Vous avez entendu parler de la technologie RFID pour les événements mais vous ne savez pas comment elle fonctionne et ce qu’elle peut vous apporter ? Découvrez dans cet article les principaux avantages et utilisations de cette technologie qui va révolutionner votre gestion événementielle.
Sommaire
1. Qu’est-ce que la technologie RFID événementielle ?
La technologie RFID est un système qui permet le stockage et la communication de données par radiofréquence. Elle est très utile lors d’événements pour diverses utilisations, comme nous allons le voir ci-dessous.
Les informations relatives aux participants sont stockées sur une puce ou une étiquette RFID ou NFC placée sur leur bracelet cashless. Grâce à des lecteurs RFID et des logiciels spécifiques, ces données peuvent être lues, modifiées et gérées d’une manière utile pour les participants, les organisateurs et les sponsors.
2. Utilisations des puces RFID pour les événements
La technologie RFID a des utilisations différentes selon le type d’événement et ses caractéristiques, mais nous nous concentrerons sur deux utilisations principales : le contrôle d’accès et le paiement cashless.
Les données principalement stockées sur le bracelet RFID, en particulier lors de festivals de musique ou d’événements d’entreprise, sont les droits d’accès des participants et l’argent chargé sur leur compte cashless, qu’ils dépensent pour leurs consommations. Chaque barman dispose d’un lecteur RFID qui peut lire les informations contenues dans la puce et y inscrire de nouvelles informations, comme la mise à jour du solde disponible.
3. La RFID pour les organisateurs d’événements : quels avantages ?
Paiements et contrôle d’accès plus rapides : moins de files d’attente
L’avantage le plus connu de l’utilisation de la technologie RFID lors d’événements est qu’elle permet à l’événement ou au festival de réduire les files d’attente à tous les points stratégiques ! Les flux de participants sont ainsi plus rapides, tant à l’entrée du site qu’aux bars.
Du point de vue des participants, il est clair que la réduction du temps passé à faire la queue est un grand avantage, laissant plus de temps pour profiter de l’événement, mais c’est également très bénéfique pour les organisateurs :
- La réduction des files d’attente au contrôle d’accès permet aux participants de présenter leurs billets et d’obtenir l’accès de manière fluide, ce qui augmente la sécurité de l’événement. Plus vite ces personnes peuvent accéder au lieu, plus vite elles peuvent commencer à consommer, à profiter des activités que vous leur avez préparées, à communiquer… C’est aussi une question d’image !
- La réduction des files d’attente dans les bars augmente le potentiel de service et rend le personnel disponible pour prendre plus de commandes et effectuer les paiements plus rapidement, ce qui se traduit par une augmentation des ventes.
Contrôle de la capacité et des zones restreintes
Outre leur utilisation aux entrées, les bracelets RFID peuvent également être d’une grande utilité pour contrôler la capacité (à condition que les entrées et les sorties soient soigneusement contrôlées) et l’accès aux zones restreintes telles que les coulisses ou les zones VIP. Les droits d’accès de chaque participant sont inscrits sur le bracelet, de sorte que le lecteur RFID permet d’autoriser ou de refuser l’accès à une zone donnée. Ce qui est beaucoup plus facile, rapide et sûr que de vérifier visuellement des bracelets de différentes couleurs !
Un système sûr et fiable
Le système de paiement cashless et de contrôle d’accès RFID de Weezevent est robuste, avec une triple protection (bracelets, lecteurs et système lui-même). Cela garantit la tranquillité d’esprit de tous.
Il permet également de concentrer la gestion de l’argent liquide sur certains points de recharge des bracelets (sauf lors d’événements en ligne 100% cashless, où l’argent liquide est totalement éliminé – encore mieux !), ce qui contribue à améliorer la sécurité de l’événement.
Augmentation des ventes et des revenus
L’utilisation d’un système RFID cashless lors de votre événement vous permet d’augmenter vos revenus, de manière plus ou moins directe :
La plus directe est l’augmentation des ventes : en réduisant les files d’attente aux bars, vous vendrez davantage de nourriture et de boissons lors de votre événement. Vous pourrez également proposer des promotions personnalisées, et ainsi fidéliser votre public.
Il convient également de noter ce que la technologie cashless RFID peut vous apporter par le biais de vos sponsors : vous disposez désormais d’un nouveau support de communication (le bracelet RFID) sur lequel vous pouvez leur proposer d’afficher leur marque. Les informations que vous recueillez grâce à ce système peuvent également être utiles à vos sponsors en les aidant à mieux planifier leurs activations de marque.
Business Intelligence : suivi des données en temps réel
De nos jours, la technologie peut générer un grand nombre de données intéressantes pour votre événement. En particulier, avec le contrôle d’accès et le paiement cashless RFID, vous collectez et générez des données qui vous permettent d’analyser l’activité de votre événement par point de vente, par serveur, par période, etc. Utilisez ces précieuses informations à bon escient pour optimiser vos ressources et lancer des actions dans divers domaines, tels que l’organisation, la communication et la fidélisation des participants.
Disposer d’un tableau de bord vous permettant d’observer ce qui se passe en temps réel est très utile pour prendre des décisions immédiates, mais la technologie RFID vous permettra également d’accumuler ces informations et de les analyser en profondeur une fois l’événement terminé.
4. La RFID pour les participants : quels avantages ?
Rapidité de rechargement du bracelet cashless RFID et de l’achat d’articles
Avec le système RFID, les participants remarqueront la différence. En entrant dans l’événement, ils recevront leur bracelet RFID cashless qui leur donnera accès aux zones prévues et leur permettra d’acheter des articles sans avoir à faire la queue ou à s’inquiéter pour leur portefeuille.
Selon la configuration de l’événement, les participants pourront recharger leurs bracelets RFID cashless avant et pendant l’événement, en ligne ou dans des points de recharge physiques. S’ils ont rechargé leur compte cashless avant l’événement, ils pourront acheter de la nourriture et des boissons dès leur arrivée.
Contrôle des dépenses et demandes de remboursement rapides et sécurisées
La création d’un compte cashless en ligne permet aux participants de contrôler leurs dépenses, puisqu’ils peuvent vérifier leur solde et l’historique de leurs achats à tout moment.
De plus, après l’événement, ils peuvent facilement demander le remboursement du solde restant, selon les conditions fixées par l’événement.
Une bonne communication est essentielle à cet égard, car elle permet aux participants d’utiliser au mieux le système. Si vous leur expliquez clairement qu’ils peuvent recharger en ligne avant l’événement pour gagner du temps et qu’ils peuvent demander le remboursement du solde non dépensé, ils rechargeront plus d’argent en une seule fois et consommeront sans réfléchir à chaque achat.
Offrez l’expérience digitale que les participants recherchent
Les participants aux événements exigent de plus en plus une expérience complète, pratique et digitale. L’utilisation de la RFID cashless a déjà pris racine, devenant une habitude de consommation, notamment lors des festivals. Preuve en est le taux de recharge des bracelets RFID en ligne, qui augmente d’année en année.
Améliorez l’expérience VIP
Les amateurs d’événements sont de plus en plus exigeants, mais ils sont également prêts à payer plus pour obtenir l’expérience qu’ils recherchent. C’est pourquoi le public VIP augmente chaque jour, comme nous l’avons constaté lors des festivals avec lesquels nous travaillons.
La technologie RFID et notre solution sans argent liquide permettent de gérer ces groupes de personnes, petits mais importants, qui n’appartiennent pas au grand public parce qu’ils ont acquis des droits supplémentaires. Les informations figurant sur leur bracelet RFID sont tout ce dont ces participants ont besoin pour bénéficier d’avantages tels que l’accès à des zones réservées.
5. Comment mettre en place un système cashless RFID pour son événement ?
La technologie RFID peut aider les événements à aller un peu plus loin dans leur gestion et dans la relation avec les participants. Malgré les nombreux avantages de cette technologie, il est important de se rappeler que la façon dont vous mettez en œuvre et utilisez une technologie est aussi importante, sinon plus, que la technologie elle-même.
Découvrez nos retrospectives des grands événements auxquels Weezevent a participé:
BIS Festival:
– BIS de Nantes 2018
– BIS de Nantes 2020
MaMA Festival:
– RDV au MaMA 2017
– RDV au MaMA 2018
– RDV au MaMA 2019
– RDV au MaMA 2020
– Retrospective MaMA 2017
– Retrospective MaMA 2018
– Retrospective MaMA 2019
TransMusicales:
– Retour sur les Transmusicales 2017
– Retour sur les Transmusicales 2018
– Retour sur les Transmusicales 2019
Standon Calling
– Retour sur le Standon Calling 2019
EURO 2016
– Fan Zone Euro 2016
Papillon de Nuit
– Retour sur le Papier de Nuit 2020
Nos experts vous accompagnent pas à pas et partagent avec vous les meilleures pratiques observées lors de notre expérience avec une multitude d’événements de tous types et de toutes tailles, que ce soit en termes de paiement cashless, de contrôle d’accès ou encore de billetterie en ligne.
