Las jornadas de puertas abiertas son una estrategia de marketing atractiva y eficaz, tanto si eres una empresa como un colegio o una asociación.
El objetivo de una jornada de puertas abiertas es, por lo general, informar al público, los clientes o los clientes potenciales sobre tus actividades, tu organización, tu actividad principal y presentar a tu equipo y tus instalaciones. Se trata de una verdadera operación de comunicación cuya estructura tienes que estudiar cuidadosamente para alcanzar tus objetivos: mejorar tu imagen de marca, comercializar tus servicios, presentar tus productos, captar nuevos clientes, interactuar con colaboradores, llamar la atención sobre tus iniciativas y, por qué no, captar colaboradores potenciales.
¿Quieres organizar una jornada de puertas abiertas pero no sabes cómo hacerlo? Aquí tienes algunos consejos y trucos que te ayudarán.
Índice
1. Elige una fecha
El primer paso consiste en definir una fecha. Por supuesto, tiene que ser la mejor fecha para atraer al mayor número de asistentes posible. Si eres una empresa o una universidad, escoge mejor un día al final de la semana, como el jueves o el viernes, antes del fin de semana. Evita las vacaciones escolares, los puentes o los días festivos.
2. Define tus objetivos
Para que tu jornada de puertas abiertas sea un éxito, es importante determinar qué quieres conseguir con el evento: tus objetivos finales.
● ¿Quieres dar a conocer tu empresa?
● ¿Generar clientes potenciales?
● ¿Simplemente informar a los asistentes sobre tus productos o servicios?
También puede ser el momento adecuado para mostrar tus instalaciones, tu planta de producción, tus aulas si se trata de una universidad, etc.
3. Dirígete a tu público objetivo
Suele ser difícil saber de antemano quién asistirá a tus jornadas de puertas abiertas. Aun así, crea una lista de invitados y envía invitaciones personalizadas a tus principales clientes, clientes potenciales, colaboradores y otras personas que puedan estar interesadas en tu organización. Si quieres conocer mejor el perfil de los posibles asistentes de tu evento, ofrece un servicio de inscripción online solicitando algunos datos personales (dirección de correo electrónico, etc.).
4. Programar entretenimiento
Para satisfacer a todos los perfiles y asistentes, ofrece actividades variadas. Si eres una empresa del sector industrial, muestra cómo funciona tu proceso de producción, cómo mantienes la calidad y cómo trabajan tus empleados en su día a día. Ofrece también experiencias poco comunes como la realidad virtual o vídeos cortos de presentación, por ejemplo. Hazles también un regalo de bienvenida en forma de un objeto promocional útil para que se acuerden de ti cuando lleguen a casa (taza, bolígrafo, llavero…).
5. Planifica tus necesidades logísticas
Esto puede incluir el alquiler de un espacio, la contratación de mobiliario y equipos informáticos o de sonido, la instalación de stands, la preparación de comida y bebida, y la contratación de personal adicional si fuera necesario. En cuanto al personal, plantéate la posibilidad de recurrir a voluntarios.
6. Comunica sobre tu jornada de puertas abiertas
Una buena comunicación es esencial para el éxito del evento: utiliza las redes sociales (especialmente LinkedIn si eres una empresa), correos electrónicos y otros canales tradicionales (medios de comunicación, folletos, carteles…) para anunciar tu jornada de puertas abiertas con suficiente antelación. No olvides recordar la fecha, el lugar exacto y la hora del evento.
7. Elaborar un presupuesto
Aunque una jornada de puertas abiertas puede no ser muy cara en comparación con otros eventos de empresa, tienes que elaborar un presupuesto estimado con los costes totales (alquiler de material, personal, comida y bebida…).
Como el objetivo de una jornada de puertas abiertas no es generar ingresos directos, lógicamente tendrás más gastos, por lo que es importante tenerlos en cuenta de antemano y reservar una cierta cantidad de dinero. Sin duda, también puedes buscar patrocinadores que te ayuden con la parte económica de tu evento.
8. Organizar eventos paralelos
Implica a los asistentes en actividades paralelas como juegos o concursos que animen a la gente a interactuar con tu empresa y conocer mejor tus productos o servicios. Por ejemplo, puedes organizar una rifa o un stand de descubrimiento (productos locales, empresas colaboradoras locales, etc.), en función de tus objetivos y del contexto de tu jornada de puertas abiertas.
Asegúrate también de que todo el personal que participe en tu jornada esté formado y bien informado sobre los productos o servicios de tu empresa y su actividad. Esto les permitirá responder a las preguntas de los visitantes y crear una experiencia positiva para los asistentes.
Para la organización de tu jornada de puertas abiertas, utiliza las soluciones de Weezevent: inscripción online, control de acceso y herramientas de marketing.
