipos de pro­duc­ción. Así que pres­ta mucha aten­ción para ver lo que se nece­si­ta por tu parte.

Ponte en contacto con patrocinadores y colaboradores potenciales.

Para obten­er un flu­jo de caja adi­cional y aumen­tar los ingre­sos durante el even­to, es posi­ble que quieras bus­car patroci­nadores y colab­o­radores que estén dis­puestos a apo­yar el even­to. Con­sid­era si los patroci­nadores a los que te diriges están alin­ea­d­os con tu públi­co obje­ti­vo, y vicev­er­sa, así como si vue­stros posi­cionamien­tos de mar­ca son com­pat­i­bles.

Crea tu cartel.

Es posi­ble que ten­gas ya en mente cier­tas ban­das o artis­tas. Con­tra­ta actua­ciones ade­cuadas para la escala de tu even­to: puede ser fácil ir demasi­a­do a lo grande o quedarse cor­to. No des­perdi­cies todo un pre­supuesto reduci­do con­tratan­do una actuación extremada­mente pop­u­lar y, a la inver­sa, no ignores los posi­bles prob­le­mas que esto pue­da acar­rear a tu even­to. Muchos orga­ni­zadores de even­tos tienen equipos de book­ing especí­fi­cos, que se encar­gan de esta tarea, ya que se nece­si­ta tiem­po y pacien­cia.

Establece los precios y prepara la venta de entradas.

Una platafor­ma de ven­ta de entradas te per­mite lan­zar tu ven­ta de entradas fácil­mente. Asegúrate de que estás uti­lizan­do un provee­dor fiable y seguro, que per­mi­ta la com­pra de entradas a través del móvil, ya que eso es lo que usarán la may­oría de los asis­tentes.

Crea una página web para tu evento.

Pro­mo­cionar tu even­to a través de platafor­mas dig­i­tales des­de el prin­ci­pio es un paso impor­tante. Crear una pági­na web especí­fi­ca para tu even­to te per­mite anun­cia­rte, ofre­cer infor­ma­ción detal­la­da y mate­r­i­al pro­mo­cional para hac­er destacar el even­to antes y después de su cel­e­bración. Tam­bién puedes vender mer­chan­dis­ing y com­par­tir fotos en tu web que muestren el éxi­to de tu even­to.

Define tu estrategia de marketing.

Las redes sociales son una de las for­mas más efec­ti­vas de pro­mo­cionar tu even­to, al igual que el mar­ket­ing por correo elec­tróni­co y el uso de los ser­vi­cios de influ­encers. Sin embar­go, es prob­a­ble que tam­bién nece­sites realizar algu­nas acciones offline, como carte­les, dis­tribu­ción de fly­ers, o envíos direc­tos a empre­sas o provee­dores locales, o en lugares cer­canos para max­i­mizar la asis­ten­cia.

Asegúrate de asig­nar sufi­ciente pre­supuesto para pub­licar anun­cios seg­men­ta­dos en redes sociales que atraigan a tu públi­co obje­ti­vo. Ani­ma a los artis­tas y provee­dores a pro­mo­cionar el even­to entre sus seguidores tam­bién, ya que los muchos de ellos no se enter­arían de la exis­ten­cia del even­to de otra man­era.

¡No olvides estable­cer una línea de tiem­po y con­tar con un plan B en caso de mal tiem­po u otras cir­cun­stan­cias impre­vis­tas!

Está claro que la plan­i­fi­cación de un even­to musi­cal requiere ded­i­cación y pacien­cia. Sin embar­go, a medi­da que ganes expe­ri­en­cia, cada even­to que organ­ices será más fácil.

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