Cómo organizar un concierto en un bar

Cómo organizar un concierto en un bar

Si ya te sientes prepara­do para tocar en públi­co, es el momen­to de orga­ni­zar un concier­to para reunir a tus fans, ami­gos, famil­ia… ¡y quien se apunte! Es una muy bue­na idea que requiere que ten­gas en cuen­ta una serie de ele­men­tos clave para que tu proyec­to sal­ga ade­lante.

Un bar: el espacio ideal para un primer concierto

Es nor­mal que el primer espa­cio que te ven­ga a la mente para orga­ni­zar tu concier­to sea un bar al que vas habit­ual­mente o uno cuyo ambi­ente o ubi­cación te gusten ya que uno de los obje­tivos es que te sien­tas a gus­to y en un ambi­ente famil­iar. Pero no olvides ten­er en cuen­ta en tu búsque­da de bar temas como la posi­bil­i­dad de cer­rar el espa­cio para un even­to pri­va­do (cosa que es más fácil si cono­ces al propi­etario o a la per­sona que lo ges­tiona) o que el ambi­ente del bar sea acorde al uni­ver­so musi­cal que pre­sen­tas, en el que quieres que tu públi­co se sumer­ja. Ten en cuen­ta tam­bién el número de per­sonas que asi­s­tirán: siem­pre es mejor optar por un espa­cio pequeño que esté lleno que por un espa­cio más grande en el que dé la impre­sión de que han acu­d­i­do muy pocas per­sonas.

Cuan­do ya ten­gas tu bar ide­al en mente, toca pon­erse en con­tac­to con el propi­etario o con el encar­ga­do de la pro­gra­mación. Asegúrate de cuál es el aforo máx­i­mo y la hora límite has­ta la que puede durar tu concier­to tan­to por la disponi­bil­i­dad del bar como por nor­ma­ti­va. Com­prue­ba tam­bién los deci­belios máx­i­mos per­mi­ti­dos y si en el bar dispo­nen de las her­ramien­tas para medir dichos deci­belios.

El bar puede ofre­certe un pre­supuesto que incluya sola­mente el alquil­er del local o un paque­te que incluya, por ejem­p­lo, el per­son­al o una cier­ta can­ti­dad de con­sum­i­ciones. Nego­cia en fun­ción de tu pre­supuesto.

Consigue los permisos con suficiente antelación

Como artista, si tienes pre­vis­to inter­pre­tar temas de otros artis­tas, es impor­tante que solicites la autor­ización del acto de comu­ni­cación públi­ca que vas a realizar de dichos temas. ¿Cómo? Ponte en con­tac­to con la Sgae, a quien ten­drás que realizar un pago en caso de que los artis­tas estén reg­istra­dos en el reper­to­rio que ges­tiona.

¡No te olvides de estar ase­gu­ra­do! Todo orga­ni­zador de even­tos tiene la obligación de con­tratar un seguro de respon­s­abil­i­dad civ­il que cubra los daños poten­ciales que se puedan pro­ducir en la sala, el mate­r­i­al o las per­sonas pre­sentes en el even­to. El con­tra­to del seguro tiene que detal­lar los ries­gos que están cubier­tos, tan­to respec­to a lo mate­r­i­al como a las per­sonas. Ponte en con­tac­to con tu ase­gu­rado­ra con sufi­ciente antelación; puede que dispon­ga de algu­na ofer­ta como exten­sión a otro seguro que ten­gas con­trata­do, de for­ma que te sal­ga más rentable.

En cuan­to a la seguri­dad, si orga­ni­zas tu concier­to en una sala pequeña, no será oblig­a­to­rio con­tar con un ser­vi­cio de emer­gen­cias especí­fi­co para tu even­to, pero es con­ve­niente que facilites al propi­etario (o la per­sona respon­s­able de la sala) la lista de números de telé­fono de emer­gen­cias y un botiquín de primeros aux­il­ios.

Previsión del número de asistentes y gestión de aforo y acceso

Ya tienes la sala y todos los trámites bajo con­trol para el cor­rec­to desar­rol­lo de tu concier­to. ¡Ya sólo fal­ta hac­er cor­rer la voz para con­seguir públi­co!

Como para cualquier otro even­to, empieza por exten­der la comu­ni­cación a tu alrede­dor; si se tra­ta de un concier­to pequeño, casi bas­tará con que informes a tu cír­cu­lo cer­cano, lo que es sen­cil­lo y rápi­do. En este caso, puedes cer­rar la fecha tenien­do en cuen­ta la disponi­bil­i­dad de las per­sonas que quieres que asis­tan, pero en todos los casos es intere­sante inves­ti­gar qué even­tos tienen lugar en la mis­ma fecha, para evi­tar que un even­to sim­i­lar,  impor­tante o úni­co te haga som­bra.

Si tu idea es un concier­to más grande, las posi­bles acciones se mul­ti­pli­can. Puedes empezar por crear un even­to en redes sociales, invi­tar a tus ami­gos y pedirles que inviten a los suyos, y así suce­si­va­mente. Infór­mate sobre cómo apare­cer en las agen­das cul­tur­ales de tu ciu­dad, en difer­entes medios… o reparte fly­ers, colo­ca carte­les… Estas son sólo ideas, que serán per­ti­nentes o no en fun­ción de el tamaño de concier­to que ten­gas en mente.

Una ven­ta­ja de orga­ni­zar tu concier­to en un bar es que los clientes habit­uales del mis­mo son un públi­co que poten­cial­mente estará pre­sente en tu concier­to, de for­ma que te ase­guras una primera base de curiosos entre los que darte a cono­cer: ¡no olvides anun­cia­rte tam­bién en el pro­pio bar!

Crea una taquil­la vir­tu­al para que los asis­tentes se inscrib­an o adquier­an sus entradas, de pago o gra­tu­itas, online con antelación. Esto te per­mi­tirá ten­er una idea pre­via de los asis­tentes, ver si tu even­to es rentable (en caso de que la entra­da sea de pago) y con­tro­lar el aforo para que no haya gente en la puer­ta que no pue­da acced­er por fal­ta de plazas. Este últi­mo pun­to se puede ges­tionar de dos man­eras:

  • Establece un cupo para lim­i­tar el número de entradas disponibles (recomen­da­do).
  • Insiste en toda tu comu­ni­cación en el hecho de que las plazas son lim­i­tadas. De esta for­ma, los asis­tentes sabrán que tienen que acud­ir al bar lo antes posi­ble para ase­gu­rarse poder asi­s­tir al concier­to.

Para no sobrepasar el aforo del bar, entre posi­bles entradas y sal­i­das de los asis­tentes, puedes realizar un con­trol de acce­so, ya sea con un lis­ta­do en papel y uti­lizan­do un sel­lo para per­mi­tir que los asis­tentes entren y sal­gan si lo desean (a tomar el aire, fumar…), eso sí, ten­drías que uti­lizar tam­bién un con­ta­dor para saber cuán­tas per­sonas hay en la sala en cada momen­to. Para facil­i­tar todo el pro­ce­so y espe­cial­mente el con­trol del aforo en todo momen­to, puedes uti­lizar lec­tores para escanear las entradas, con­trolan­do tan­to las entradas como las sal­i­das. Los lec­tores pro­fe­sion­ales o la app de con­trol de acce­so te darán la infor­ma­ción del número de per­sonas que están den­tro del bar en tiem­po real y podrás ver si se ha alcan­za­do el aforo total. La per­sona que se encar­gue de la seguri­dad puede hac­er esta labor.

Estos ele­men­tos clave son esen­ciales para la orga­ni­zación de cualquier concier­to. Reser­var un bar de for­ma pri­va­da te da asimis­mo múlti­ples ven­ta­jas y te per­mite crear el ambi­ente de tu elec­ción. ¡Aho­ra es tu turno!

 

¡Nos vemos por weezevent.com!

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