Devenues incontournables ces dernières années, les conférences TEDx se sont popularisées. Chefs d’entreprise, coachs, entrepreneurs, sportifs de haut niveau, écrivains, acteurs ou stars, c’est un événement à part entière et unique en son genre. Si le prestige de ces conférences n’est plus à démontrer, organiser un événement TEDx demande une grande planification et une préparation minutieuse mobilisant un grand nombre de personnes.
Voici toutes les étapes à considérer pour organiser une conférence TEDx avec succès !
Sommaire
1. Qu’est-ce qu’une conférence TEDx ?
Il convient tout d’abord de bien comprendre ce que sont les conférences TEDx. Organisées depuis 2009, l’acronyme de TEDx signifie « Technology, Entertainment, Design ». Ces événements étaient initialement organisés pour des sujets technologiques mais se sont progressivement ouverts à tout type de domaine : arts, science, philosophie, sport, bien-être, nutrition, entrepreneuriat, etc. La multidisciplinarité est définitivement le maître mot des conférences TEDx : l’objectif final de ces conférences étant de mettre en lumière les idées pouvant changer le monde.
Popularisées sur YouTube, les conférences TEDx sont visionnées par des millions de personnes à travers le monde et l’enthousiasme porté sur ces événements ne diminue pas. S’il est tout à fait possible d’organiser une conférence TEDx près de chez vous, de nombreux éléments sont à prendre en compte.
2. Déterminer l’emplacement et la date
Tout d’abord, vous devez déterminer l’endroit où se tiendra la conférence et la date à laquelle elle aura lieu. Assurez-vous que l’emplacement puisse accueillir suffisamment de participants et dispose de toutes les installations nécessaires, telles qu’une scène, des projecteurs, une sonorisation et une connexion internet fiable. Il est conseillé d’organiser une conférence TEDx dans une salle habituée à recevoir des événements similaires et accueillir du public. Cela peut être une salle de cinéma, un auditorium, un amphithéâtre dans une université…
3.Constituer une équipe
La mise en place d’une équipe est essentielle à la réussite d’une conférence TEDx. Vous aurez besoin d’une équipe pour s’occuper de la logistique, de la programmation, de la communication et de la production de l’événement. Assurez-vous d’avoir assez de personnes mobilisées avant, pendant et après votre événement. Pensez à proposer à des étudiants de vous aider en tant que bénévoles, c’est souvent un événement qui attire et dont l’expérience est unique et recherchée.
4. Obtenir une licence TEDx
Pour organiser une conférence TEDx, vous devez obtenir une licence TEDx. Pour cela, rendez-vous sur le site web TEDx et choisissez le formulaire de demande qui correspond à votre événement puis remplissez-le. La licence TEDx, qui est payante, vous permettra d’utiliser le nom et le logo de TEDx et de bénéficier du soutien de la communauté TED.
5. Établir un budget prévisionnel
Il peut être difficile de gérer le budget d’un événement comme une conférence TEDx. S’il s’agit d’un événement coûteux, assurez-vous de réaliser un budget prévisionnel pour éviter toute mauvaise surprise.
Vous pouvez également rechercher des sponsors pouvant vous aider dans l’organisation de votre événement. Les possibilités sont nombreuses, collaboration financière, partenariat en nature (prêt de matériel, t-shirts, marketing, etc.).
Dressez d’abord une liste de tous les coûts anticipés liés à votre événement, y compris :
- La location du lieu
- Le budget photo : Photos et vidéos (pendant et après l’événement)
- Le marketing et la communication (signalisation, documentation, cadeaux)
- La gestion et l’accueil des conférenciers (hébergement, transport, etc.)
- La restauration (collations/déjeuners pendant l’installation, boissons le jour de l’événement)
- L’administration et les différentes directives (fournitures, mobilier, décoration, etc.)
- L’exposition publique (billets d’entrée, activités, exposition, etc.)
Que votre événement soit payant ou non, proposez un service d’inscription ou de billetterie en ligne, cela facilitera votre organisation et vous permettra de gérer au mieux les participants. Cela favorisera également la participation du public, pouvant s’inscrire rapidement et facilement à votre conférence TEDx.
6. Trouver des intervenants
Les intervenants sont bien entendu l’élément central d’une conférence TEDx. Trouvez des personnes passionnantes et passionnées (chefs d’entreprise, écrivains, hommes ou femmes politique, chercheur, sportif de haut niveau, acteur…). L’objectif est de transmettre une expérience, une connaissance sur un sujet bien spécifique et unique.
7. Organiser la logistique
Comme mentionné précédemment, vous devez prendre en charge la logistique de la conférence, y compris :
- la réservation de l’emplacement
- la location de l’équipement
- la nourriture et les boissons
- la sécurité
8. Promouvoir l’événement
Pour attirer le plus de personnes possible à votre événement, la promotion de ce dernier est essentielle. Une conférence TEDx n’est pas une conférence comme les autres, mettez les moyens en œuvre pour communiquer de la bonne façon sur celle-ci. Utilisez les réseaux sociaux, les e-mails, un site internet, les affiches, etc. pour faire connaître votre événement.
9. Idées de conférences TEDx à organiser
Enfin, voici une liste non exhaustive d’idées pour vos conférences TEDx :
- Comment la technologie transforme notre façon de vivre et de travailler ?
- La santé mentale et l’importance de la prise en charge de soi
- Comment la créativité peut nous aider à résoudre les problèmes mondiaux les plus pressants ?
- Les changements climatiques : comment la communauté scientifique et le grand public peuvent travailler ensemble pour trouver des solutions durables
- L’avenir de l’éducation : comment repenser l’apprentissage pour un monde en constante évolution
- L’impact des réseaux sociaux sur la communication et la société
- Comment surmonter les obstacles pour atteindre le succès personnel et professionnel ?
- L’importance de la diversité et de l’inclusion dans notre monde en constante évolution
- Les perspectives futures sur l’intelligence artificielle et son rôle dans notre société
- Les impacts des nouvelles technologies (IA, blockchain, réalité virtuelle…)
Utilisez notre solution d’inscription et billetterie en ligne pour gérer au mieux les participants à votre conférence TEDx. Garantissez la sécurité de votre événement en mettant en place un contrôle d’accès le jour J à l’aide de WeezAccess !
