Comment gérer les défis liés à l’organisation d’un événement musical ?

Les con­certs de musique live et les fes­ti­vals sont par­mi les événe­ments les plus pas­sion­nants et diver­tis­sants aux­quels on puisse par­ticiper. Cepen­dant, des journées d’artistes qui se suc­cè­dent sur plusieurs scènes ne se con­cré­tisent pas sans une plan­i­fi­ca­tion adéquate, un bud­get pré­cis et une bonne stratégie.

Savoir com­ment plan­i­fi­er et organ­is­er un événe­ment musi­cal peut présen­ter des défis. En fait, lors de la plan­i­fi­ca­tion d’un con­cert ou d’un fes­ti­val, il y a de nom­breux obsta­cles à sur­mon­ter et des étapes à con­sid­ér­er, mais avec quelques con­seils vous com­menceraient du bon pied.

Les défis courants auxquels sont confrontés les organisateurs d’événements musicaux

Tout d’abord, il est impor­tant de com­pren­dre les types de dif­fi­cultés aux­quelles vous serez prob­a­ble­ment con­fron­té en tant que pro­mo­teur de musique.

Bud­get — Il peut être dif­fi­cile d’es­timer le coût réel de votre événe­ment et il est très facile de dépass­er le bud­get, surtout lorsque des événe­ments imprévus survi­en­nent. Établir un bud­get et s’y tenir est la solu­tion évi­dente, mais cela ne se déroule pas tou­jours comme prévu.

Manque de per­son­nel - Les organ­isa­teurs ont par­fois du mal à estimer la quan­tité de tra­vail à accom­plir ou le nom­bre de per­son­nel néces­saire sur place pour des fonc­tions spé­ci­fiques, notam­ment la sécu­rité, le per­son­nel de bar, l’équipe tech­nique, l’ingénierie du son, la san­té et le bien-être, etc.

Tech­nolo­gie — Si elle ne fonc­tionne pas cor­recte­ment ou n’est pas util­isée cor­recte­ment, la tech­nolo­gie peut com­pro­met­tre votre événe­ment, ce qui est ironique compte tenu de l’aide qu’elle peut apporter. Ces prob­lèmes vont d’une mau­vaise cou­ver­ture du sig­nal wifi à un nom­bre insuff­isant de dis­posi­tifs de com­mu­ni­ca­tion entre des équipes dis­parates.

Choisir un lieu inadap­té — Trou­ver un espace appro­prié est cru­cial, surtout un lieu disponible au bon moment, dis­posant des com­mod­ités néces­saires et pou­vant s’adapter à votre bud­get. Mal­heureuse­ment, de nom­breux organ­isa­teurs novices se trompent dans le choix du lieu.

Absence de plans de sec­ours — Les pro­mo­teurs ont sou­vent du mal à se pré­par­er de manière adéquate aux intem­péries ou à d’autres scé­nar­ios tels que l’an­nu­la­tion de dernière minute d’un artiste, les retards de voy­age ou les change­ments d’ho­raire.

Manque de pro­mo­tion — Ne pas pro­mou­voir l’événe­ment peut entraîn­er des ventes de bil­lets déce­vantes et un retour sur investisse­ment (ROI) plus faible. À l’in­verse, si votre événe­ment attire plus de par­tic­i­pants que prévu, vous devez vous assur­er qu’ils peu­vent être accueil­lis dans votre lieu, sinon cela représen­tera un risque pour la sécu­rité.

Mau­vaise ges­tion du temps - Il y a tou­jours beau­coup de choses à faire, en par­ti­c­uli­er à mesure que l’événe­ment se rap­proche et pen­dant qu’il se déroule. Il est facile de se sen­tir débor­dé si vous n’avez pas de liste de pri­or­ités et de tâch­es, ou si vous ne déléguez pas à votre équipe.

Manque d’ex­péri­ence — L’or­gan­i­sa­tion d’événe­ments est dif­fi­cile, et de nom­breuses per­son­nes se lan­cent sim­ple­ment dans l’en­tre­prise sans une com­préhen­sion appro­priée de ce que cela implique.

Liste de vérification pour l’organisation d’un événement musical

Heureuse­ment, après deux années per­tur­bées par la Covid-19, l’in­dus­trie de la musique live sem­ble mon­tr­er des signes promet­teurs. En ce qui con­cerne la pro­mo­tion de votre événe­ment, que vous souhaitiez établir une présence locale de base ou vis­er haut pour un fes­ti­val de musique région­al ou nation­al, suiv­ez ces étapes comme un guide approx­i­matif pour vous aider à démar­rer.

Comprenez votre public cible.

Deman­dez-vous pour qui vous organ­isez votre événe­ment. Tout bon événe­ment musi­cal com­mence par un con­cept ou un objec­tif qui définit le reste de votre plan­i­fi­ca­tion ultérieure. Qu’est-ce qui rend votre événe­ment unique ? Plan­i­fierez-vous un événe­ment axé sur des gen­res musi­caux spé­ci­fiques ? Quels sont vos objec­tifs pour cet événe­ment ?

Définissez des objectifs réalistes.

La déf­i­ni­tion d’ob­jec­tifs spé­ci­fiques et mesurables peut aller de la vente d’un nom­bre min­i­mum de bil­lets à la généra­tion d’un mon­tant spé­ci­fique lié à la vente de bil­lets. Il est facile de nég­liger le rôle des objec­tifs dans la plan­i­fi­ca­tion musi­cale, pour­tant ils vous aident à rester sur la bonne voie lorsque vous vous attaquez à l’or­gan­i­sa­tion de l’événe­ment.

Établissez votre budget.

Si vous ne définis­sez pas un bud­get réal­iste, vous risquez prob­a­ble­ment de dépenser trop et de vous met­tre dans une sit­u­a­tion finan­cière dif­fi­cile. Cer­tains con­certs ne néces­si­tent pas une énorme somme d’ar­gent au départ, mais plus votre événe­ment est impor­tant, plus il est impor­tant d’avoir une tré­sorerie sta­ble. Les bud­gets devront pren­dre en compte la loca­tion de la salle, les hon­o­raires des artistes, les salaires du per­son­nel, l’as­sur­ance, la restau­ra­tion, le mar­ket­ing, la loca­tion d’équipement, et ain­si de suite.

Déterminez le type d’événement musical.

Les événe­ments musi­caux peu­vent revêtir de nom­breuses formes et tailles, allant des con­certs locaux avec deux ou trois groupes à des fes­ti­vals nationaux s’é­ten­dant sur tout un week-end. Votre événe­ment choisi doit être en accord avec les objec­tifs que vous avez fixés à l’é­tape précé­dente. Deman­dez-vous si vous pou­vez attir­er de manière réal­iste le bon pub­lic pour votre type d’événe­ment.

Trouvez le bon lieu.

Les lieux dépen­dront en grande par­tie de votre bud­get (et de leur disponi­bil­ité), mais pour les événe­ments en plein air ou les fes­ti­vals, vous pou­vez vous per­me­t­tre d’être un peu plus créatif, à con­di­tion de com­pren­dre les lim­ites de leur échelle et de leur capac­ité. Fix­ez une date dès le début pour max­imiser les efforts de pro­mo­tion. Véri­fiez égale­ment si votre lieu a un cou­vre-feu strict. Il vaut égale­ment la peine de regarder les événe­ments con­cur­rents pour voir s’ils peu­vent causer des prob­lèmes de déplace­ment ou réduire le nom­bre de par­tic­i­pants.

Obtenez les autorisations et l’assurance nécessaires.

Les lieux spé­ciale­ment amé­nagés auront prob­a­ble­ment déjà les licences et autori­sa­tions néces­saires pour accueil­lir des événe­ments, cepen­dant, ce n’est pas tou­jours sim­ple lorsqu’il s’ag­it d’or­gan­is­er un événe­ment en plein air, même si vous utilisez un ter­rain privé. Si vous utilisez un ter­rain pub­lic, vous devrez con­sul­ter l’au­torité locale et obtenir des avis d’événe­ment tem­po­raire, éventuelle­ment des ordres de cir­cu­la­tion (pour les fer­me­tures ou les dévi­a­tions de routes) et des licences d’étab­lisse­ment (pour la con­som­ma­tion d’al­cool sur place).

Organisez votre personnel.

Vous devrez déter­min­er le nom­bre de per­son­nel néces­saire sur place pour que votre événe­ment se déroule sans prob­lème. Cela com­prend la sécu­rité de l’événe­ment sur les scènes pour assur­er un con­trôle effi­cace de la foule, ain­si que les équipes de pro­duc­tion pour assur­er une instal­la­tion et une fer­me­ture rapi­des des scènes, les vendeurs de nour­ri­t­ure, le per­son­nel du bar, etc. Cer­tains lieux fourniront une sécu­rité interne et cer­tains artistes auront leurs pro­pres équipes de pro­duc­tion. Soyez atten­tif pour voir ce qui est néces­saire de votre côté.

Contactez les sponsors et les partenaires potentiels.

Pour obtenir des flux de tré­sorerie sup­plé­men­taires et aug­menter les revenus pen­dant l’événe­ment, vous pou­vez envis­ager de trou­ver des spon­sors et des parte­naires prêts à soutenir l’événe­ment. Réfléchissez si les spon­sors que vous approchez sont en accord avec votre pub­lic cible, et vice ver­sa, et voyez com­ment votre image de mar­que s’aligne.

Créez votre programmation.

Vous pou­vez avoir cer­tains groupes ou artistes en tête lorsque vous explorez les lieux. Pensez à réserv­er des artistes adap­tés à l’échelle de votre événe­ment — il est facile d’aller trop grand ou trop petit. Ne gaspillez pas tout votre bud­get en réser­vant un artiste extrême­ment pop­u­laire, et inverse­ment, ne nég­ligez pas les artistes qui pour­raient attir­er du monde à votre événe­ment. De nom­breux organ­isa­teurs d’événe­ments ont des équipes dédiées à la pro­gram­ma­tion, car cela prend du temps et de la patience.

Organisez les prix et la vente des billets.

Une plate­forme de vente de bil­lets vous per­met de lancer facile­ment la vente des bil­lets. Assurez-vous d’u­tilis­er un prestataire réputé et sécurisé qui per­met les achats de bil­lets mobiles, car c’est ce que la plu­part des par­tic­i­pants utilis­eront.

Créez un site web pour votre événement.

Pro­mou­voir votre événe­ment dès le début sur les plate­formes numériques est une étape impor­tante. La créa­tion et l’héberge­ment d’un site web dédié vous per­met de trou­ver et de partager vos pro­pres pub­lic­ités ou sup­ports pro­mo­tion­nels pour met­tre en valeur l’événe­ment avant et après sa tenue. Vous pou­vez égale­ment ven­dre des pro­duits dérivés et partager des pho­tos sur votre site. Quelle que soit l’en­ver­gure de votre site web, assurez-vous de la fia­bil­ité et la sécu­rité de votre tech­nolo­gie, car ne pas le faire pour­rait met­tre en dan­ger les don­nées et les finances des con­som­ma­teurs.

Définissez votre stratégie de marketing.

Les réseaux soci­aux sont l’un des moyens les plus effi­caces pour pro­mou­voir votre événe­ment, tout comme le mar­ket­ing par e‑mail et l’u­til­i­sa­tion des ser­vices d’in­flu­enceurs. Cepen­dant, il est égale­ment prob­a­ble que vous deviez effectuer des activ­ités en face à face, telles que la dis­tri­b­u­tion de tracts ou de dépli­ants ou l’en­voi direct de cour­ri­ers aux entre­pris­es locales ou aux four­nisseurs, ou dans les lieux voisins pour max­imiser la par­tic­i­pa­tion.

Assurez-vous d’al­louer un bud­get suff­isant pour lancer des pub­lic­ités ciblées sur les réseaux soci­aux qui attirent votre pub­lic cible. Encour­agez égale­ment vos artistes et four­nisseurs à pro­mou­voir l’événe­ment auprès de leurs fol­low­ers, car cer­tains adeptes dédiés pour­raient unique­ment en enten­dre par­ler grâce à eux.

N’ou­bliez pas d’établir un cal­en­dri­er et de prévoir des plans de sec­ours en cas de mau­vais temps ou d’autres cir­con­stances per­tur­ba­tri­ces !

Il est clair que la plan­i­fi­ca­tion d’un événe­ment musi­cal demande dévoue­ment et patience pour devenir un maître en la matière. Cepen­dant, à mesure que vous gag­nez de l’ex­péri­ence à tra­vers plusieurs ten­ta­tives, vous vous amélior­erez à chaque organ­i­sa­tion.

Vous souhaitez organ­is­er un événe­ment musi­cal ? Weezevent pro­pose des solu­tions de bil­let­terie, de con­trôle d’ac­cès, de paiement cash­less, ain­si que des out­ils mar­ket­ing et de ges­tion de la rela­tion client pour faire de votre événe­ment un suc­cès !

En savoir plus