Un evento para tus empleados, un congreso, un seminario, una fiesta para clientes y clientes potenciales… los eventos profesionales son necesarios y un gran motor para tu negocio.
Ya sea para agradecer, celebrar, unir al equipo, fidelizar o anunciar un nuevo producto, existen numerosas ocasiones en las que celebrar un evento profesional. Esto requiere preparación, un poco de inspiración y organización. Y tanto evento, a veces, tenemos una sensación de déjà-vu, de falta de originalidad.
En este artículo, te damos cuatro consejos e ideas para que tu evento de empresa sea un éxito.
Índice
- Celebrar el evento en un espacio fuera de lo común
- Incluir animación
- Responder a las necesidades de los invitados
- Incentivar la conversación y la relación
1. Celebrar el evento en un espacio fuera de lo común
¡Haz que todos recuerden tu evento llevándolos a un espacio nunca visto, inusual, original o inesperado!
Para un evento interno
Salir de la oficina para un evento interno solo puede ser beneficioso, ya sea para un team building, un grupo de trabajo u otro. Cada vez son más los espacios, en principio no destinados a eventos de empresa, que empiezan a acoger este tipo de evento: lofts, bares y restaurantes, cafeterías, galerías de arte… También surgen nuevos espacios de coworking y de co-meeting, cada vez más numerosos, que alquilan sus instalaciones. Una fiesta o un evento de empresa en este tipo de entornos favorece un ambiente más informal, en un entorno diferente, fuera de la oficina, para que los empleados se relacionen fuera de su rutina diaria.
Para un evento con clientes
Recibir a tus clientes en un lugar diferente, original y lejos de la imagen “corporativa”, también es una forma de llamar la atención de clientes y clientes potenciales y hacer que te recuerden. El espacio tiene que encajar con la imagen de la empresa o de la fiesta. Es una buena ocasión para crear una temática a partir del espacio o a la inversa, buscar un espacio qué refleje la temática escogida.
La marca de tu empresa puede ser un elemento clave: si tu empresa se posiciona como innovación, cultura, deporte… La elección del espacio puede hacerse pensando en el ADN de la empresa o la imagen que quiere comunicar.
Ideas de espacios originales para tu evento profesional
- Un complejo deportivo (estadio de fútbol, piscina, pista de hielo, dojo…)
- Un lugar festivo temático (cabaret, recreativos…)
- Un comercio cerrado para vosotros (tienda de ropa, restaurante, concept store…)
- Un espacio cultural (museo, teatro, galería de arte, ópera…)
- Un espacio móvil (party bus, barco o, por qué no, ¡un avión!)
- Un lugar con vistas (rooftop, vistas a un monumento, desde un monumento, vistas 360ª…)
2. Incluir animación
Evitar la sensación de «mero espectador»
Para que los asistentes recuerden tu evento, las marcas y el propio público, cada vez piden más interacción, ya sea con la marca, el producto, los empleados… ¡Siempre desde una óptica de no ser meros espectadores!
Salir del marco profesional para un evento original
Despertar el interés, crear cohesión y unir al equipo Es algo que se puede hacer a través de talleres o animaciones, retos o ponencias que, de nuevo, se salgan de lo común y del sector profesional. No dudes en llevar tus ideas hacia universos completamente diferentes del de tu empresa.
Unir al equipo gracias a la originalidad
Las actividades de las convenciones cada vez son más diversas. ¡Se ven actividades temáticas de todo tipo! Hoy en día las empresas ofrecen a sus empleados eventos como actividades deportivas, creativas, atípicas, como pueden ser los skape games, talleres de cocina, de elaboración de cerveza, clases de música, juegos dramáticos, realidad virtual… Existen miles de ideas para unir los equipos.
Para presentar un nuevo producto, se puede mostrar el proceso de creación de este, el conocimiento y saber hacer que puede existir detrás del mismo ( artesanía, tecnología…), ofrecer actividades que permitan utilizar el producto y comprender su uso, etc.
Utilizar la tecnología
Digitaliza tu evento, ya sea mediante el pago cashless y la interacción a través de herramientas como los chips NFC, interacción online, realidad aumentada, inteligencia artificial o cualquier tipo de juego interactivo , etc.
¡A las marcas no les falta imaginación! no tengas miedo de hacer lo mismo en tus eventos profesionales.
3. Responder a las necesidades de los invitados
Anticiparse a las expectativas de tus invitados e ir más allá
En función del lugar, la fecha y el horario escogidos ya puedes imaginar algunas de las expectativas que tendrán tus invitados. Por ejemplo: la comida, el desarrollo del evento, el tipo de espacio (interior o al aire libre), las actividades típicas.
Aunque algunas de estas expectativas no podrás (ni deberás) dejarlas de lado ( comodidad y seguridad, para empezar), sí podrás sorprenderlos cambiando cosas a las que todos estáis acostumbrados por eventos previos de tu empresa o en general.
¡Piensa en grande y sé creativo!
¡La originalidad puede estar en todas partes: en las comidas, el contenido del evento, los invitados, las ponencias, la decoración, la forma de vestir…
Prever el número de invitados
Se acabaron las listas en Excel para hacer un seguimiento del número de invitados confirmados y por confirmar. Hoy en día es posible realizar un seguimiento en tiempo real a través de plataformas de inscripción, invitación o de venta de entradas online. Una vez in situ, realiza un control de acceso escaneando las entradas desde tu móvil, con terminales de control profesionales o un listado descargable para un control manual.
De esta forma obtendrás todos los datos necesarios para conocer en profundidad a los asistentes, sus necesidades para el evento, o cualquier otro dato que te interese recoger a través del formulario de inscripción, así como la posibilidad de avisarles sin gran esfuerzo en caso de cambios.
Contar con un presupuesto adecuado
El presupuesto es fundamental para poder organizar correctamente el evento profesional original que has imaginado.
Preparar el presupuesto de un evento es un paso clave que permite contrastar de forma realista lo que te gustaría hacer con los medios de los que dispones.
¿Tu presupuesto es bajo? Descubre nuestros consejos para organizar un evento si no tienes mucho presupuesto.
Truco: Para ahorrar, organiza mejor un evento diurno que nocturno y entre semana mejor que en fin de semana.
4. Incentivar la conversación y la relación
Un evento profesional suele ser el entorno en el que conocer y crear lazos con futuros colaboradores y socios, además de clientes potenciales y compañeros del sector.
Siempre es importante crear un entorno que favorezca la conversación, un espacio más tranquilo, momentos específicos para ello. Se trate de una fiesta o un evento de empresa, de forma natural se dará el networking, Pero si el evento lo tiene en cuenta en su estructura, siempre será más agradable y provechoso para los asistentes. Insistimos, no dudes en crear espacios físicos y temporales que inviten a la conversación.
De hecho es uno de los objetivos posibles de la organización de tu evento profesional, especialmente en caso de presentaciones con clientes potenciales, un evento para la contratación de personal o la integración de nuevos empleados. Asimismo, en algunos casos, las actividades poco convencionales pueden ayudar a romper el hielo.
Organiza tú también tu evento profesional de forma sencilla, con Weezevent, pinchando en el siguiente botón:
