Escoger un proveedor de imagen y sonido para crear un evento memorable

Crear un even­to mem­o­rable es una tarea ard­ua y es nece­sario con­tar con la ayu­da de exper­tos en difer­entes ámbitos. Inde­pen­di­en­te­mente del tipo de even­to y del número de asis­tentes esper­a­dos, un provee­dor de ser­vi­cios audio­vi­suales puede ayu­darte a alcan­zar un resul­ta­do visu­al y de sonido espec­tac­u­lar, que quede graba­do en la memo­ria de los asis­tentes a tu even­to. En este artícu­lo encon­trarás cómo y por qué escoger un provee­dor de ima­gen y sonido para crear un even­to inolvid­able.

Índice

1. Por qué con­tar con un provee­dor de ima­gen y sonido
   
2. Redac­tar un brief­ing lo más exhaus­ti­vo posi­ble
   
3. Detal­lar con clar­i­dad el resul­ta­do esper­a­do
4. Equiparse con el mate­r­i­al más adap­ta­do a tus necesi­dades
   
5. Revis­ar los seguros
   

1. Por qué contar con un proveedor de imagen y sonido

Un provee­dor de ima­gen y sonido es impre­scindible para un even­to con vocación de ser mem­o­rable. Este ase­gu­ra el cor­rec­to desar­rol­lo de tu even­to a niv­el audio­vi­su­al. Dis­eño de escenografía, ilu­mi­nación, sonorización… Su papel es hac­er que tus artis­tas, ponentes, etc. —ele­men­tos cen­trales de un even­to de éxi­to— destaquen. Garan­ti­za tam­bién que estos den lo mejor de sí mis­mos para el públi­co. El provee­dor audio­vi­su­al tam­bién acon­se­ja a su cliente sobre mate­r­i­al especí­fi­co y de cal­i­dad para crear la magia del even­to.

2. Redactar un briefing lo más exhaustivo posible

El provee­dor de ima­gen y sonido tiene que estu­di­ar en pro­fun­di­dad el brief­ing que le entregues para ofre­certe solu­ciones que se adapten a tus necesi­dades de la mejor for­ma posi­ble. Nece­si­ta esta infor­ma­ción clara tam­bién para deter­mi­nar cuál es el mate­r­i­al ade­cua­do en fun­ción del espa­cio, el for­ma­to de even­to, el número de asis­tentes esti­ma­do, el tiem­po que se espera que haga ese día, tu pre­supuesto, el resul­ta­do esper­a­do… Para dis­eñar su ser­vi­cio, nece­si­ta ten­er en cuen­ta todos estos ele­men­tos.

En lo que respec­ta al sonido, por ejem­p­lo, la dis­per­sión del mis­mo varía mucho en fun­ción de los cri­te­rios que acabamos de citar, lo que puede ten­er con­se­cuen­cias en lo bien que oirá el públi­co según dónde se ubique. Además, el provee­dor ten­drá que insta­lar el mate­r­i­al con soportes sóli­dos y pro­tec­ciones para que esté seguro en caso de vien­to, llu­via o para proyec­ciones espe­ciales como, por ejem­p­lo, al bor­de de una pisci­na.

3. Detallar con claridad el resultado esperado

Aunque pon­gas en esce­na al mejor grupo de músi­ca del mun­do o al ponente estrel­la de tu sec­tor, si la pre­sentación audio­vi­su­al no está a la altura de las expec­ta­ti­vas del públi­co, este últi­mo no se sumer­girá ple­na­mente en la expe­ri­en­cia. Es impor­tante que expon­gas de la for­ma más clara posi­ble a tu provee­dor el resul­ta­do visu­al y audi­ti­vo que esperas para que te pue­da decir si es capaz de respon­der a tus expec­ta­ti­vas y evi­tar así sor­pre­sas desagrad­ables por mala com­pren­sión.

Aun así, evalúa su prop­ues­ta. Un pre­cio des­or­bita­do o la prome­sa de un resul­ta­do extra­or­di­nario no son garan­tías. Pide var­ios pre­supuestos y man­tén con­ver­sa­ciones con var­ios provee­dores para val­o­rar cuál cubrirá mejor tus necesi­dades y expec­ta­ti­vas con el pre­cio más jus­to.

4. Equiparse con el material más adaptado a tus necesidades

Un provee­dor audio­vi­su­al cuen­ta con un aban­i­co más o menos amplio de todo tipo de mate­r­i­al en stock. En lo que se refiere al sonido, el equipamien­to puede ir des­de unos sen­cil­los altav­o­ces para un even­to pequeño has­ta el line array —sis­tema for­ma­do por una red de potentes altav­o­ces uti­liza­do en el mon­ta­je de fes­ti­vales—. En cuan­to a la ilu­mi­nación, puede ir des­de la ilu­mi­nación sen­cil­la de un esce­nario has­ta la proyec­ción de vídeo, inclu­so el video map­ping —proyec­ción de vídeo sobre super­fi­cies como pueden ser edi­fi­cios, cre­an­do un gran efec­to artís­ti­co.

Cuan­to mejor equipa­da esté la empre­sa, más fácil será que pue­da respon­der a tus necesi­dades, ya que según la con­fig­u­ración de tu even­to, el mate­r­i­al nece­sario puede vari­ar mucho. Tam­bién es impor­tante con­tar con buenos téc­ni­cos; más allá del mon­ta­je, si el uso del mate­r­i­al es com­ple­jo, es posi­ble que nece­sites con­tar con téc­ni­cos durante tu even­to. Tam­bién es bue­na idea con­tar con alguien for­ma­do en el uso de este tipo de mate­r­i­al en tu equipo, por si fuera nece­saria su inter­ven­ción.

5. Revisar los seguros

El provee­dor tiene que estar ase­gu­ra­do con­tra el robo, rotu­ra de mate­r­i­al y con­tra todo tipo de inci­dente. Los téc­ni­cos de luz y sonido que tra­ba­jan con el provee­dor, en muchas oca­siones son microem­pre­sas o autónomos y es impor­tante que estén acred­i­ta­dos para tra­ba­jar con insta­la­ciones eléc­tri­c­as, por ejem­p­lo, además de cubier­tos en caso de acci­dente.

Ya tienes todas las car­tas para escoger el provee­dor ade­cua­do de ima­gen y sonido para tu concier­to, con­fer­en­cia, obra de teatro, fies­ta… Hay otras her­ramien­tas que pueden facil­i­tarte la vida y esta es la mis­ión de Weezevent. Des­cubre nues­tras solu­ciones de ven­ta de entradas online, con­trol de acce­so, cash­less y CRM hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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