Festival Papillons de Nuit : dans les coulisses du report de son édition 2020

Ini­tiale­ment prévu du 29 au 31 mai 2020, le fes­ti­val Papil­lons de Nuit a rapi­de­ment reporté son édi­tion annuelle au week-end du 21 au 23 août après les annonces des mesures pris­es pour lut­ter con­tre l’épidémie de COVID-19. Com­ment les organ­isa­teurs ont pu décider aus­si rapi­de­ment ? Qui est mobil­isé pour que cette édi­tion ait lieu coûte que coûte ? Toutes les répons­es aux ques­tions que vous vous posez sont dans cet arti­cle. Plongez en exclu­siv­ité dans les couliss­es de ce report à tra­vers un entre­tien avec Pierre-Olivi­er Made­laine, Admin­is­tra­teur du fes­ti­val.

À la surprise générale, votre décision de reporter l’édition 2020 de Papillons de Nuit a été prise très rapidement. Comment cela s’est-il passé concrètement ?

La sit­u­a­tion était par­ti­c­ulière car nous tenions notre con­férence de presse pour annon­cer le pro­gramme du fes­ti­val le jeu­di 12 mars, 1h avant le pre­mier dis­cours d’Emmanuel Macron à pro­pos de l’épidémie de Covid19. Tout le monde ne nous par­lait que de ça, à com­mencer par les jour­nal­istes, pour savoir si nous allions main­tenir ou annuler le fes­ti­val. Jusqu’à ce moment-là nous con­tinuions de croire que tout allait se pass­er nor­male­ment. Nous ne par­lions pas d’annulation et un report était inen­vis­age­able. La tâche parais­sait colos­sale.

Ensuite, le dis­cours du Prési­dent de la République nous a fait réfléchir et les mesures se sont dur­cies dans la foulée, le week-end du 14 – 15 mars : fer­me­ture des écoles, des com­merces, des bars et de tous les lieux de spec­ta­cle. À ce moment-là nous nous sommes dit “ça ne sent pas bon pour nous”. Nous avons donc beau­coup dis­cuté d’un plan B et le lun­di 16 mars nous avons com­mencé à son­der les tourneurs pour con­naître la disponi­bil­ité de leurs artistes. En l’espace de 2 jours, nous avons eu de nom­breux retours posi­tifs qui nous per­me­t­taient de sauver 80% de notre pro­gram­ma­tion.

La sauvegarde de la programmation a donc été le tournant décisif ?

Oui. Nous nous sommes dit qu’un report n’é­tait plus for­cé­ment impos­si­ble. Nous avons donc con­tac­té tous nos plus grands prestataires tech­niques et logis­tiques, et ils nous ont assurés qu’ils répondraient présents pour nous accom­pa­g­n­er. Ce sont des parte­naires fidèles et ils auront besoin de tra­vailler quand l’activité redé­mar­rera. En une semaine nous avons validé la majorité de la pro­gram­ma­tion ain­si que la par­tie tech­nique et logis­tique.

Le fait d’être une asso­ci­a­tion est une force car nous avons d’abord pu dis­cuter dans un groupe restreint de 5–6 per­son­nes et cha­cun a ensuite tra­vail­lé de son côté pour véri­fi­er la disponi­bil­ité des forces de l’ordre, des pom­piers et de tout ce qui con­cerne la sécu­rité. Tous les voy­ants étaient au vert pour un report. Nous en avons pro­gres­sive­ment par­lé à tous nos prestataires. Quand nous avons eu assez d’éléments de réponse, nous avons décidé d’annoncer le report le plus vite pos­si­ble car notre pub­lic com­mençait à forte­ment s’interroger.

Le mer­cre­di 25 mars, nous avons donc annon­cé le report de l’édition 2020 au week-end du 21 – 23 août. Cela nous a per­mis de mon­tr­er que nous étions déjà au tra­vail pour pré­par­er la nou­velle date. En interne, nous sommes tous en télé­tra­vail donc cela nous per­met de rester dans l’action sans cog­iter. Cela nous donne une bonne bouf­fée d’oxygène.

Papillons de Nuit devait avoir lieu du 29 au 31 mai. La marge était-elle trop faible ?

Oui, nous nous sommes dits qu’il y avait trop peu de chances d’obtenir les autori­sa­tions néces­saires à la tenue du fes­ti­val, et quand bien même, nous auri­ons pris trop de retard dans la pré­pa­ra­tion. L’important est la sauve­g­arde du fes­ti­val. Nous nous adap­tons donc sur tout, avec les moyens du bord, et nous ne restons pas immo­biles.

Les gens sont con­tents de voir que le fes­ti­val va peut-être avoir lieu mal­gré tout, ça redonne un peu d’espoir. Faire une année blanche serait économique­ment très dif­fi­cile. Nous nous sommes dit que d’une manière ou d’une autre, comme tout le monde, nous allions per­dre de l’argent. Autant en per­dre en faisant quelque chose plutôt qu’en restant chez nous. Nous avons bat­tu notre record de fréquen­ta­tion en 2019. Nous étions par­tis pour le dépass­er de nou­veau cette année en fêtant nos 20 ans avec une super pro­gram­ma­tion. Nous auri­ons été abat­tus morale­ment d’annuler cette édi­tion du jour au lende­main. L’annonce de report a per­mis de remo­bilis­er les troupes. Tout le monde est gon­flé à bloc.

Quelles ont été les réactions parmi tous ceux qui font que P2N continue de battre des records depuis 20 ans ?

Nous avons reçu des mes­sages de sou­tien. Les gens étaient sur­pris qu’on ait réus­si à annon­cer un report aus­si rapi­de­ment. Ils savent que reporter un fes­ti­val sig­ni­fie que nous devons déplac­er des mon­tagnes. Mais cela mon­tre surtout la force de notre asso­ci­a­tion. Nous sommes réac­t­ifs et sol­idaires. Nous nous ser­rons les coudes car nous devons être capa­bles de faire de grandes choses pour notre ter­ri­toire. Nous avons aus­si la chance de pou­voir compter sur un emplace­ment acces­si­ble tout au long de l’année car ce sont des agricul­teurs locaux qui nous met­tent à dis­po­si­tion leurs ter­rains. La munic­i­pal­ité a aus­si tout mis en oeu­vre pour faciliter le report.

Nous restons mobil­isés vis-à-vis de nos 1 400 bénév­oles et 280 entre­pris­es parte­naires, de notre cen­taines de prestataire et des inter­mit­tents, et surtout pour ce que représente notre pro­jet asso­ci­atif sur le ter­ri­toire. Il y a un micro­cosme économique, social et cul­turel autour de Papil­lons de Nuit. Nous sommes un pro­jet porté par tout un ter­ri­toire, avec des retombées économiques impor­tantes. Nous ne sommes pas qu’un fes­ti­val.

Côté participants, avez-vous dû adapter votre dispositif de communication ?

Oui, tout à fait. Nous avons d’abord rédigé un arti­cle de blog le plus exhaus­tif pos­si­ble pour don­ner des répons­es claires au pub­lic. Nous avons créé une adresse e‑mail partagée entre 3–4 per­son­nes entière­ment con­sacrée aux ques­tions rel­a­tives à la bil­let­terie. Des répons­es types nous per­me­t­tent de répon­dre facile­ment à 95% des ques­tions.

Le nom­bre d’appels et d’e‑mails a aug­men­té entre la con­férence de presse et l’annonce du report. Nous avions annon­cé la pro­gram­ma­tion, les ani­ma­tions spé­ciales pour nos 20 ans… mais le pub­lic ne nous par­lait que de l’actualité et du COVID-19. Il voulait savoir si le fes­ti­val était main­tenu ou annulé. Après l’annonce du report, pen­dant 2–3 jours, nous avons eu beau­coup de ques­tions sur la valid­ité des bil­lets, les rem­bourse­ments, etc. Ça s’est calmé ensuite.

L’avenir est encore incertain pour les festivals d’été. Comment le vivez-vous ?

C’est encore trop tôt pour dire ce qu’il va se pass­er pour les fes­ti­vals d’été. Nous vivons au jour le jour mais nous pour­rons au moins dire que nous avons tout ten­té. Nous n’aurons pas de regrets à avoir car nous aurons fait tout ce que nous avons pu.

Si nous arrivons à organ­is­er l’édition 2020 de P2N coûte que coûte, nous aurons fait quelque chose d’incroyable. Il y a deux ans nous avons eu des soucis avec une tête d’affiche. L’année dernière nous avons frôlé l’annulation à cause d’une tem­pête. À chaque fois nous avons tenu bon. Nous sommes forts dans nos têtes et dans notre organ­i­sa­tion. Nous voulons le prou­ver encore une fois.

Nous remer­cions le fes­ti­val Papil­lons de Nuit de nous avoir répon­du et souhaitons du courage à ses équipes. Il en va de même pour tous les fes­ti­vals et tous les événe­ments touchés par cette crise sans précé­dent. Nos équipes sont tou­jours joignables pour vous accom­pa­g­n­er au quo­ti­di­en : Nous con­tac­ter.

Pho­tos : Nico M Pho­tographe