Los conciertos y festivales de música son algunos de los eventos más emocionantes de los que formar parte. Sin embargo, estos maravillosos eventos no se materializan sin una planificación, presupuesto y estrategia adecuados.
Saber cómo planificar y organizar un evento musical puede tener sus retos. De hecho, al organizar un concierto o un festival, existen numerosos obstáculos que superar y pasos que seguir, pero con la ayuda de los consejos que se detallan a continuación, puedes empezar con buen pie.
Índice
Retos habituales para los organizadores de eventos musicales
En primer lugar, es importante comprender los tipos de dificultades a las que es probable que te enfrentes como promotor musical.
Presupuesto: Puede ser difícil estimar cuánto costará tu evento, y es fácil salirse del presupuesto, especialmente cuando ocurren imprevistos. Crear un presupuesto y seguirlo es la respuesta fácil, pero no siempre va según lo planeado.
Falta de personal: Los organizadores de eventos, a veces, subestiman cuenta la cantidad de trabajo que hay que hacer, o la cantidad de personal necesario in situ para fines específicos, sobre todo en cuanto a funciones como seguridad, personal de barras, equipo técnico, técnicos de sonido, salud y bienestar, entre otros.
Tecnología: Si no funciona correctamente o no se usa correctamente, la tecnología puede estropear tu evento, lo que es irónico teniendo en cuenta la gran ayuda que puede suponer. Estos problemas van desde una un wifi deficiente hasta cantidades insuficientes de terminales de comunicación entre equipos.
Elegir el lugar incorrecto: Encontrar un espacio adecuado es crucial, especialmente uno que esté disponible en el momento adecuado, tenga las comodidades necesarias y se ajuste a tu presupuesto. Desafortunadamente, muchos organizadores primerizos se equivocan a la hora de elegir el lugar de celebración.
Ausencia de planes alternativos: Los patrones climáticos son cada vez más impredecibles. Los promotores a menudo no se preparan adecuadamente para el mal tiempo u otros escenarios como cancelaciones de artistas de última hora, retrasos en los viajes o cambios de horario.
Falta de promoción: No promocionar el evento puede llevar a una preventa de entradas decepcionante y un menor retorno de la inversión (ROI). Por el contrario, si tu evento atrae a más asistentes de los previstos, tienes que asegurarte de que haya espacio suficiente para todos en el recinto, de lo contrario, esto representaría un riesgo para la seguridad.
Mala gestión del tiempo: Siempre hay cosas que hacer, especialmente a medida que se acerca el evento y mientras este se está desarrollando. Es fácil que te sientas abrumado si no tienes una lista de prioridades y tareas, o delegas en tu equipo.
Experiencia insuficiente: La organización de eventos es un reto, y muchas personas simplemente se lanzan a ello sin comprender adecuadamente lo que implica.
Checklist de organización de eventos musicales
Afortunadamente, después de dos años duros provocados por la Covid-19, la industria de la música en vivo parece estar mostrando signos prometedores. Independientemente del tipo de promoción de tu evento que quieras alcanzar, ya sea establecer tu presencia en tu zona o apuntar alto para un festival de música nacional, sigue estos pasos como una guía orientativa para ayudarte a empezar.
Entiende a tu público objetivo.
Pregúntate para quién estás creando tu evento. Todos los buenos eventos musicales comienzan con un concepto u objetivo que define el resto de su organización posterior. ¿Qué hace que tu evento sea único? ¿Vas a organizar un evento enfocado en géneros musicales específicos? ¿Qué quieres lograr con tu evento?
Establece metas realistas.
Establecer objetivos específicos y medibles puede ser, por ejemplo, vender un número mínimo de entradas o generar una importe determinado a través de la venta de entradas. Es fácil pasar por alto el papel de los objetivos en la organización de un evento musical, pero te ayudan a mantenerte en el camino correcto cuando a la hora de organizar el evento.
Elabora tu presupuesto.
Si no estableces un presupuesto realista, lo más probable es que gastes de más y posiblemente te cause dificultades financieras. Algunos conciertos no requieren una gran cantidad de dinero por adelantado, pero cuanto más grande sea tu evento, más importante será tener un cash flow constante. Los presupuestos han de tener en cuenta el alquiler del recinto, el caché de los artistas, los salarios del personal, los seguros, el catering, la comercialización, el alquiler de equipos, etc.
Decide el tipo de evento musical.
Los eventos musicales pueden tomar muchas formas y ser de muchos tamaños, desde conciertos locales de dos o tres bandas hasta festivales nacionales que abarcan fines de semana completos. El evento elegido tiene que alinearse con los objetivos que estableciste en el paso anterior. Pregúntate si puedes atraer a la audiencia adecuada a tu tipo de evento.
Encuentra el recinto adecuado.
Los posibles recintos dependerán en gran medida de tu presupuesto (y tu disponibilidad), pero para eventos al aire libre o para festivales, puedes permitirte ser un poco más creativo, siempre que comprendas los límites del espacio elegido. Fija una fecha desde el principio para maximizar los esfuerzos de promoción. Comprueba también si el recinto tiene una hora de cierre estricta. También vale la pena fijarse en los eventos de la competencia para ver si podrían causar problemas de viaje o reducir el número de asistentes.
Ocuparse de los permisos y seguros.
Es probable que los recintos especialmente dedicados a eventos ya tengan licencias y permisos para que se celebren eventos, sin embargo, no siempre es tan claro cuando se trata de organizar eventos al aire libre, incluso si vas a utilizar terrenos privados. Si utilizas terrenos públicos, tendrás que consultar con la autoridad local y obtener permisos temporales para tu evento, y potencialmente incluso ayuda para la gestión del tráfico (para cierres o desvíos de carreteras) y otros permisos como para el consumo de alcohol in situ.
Organiza a tu personal.
Tendrás que determinar cuánto personal necesitas para garantizar que tu evento se desarrolle sin problemas. Esto incluye la seguridad del evento para garantizar un control efectivo de multitudes, así como equipos de producción para garantizar montaje y desmontaje rápidos del escenario y otros elementos temporales, vendedores de comida, camareros para las barras, etc. Algunos recintos pueden ofrecer directamente la seguridad y algunos artistas pueden tener sus propios equipos de producción. Así que presta mucha atención para ver lo que se necesita por tu parte.
Ponte en contacto con patrocinadores y colaboradores potenciales.
Para obtener un flujo de caja adicional y aumentar los ingresos durante el evento, es posible que quieras buscar patrocinadores y colaboradores que estén dispuestos a apoyar el evento. Considera si los patrocinadores a los que te diriges están alineados con tu público objetivo, y viceversa, así como si vuestros posicionamientos de marca son compatibles.
Crea tu cartel.
Es posible que tengas ya en mente ciertas bandas o artistas. Contrata actuaciones adecuadas para la escala de tu evento: puede ser fácil ir demasiado a lo grande o quedarse corto. No desperdicies todo un presupuesto reducido contratando una actuación extremadamente popular y, a la inversa, no ignores los posibles problemas que esto pueda acarrear a tu evento. Muchos organizadores de eventos tienen equipos de booking específicos, que se encargan de esta tarea, ya que se necesita tiempo y paciencia.
Establece los precios y prepara la venta de entradas.
Una plataforma de venta de entradas te permite lanzar tu venta de entradas fácilmente. Asegúrate de que estás utilizando un proveedor fiable y seguro, que permita la compra de entradas a través del móvil, ya que eso es lo que usarán la mayoría de los asistentes.
Crea una página web para tu evento.
Promocionar tu evento a través de plataformas digitales desde el principio es un paso importante. Crear una página web específica para tu evento te permite anunciarte, ofrecer información detallada y material promocional para hacer destacar el evento antes y después de su celebración. También puedes vender merchandising y compartir fotos en tu web que muestren el éxito de tu evento.
Define tu estrategia de marketing.
Las redes sociales son una de las formas más efectivas de promocionar tu evento, al igual que el marketing por correo electrónico y el uso de los servicios de influencers. Sin embargo, es probable que también necesites realizar algunas acciones offline, como carteles, distribución de flyers, o envíos directos a empresas o proveedores locales, o en lugares cercanos para maximizar la asistencia.
Asegúrate de asignar suficiente presupuesto para publicar anuncios segmentados en redes sociales que atraigan a tu público objetivo. Anima a los artistas y proveedores a promocionar el evento entre sus seguidores también, ya que los muchos de ellos no se enterarían de la existencia del evento de otra manera.
¡No olvides establecer una línea de tiempo y contar con un plan B en caso de mal tiempo u otras circunstancias imprevistas!
Está claro que la planificación de un evento musical requiere dedicación y paciencia. Sin embargo, a medida que ganes experiencia, cada evento que organices será más fácil.
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