Independientemente de su tamaño, todo festival necesita un plan de negocio sólido y bien elaborado. Elaborar un plan de negocio para un festival puede llevar algún tiempo, pero el esfuerzo merece la pena. Con la ayuda de un plan de negocio sólido, puedes definir la finalidad y los objetivos de tu evento, puedes evaluar su viabilidad financiera y su potencial, y puedes determinar los recursos necesarios para llevarlo a cabo.
Tu plan de negocio ha de ser completo y contener información suficiente para responder a las preguntas de posibles socios, autoridades locales o nuevos miembros del equipo.
Aquí tienes algunas pautas para redactar un plan de negocio a la hora de organizar tu festival.
Índice
1. Redactar un resumen
El resumen ejecutivo tiene que contener una descripción completa pero condensada de tu festival y servirá para presentar tu organización y tu festival. La extensión mínima ha de ser de una página y tiene que informar a los lectores de los siguientes puntos:
- El contenido de tu evento.
- El lugar de celebración y la fecha.
- Los objetivos y la misión de tu festival.
- El público objetivo.
- La implicación de las partes interesadas.
- Los beneficios que aporta al entorno.
- Tu presentación personal.
- Los ingresos y gastos previstos.
La presentación de la estructura de la empresa y del equipo de tu evento desempeñará un papel importante a la hora de convencer a los inversores.
2. Evaluación de costes
Tienes que calcular los costes de todos los gastos necesarios para producir el evento. Esto incluye el alquiler del local, los costes de producción (alquiler de equipos, escenario, luz y sonido), los costes de personal (artistas, técnicos, personal de seguridad y limpieza), los costes de marketing y los seguros. Investiga para obtener presupuestos y estimaciones precisas de todos los gastos.
3. Realización de un estudio de mercado
Tienes que realizar un estudio de mercado para evaluar la demanda de tu festival. Tienes que conocer las tendencias actuales del mercado y las preferencias de tu público objetivo.
Conviene recopilar datos sobre el perfil de los asistentes a eventos similares, sus expectativas y preferencias musicales, pero también conocer la competencia y otros festivales de tu zona.
4. Preparación de la estrategia de marketing
¿Cómo vas a publicitar tu evento? En esta sección definirás tu estrategia de venta de entradas:
- Posicionamiento: Define tu promesa y cómo posicionar tu eventoen relación conla competencia.
- Presupuesto: Calcula cuántocostará promocionar elevento de forma global.
- Canales: Especifica qué canales (como correos electrónicos, publicidad en papel, marketing en buscadores y redes sociales) tienes previsto utilizar para promocionar el evento y llegar a tu público.
- Venta de entradas: Indica el precio de las entradas y cómo piensas venderlas.
Por lo tanto, tienes que desarrollar una estrategia de marketing que incluya los canales publicitarios más eficaces para llegar a tu público objetivo, incluidas campañas en redes sociales, publicidad en medios locales, asociaciones con patrocinadores y concursos y ofertas especiales. El objetivo final del plan de marketing debe incluir una estrategia para dar a conocer tu evento y atraer asistentes.
5. Desarrollo de un plan operativo
Es necesario elaborar un plan operativo para el día del festival. El plan tiene que incluir toda la información relativa a la logística, la seguridad, el personal, la venta de entradas, el horario de las actuaciones, el catering, el acceso al recinto y los servicios.
Tendrás que trabajar en estrecha colaboración con proveedores y colaboradores para garantizar el buen funcionamiento el día del evento.
6. Elaboración de un plan financiero
Tienes que desarrollar un plan financiero que tenga en cuenta los ingresos, costes y beneficios previstos. Este plan debe incluir un presupuesto estimado, un estudio de viabilidad y una estimación de las inversiones necesarias para poner en marcha el festival. También tienes que elaborar proyecciones de ventas e ingresos para determinar las previsiones de beneficios a corto y largo plazo.
El desglose del presupuesto de tu festival te permitirá hacer una previsión de la rentabilidad de tu festival. Es posible que no dispongas de un presupuesto definitivo en el momento de crear este documento. Así que asegúrate de actualizarlo con la información más reciente a medida que vayas avanzando (especialmente una vez finalizado el festival).
7. Nuestros consejos
Tu plan de negocio es un documento esencial y estratégico, pero también refleja la identidad de tu festival. Por lo tanto, el lenguaje utilizado debe ser siempre profesional, pero también ha de ajustarse al tipo de festival y la marca.
Cada año se crean más festivales, lo que significa que, para destacar, hay que tener claro qué es lo que te hace diferente. También tienes que mostrar las oportunidades de mercado de tu festival para colaboradores y patrocinadores.
Recuerda que el plan de negocio de tu evento es un documento vivo y en constante evolución. Actualízalo con cualquier cambio o contratiempo.
Con Weezevent, organiza tu festival de forma fácil y segura gracias a nuestros sistemas de venta de entradas online, control de acceso, pago cashless y nuestras herramientas de marketing y CRM.
