Cómo funciona la tecnología RFID para eventos

Cómo funciona la tecnología RFID para eventos

¿Has oído hablar de la tec­nología RFID para even­tos pero no tienes claro cómo fun­ciona y lo que te puede apor­tar? Des­cubre en este artícu­lo los prin­ci­pales ben­efi­cios y usos de esta tec­nología que rev­olu­cionará tu gestión.

Índice

    1. Qué es la tecnología RFID para eventos

    La tec­nología RFID es un sis­tema que per­mite el alma­ce­namien­to y la comu­ni­cación de datos por radiofre­cuen­cia. Esto es muy útil en even­tos para diver­sos usos, como ver­e­mos más adelante.

    La infor­ma­ción del asis­tente se alma­ce­na en un chip o tag (eti­que­ta) RFID o NFC pre­sente en su pulsera cash­less y, medi­ante lec­tores RFID y un soft­ware espe­cial­iza­do, se pueden leer, mod­i­ficar y ges­tionar estos datos de for­ma que resulte útil tan­to a los asis­tentes, como a la orga­ni­zación y tam­bién a los patrocinadores.

    2. Uso de las pulseras RFID en eventos

    La tec­nología RFID tiene difer­entes usos depen­di­en­do del tipo de even­to y de sus car­ac­terís­ti­cas, pero nos cen­traremos en dos usos prin­ci­pales, que a su vez ofre­cen grandes ven­ta­jas y for­mas de sacar­le par­tido: el con­trol de acce­so y el pago cash­less.

    Los datos más impor­tantes que se alma­ce­nan en la pulsera RFID, espe­cial­mente en even­tos como fes­ti­vales de músi­ca o inclu­so even­tos cor­po­ra­tivos, son los rel­a­tivos a los dere­chos de acce­so del asis­tente y al dinero car­ga­do en su cuen­ta cash­less, que irá gas­tan­do con sus con­sum­i­ciones. Cada camarero cuen­ta con un lec­tor RFID que puede leer la infor­ma­ción pre­sente en el chip y escribir en él nue­va infor­ma­ción, como la actu­al­ización del sal­do disponible.

    3. Ventajas que la tecnología RFID ofrece para la organización del evento

    Pagos y control de acceso más rápidos: menos colas

    La ven­ta­ja más cono­ci­da del uso de la tec­nología RFID en even­tos es la que per­mite al even­to o fes­ti­val reducir las colas, ¡en todos los pun­tos impor­tantes del even­to! Esto hace que todos los flu­jos de asis­tentes cir­culen más rápi­do, tan­to a la hora de acced­er al recin­to como en las barras.

    Des­de el pun­to de vista del asis­tente, está claro que realizar menos tiem­po de cola es un gran aliv­io, dejan­do más tiem­po para dis­fru­tar del even­to, pero para los orga­ni­zadores tam­bién es muy ben­efi­cioso ya que:

    • Menos colas en el con­trol de acce­so sig­nifi­ca que los asis­tentes mues­tran sus entradas y acce­den de for­ma ágil, aumen­tan­do la seguri­dad en un pun­to críti­co para cualquier even­to. Cuan­to antes puedan acced­er al recin­to, antes podrán estas per­sonas empezar a con­sumir, a dis­fru­tar de las activi­dades que les hayas prepara­do, a comu­nicar… ¡Tam­bién es una cuestión de imagen!
    • Menos colas en las bar­ras, cuan­do la razón es que las per­sonas siguen que­rien­do con­sumir y la reduc­ción de colas se debe a que los pedi­dos se sir­ven y cobran a may­or veloci­dad, sig­nifi­ca más ventas.

    Control de aforo y de zonas restringidas

    Además de la entra­da al recin­to, las pulseras RFID tam­bién pueden ser de gran ayu­da a la hora de con­tro­lar el aforo (siem­pre y cuan­do se real­ice un con­trol exhaus­ti­vo de entradas y sal­i­das) y el acce­so a zonas restringi­das como el back­stage o la zona VIP. Los dere­chos de acce­so de cada asis­tente están escritos en la pulsera, de man­era que con el lec­tor RFID se puede autor­izar o dene­gar el paso a una deter­mi­na­da zona. ¡Mucho más fácil y rápi­do que con un con­trol visu­al de pulseras de difer­entes colores!

    Un sistema seguro y fiable

    El sis­tema de pago cash­less y con­trol de acce­so RFID de Weezevent es robus­to, con una triple pro­tec­ción de seguri­dad (pulseras, lec­tores y sis­tema en sí). Esto es garan­tía de tran­quil­i­dad para todos.

    Además, per­mite una gestión del dinero en efec­ti­vo que que­da con­cen­tra­da en deter­mi­na­dos pun­tos de recar­ga de las pulseras (sal­vo en los even­tos 100% cash­less online, en que el efec­ti­vo se elim­i­na por com­ple­to, ¡aún mejor!), lo que ayu­da a mejo­rar la seguri­dad en el evento.

    Aumenta las ventas y los ingresos

    El uso de un sis­tema cash­less RFID en tu even­to, te ayu­da a obten­er may­ores ingre­sos, de man­eras más o menos directas:

    La más direc­ta es que con­seguirás aumen­tar las ven­tas: al reducir las colas en bar­ras, venderás más comi­da y bebi­da en tu even­to. Pero tam­bién podrás ofre­cer pro­mo­ciones per­son­al­izadas, fidelizan­do así a tu público.

    Tam­poco con­viene dejar de lado lo que la tec­nología cash­less RFID puede apor­tarte a través de tus patroci­nadores: aho­ra cuen­tas con un nue­vo soporte de comu­ni­cación (la pulsera RFID) en el que ofre­cer que aparez­ca su mar­ca. La infor­ma­ción que reco­ges a través de este sis­tema tam­bién pueden ser­les muy útil para plan­i­ficar mejor sus acti­va­ciones de marca.

    Business Intelligence: seguimiento de datos en tiempo real

    Hoy en día, la tec­nología puede gener­ar gran can­ti­dad de datos intere­santes para tu even­to. En par­tic­u­lar, con el cash­less y el con­trol de acce­so RFID, reco­ges y gen­eras datos que te per­miten analizar la activi­dad en tu even­to por pun­to de ven­ta, por camarero, por peri­o­do… y así opti­mizar tus recur­sos y uti­lizar esta valiosa infor­ma­ción para diver­sas acciones, orga­ni­za­ti­vas o de comu­ni­cación y fidelización de los asistentes.

    Con­tar con un pan­el de con­trol en el que obser­var lo que está suce­di­en­do en tiem­po real es muy útil para tomar deci­siones inmedi­atas, pero más allá de esto, la tec­nología RFID te per­mi­tirá acu­mu­lar esta infor­ma­ción y tratar­la más detenida­mente después del evento.

    4. Ventajas que la tecnología RFID ofrece para el asistente

    Agilidad a la hora de cargar su pulsera rfid cashless y consumir

    Con el sis­tema RFID, los asis­tentes notarán la difer­en­cia: al entrar en el even­to, recibirán su pulsera cash­less RFID, que les acred­i­tará y les per­mi­tirá con­sumir sin colas y sin pre­ocu­parse de su cartera.

    Según la con­fig­u­ración del even­to, los asis­tentes podrán car­gar sus pulseras cash­less RFID antes de acud­ir al even­to y durante el mis­mo, online o en pun­tos físi­cos de recar­ga. Si han recar­ga­do antes del even­to, nada más entrar, ya podrán ir a con­sumir directamente.

    Control de gastos y solicitud de reembolso rápida y segura

    La creación de una cuen­ta cash­less online da al asis­tente un con­trol sobre sus gas­tos, ya que en cualquier momen­to puede con­sul­tar su his­to­r­i­al de recar­gas y consumiciones.

    Además, al finalizar el even­to, tam­bién puede, según las condi­ciones que establez­ca el even­to, solic­i­tar el reem­bol­so del sal­do restante con facilidad.
    Es impor­tante una bue­na comu­ni­cación al respec­to, para que los asis­tentes hagan el mejor uso de este sis­tema: si expli­cas bien que pueden recar­gar online antes del even­to y ahor­rar tiem­po y que podrán solic­i­tar el reem­bol­so del sal­do car­ga­do y no gas­ta­do, car­garán más dinero de una vez y con­sumirán sin pre­ocu­parse ni medir cada consumición.

    Permite la experiencia digital que los asistentes están buscando

    Los asis­tentes a even­tos están pidi­en­do cada vez más una expe­ri­en­cia com­ple­ta, cómo­da y dig­i­tal. El uso del cash­less RFID ya se ha arraiga­do, con­vir­tién­dose en un hábito de con­sumo, sobre todo en fes­ti­vales. Prue­ba de ello es la tasa de recar­ga de las pulseras RFID online, que aumen­ta año tras año.

    Mejora de la experiencia VIP

    Los asis­tentes a even­tos son cada vez más exi­gentes, pero tam­bién están dis­puestos a pagar más para obten­er la expe­ri­en­cia que bus­can, por eso el públi­co VIP aumen­ta cada día, como hemos obser­va­do en los fes­ti­vales que han tra­ba­ja­do con nosotros este verano.
    La tec­nología RFID y el sis­tema cash­less per­miten la gestión de estos pequeños pero impor­tantes gru­pos de per­sonas que no pertenecen al públi­co gen­er­al porque han adquiri­do dere­chos extra. Al incluir toda la infor­ma­ción en la pulsera RFID, estas per­sonas no nece­si­tan nada más para acced­er a las zonas restringi­das a las que su condi­ción otorgue dere­cho, etc.

    5. Cómo implantar el sistema cashless RFID en tu evento

    La tec­nología RFID puede ayu­dar a los even­tos a ir un paso más allá en su gestión y en la relación con los asis­tentes. Pese a las muchas ven­ta­jas de esta tec­nología, no hay que olvi­dar que cómo implan­tar y cómo uti­lizar una tec­nología es tan impor­tante o más que la tec­nología en sí.

    Para abrir boca, des­cubre intere­santes con­se­jos en este artícu­lo o en la grabación de nue­stro webi­nar sobre las mejores prácticas.

    Nue­stros exper­tos te acom­pañan paso a paso y no dudan en com­par­tir con­ti­go las mejores prác­ti­cas obser­vadas en nues­tra expe­ri­en­cia con mul­ti­tud de even­tos de todo tipo y de todos los tamaños, tan­to en cash­less y con­trol de acce­so como en la ven­ta de entradas online.

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