Cómo organizar un concierto en un bar

Cómo organizar un concierto en un bar

Si ya te sientes preparado para tocar en público, es el momento de organizar un concierto para reunir a tus fans, amigos, familia… ¡y quien se apunte! Es una muy buena idea que requiere que tengas en cuenta una serie de elementos clave para que tu proyecto salga adelante.

Un bar: el espacio ideal para un primer concierto

Es normal que el primer espacio que te venga a la mente para organizar tu concierto sea un bar al que vas habitual­mente o uno cuyo ambiente o ubicación te gusten ya que uno de los objetivos es que te sientas a gusto y en un ambiente familiar. Pero no olvides tener en cuenta en tu búsqueda de bar temas como la posibi­lidad de cerrar el espacio para un evento privado (cosa que es más fácil si conoces al propie­tario o a la persona que lo gestiona) o que el ambiente del bar sea acorde al universo musical que presentas, en el que quieres que tu público se sumerja. Ten en cuenta también el número de personas que asistirán: siempre es mejor optar por un espacio pequeño que esté lleno que por un espacio más grande en el que dé la impresión de que han acudido muy pocas personas.

Cuando ya tengas tu bar ideal en mente, toca ponerse en contacto con el propie­tario o con el encargado de la progra­mación. Asegúrate de cuál es el aforo máximo y la hora límite hasta la que puede durar tu concierto tanto por la dispo­ni­bi­lidad del bar como por normativa. Comprueba también los decibelios máximos permi­tidos y si en el bar disponen de las herra­mientas para medir dichos decibelios.

El bar puede ofrecerte un presu­puesto que incluya solamente el alquiler del local o un paquete que incluya, por ejemplo, el personal o una cierta cantidad de consu­mi­ciones. Negocia en función de tu presu­puesto.

Consigue los permisos con suficiente antelación

Como artista, si tienes previsto inter­pretar temas de otros artistas, es impor­tante que solicites la autori­zación del acto de comuni­cación pública que vas a realizar de dichos temas. ¿Cómo? Ponte en contacto con la Sgae, a quien tendrás que realizar un pago en caso de que los artistas estén regis­trados en el reper­torio que gestiona.

¡No te olvides de estar asegurado! Todo organi­zador de eventos tiene la obligación de contratar un seguro de respon­sa­bi­lidad civil que cubra los daños poten­ciales que se puedan producir en la sala, el material o las personas presentes en el evento. El contrato del seguro tiene que detallar los riesgos que están cubiertos, tanto respecto a lo material como a las personas. Ponte en contacto con tu asegu­radora con suficiente antelación; puede que disponga de alguna oferta como extensión a otro seguro que tengas contratado, de forma que te salga más rentable.

En cuanto a la seguridad, si organizas tu concierto en una sala pequeña, no será obliga­torio contar con un servicio de emergencias específico para tu evento, pero es conve­niente que facilites al propie­tario (o la persona respon­sable de la sala) la lista de números de teléfono de emergencias y un botiquín de primeros auxilios.

Previsión del número de asistentes y gestión de aforo y acceso

Ya tienes la sala y todos los trámites bajo control para el correcto desarrollo de tu concierto. ¡Ya sólo falta hacer correr la voz para conseguir público!

Como para cualquier otro evento, empieza por extender la comuni­cación a tu alrededor; si se trata de un concierto pequeño, casi bastará con que informes a tu círculo cercano, lo que es sencillo y rápido. En este caso, puedes cerrar la fecha teniendo en cuenta la dispo­ni­bi­lidad de las personas que quieres que asistan, pero en todos los casos es intere­sante inves­tigar qué eventos tienen lugar en la misma fecha, para evitar que un evento similar,  impor­tante o único te haga sombra.

Si tu idea es un concierto más grande, las posibles acciones se multi­plican. Puedes empezar por crear un evento en redes sociales, invitar a tus amigos y pedirles que inviten a los suyos, y así sucesi­va­mente. Infórmate sobre cómo aparecer en las agendas cultu­rales de tu ciudad, en diferentes medios… o reparte flyers, coloca carteles… Estas son sólo ideas, que serán perti­nentes o no en función de el tamaño de concierto que tengas en mente.

Una ventaja de organizar tu concierto en un bar es que los clientes habituales del mismo son un público que poten­cial­mente estará presente en tu concierto, de forma que te aseguras una primera base de curiosos entre los que darte a conocer: ¡no olvides anunciarte también en el propio bar!

Crea una taquilla virtual para que los asistentes se inscriban o adquieran sus entradas, de pago o gratuitas, online con antelación. Esto te permitirá tener una idea previa de los asistentes, ver si tu evento es rentable (en caso de que la entrada sea de pago) y controlar el aforo para que no haya gente en la puerta que no pueda acceder por falta de plazas. Este último punto se puede gestionar de dos maneras:

  • Establece un cupo para limitar el número de entradas dispo­nibles (recomendado).
  • Insiste en toda tu comuni­cación en el hecho de que las plazas son limitadas. De esta forma, los asistentes sabrán que tienen que acudir al bar lo antes posible para asegu­rarse poder asistir al concierto.

Para no sobre­pasar el aforo del bar, entre posibles entradas y salidas de los asistentes, puedes realizar un control de acceso, ya sea con un listado en papel y utili­zando un sello para permitir que los asistentes entren y salgan si lo desean (a tomar el aire, fumar…), eso sí, tendrías que utilizar también un contador para saber cuántas personas hay en la sala en cada momento. Para facilitar todo el proceso y especial­mente el control del aforo en todo momento, puedes utilizar lectores para escanear las entradas, contro­lando tanto las entradas como las salidas. Los lectores profe­sio­nales o la app de control de acceso te darán la infor­mación del número de personas que están dentro del bar en tiempo real y podrás ver si se ha alcanzado el aforo total. La persona que se encargue de la seguridad puede hacer esta labor.

Estos elementos clave son esenciales para la organi­zación de cualquier concierto. Reservar un bar de forma privada te da asimismo múltiples ventajas y te permite crear el ambiente de tu elección. ¡Ahora es tu turno!

 

¡Nos vemos por weezevent.com!

Comparte este artículo en

Cómo organizar un concierto: 10 puntos clave

A la hora de organizar un concierto, es imprescindible hacerse ciertas preguntas como: ¿Cuál es el perfil de las personas que escuchan a los artistas que actuarán en mi concierto? ¿Dónde hacer el concierto? ¿Cómo vender las entradas y a qué precio? ¿Cuándo poner las entradas a la venta? ¿Cómo gestionar toda la logística del concierto? ¿Qué hay que prever a nivel técnico? ¿Cómo promocionar el concierto?... ¡Te ayudamos a ordenar tus preguntas!

Leer el artículo