¿Has oído hablar de la tecnología RFID para eventos pero no tienes claro cómo funciona y lo que te puede aportar? Descubre en este artículo los principales beneficios y usos de esta tecnología que revolucionará tu gestión.
Índice
1. Qué es la tecnología RFID para eventos
La tecnología RFID es un sistema que permite el almacenamiento y la comunicación de datos por radiofrecuencia. Esto es muy útil en eventos para diversos usos, como veremos más adelante.
La información del asistente se almacena en un chip o tag (etiqueta) RFID o NFC presente en su pulsera cashless y, mediante lectores RFID y un software especializado, se pueden leer, modificar y gestionar estos datos de forma que resulte útil tanto a los asistentes, como a la organización y también a los patrocinadores.
2. Uso de las pulseras RFID en eventos
La tecnología RFID tiene diferentes usos dependiendo del tipo de evento y de sus características, pero nos centraremos en dos usos principales, que a su vez ofrecen grandes ventajas y formas de sacarle partido: el control de acceso y el pago cashless.
Los datos más importantes que se almacenan en la pulsera RFID, especialmente en eventos como festivales de música o incluso eventos corporativos, son los relativos a los derechos de acceso del asistente y al dinero cargado en su cuenta cashless, que irá gastando con sus consumiciones. Cada camarero cuenta con un lector RFID que puede leer la información presente en el chip y escribir en él nueva información, como la actualización del saldo disponible.
3. Ventajas que la tecnología RFID ofrece para la organización del evento
Pagos y control de acceso más rápidos: menos colas
La ventaja más conocida del uso de la tecnología RFID en eventos es la que permite al evento o festival reducir las colas, ¡en todos los puntos importantes del evento! Esto hace que todos los flujos de asistentes circulen más rápido, tanto a la hora de acceder al recinto como en las barras.
Desde el punto de vista del asistente, está claro que realizar menos tiempo de cola es un gran alivio, dejando más tiempo para disfrutar del evento, pero para los organizadores también es muy beneficioso ya que:
- Menos colas en el control de acceso significa que los asistentes muestran sus entradas y acceden de forma ágil, aumentando la seguridad en un punto crítico para cualquier evento. Cuanto antes puedan acceder al recinto, antes podrán estas personas empezar a consumir, a disfrutar de las actividades que les hayas preparado, a comunicar… ¡También es una cuestión de imagen!
- Menos colas en las barras, cuando la razón es que las personas siguen queriendo consumir y la reducción de colas se debe a que los pedidos se sirven y cobran a mayor velocidad, significa más ventas.
Control de aforo y de zonas restringidas
Además de la entrada al recinto, las pulseras RFID también pueden ser de gran ayuda a la hora de controlar el aforo (siempre y cuando se realice un control exhaustivo de entradas y salidas) y el acceso a zonas restringidas como el backstage o la zona VIP. Los derechos de acceso de cada asistente están escritos en la pulsera, de manera que con el lector RFID se puede autorizar o denegar el paso a una determinada zona. ¡Mucho más fácil y rápido que con un control visual de pulseras de diferentes colores!
Un sistema seguro y fiable
El sistema de pago cashless y control de acceso RFID de Weezevent es robusto, con una triple protección de seguridad (pulseras, lectores y sistema en sí). Esto es garantía de tranquilidad para todos.
Además, permite una gestión del dinero en efectivo que queda concentrada en determinados puntos de recarga de las pulseras (salvo en los eventos 100% cashless online, en que el efectivo se elimina por completo, ¡aún mejor!), lo que ayuda a mejorar la seguridad en el evento.
Aumenta las ventas y los ingresos
El uso de un sistema cashless RFID en tu evento, te ayuda a obtener mayores ingresos, de maneras más o menos directas:
La más directa es que conseguirás aumentar las ventas: al reducir las colas en barras, venderás más comida y bebida en tu evento. Pero también podrás ofrecer promociones personalizadas, fidelizando así a tu público.
Tampoco conviene dejar de lado lo que la tecnología cashless RFID puede aportarte a través de tus patrocinadores: ahora cuentas con un nuevo soporte de comunicación (la pulsera RFID) en el que ofrecer que aparezca su marca. La información que recoges a través de este sistema también pueden serles muy útil para planificar mejor sus activaciones de marca.
Business Intelligence: seguimiento de datos en tiempo real
Hoy en día, la tecnología puede generar gran cantidad de datos interesantes para tu evento. En particular, con el cashless y el control de acceso RFID, recoges y generas datos que te permiten analizar la actividad en tu evento por punto de venta, por camarero, por periodo… y así optimizar tus recursos y utilizar esta valiosa información para diversas acciones, organizativas o de comunicación y fidelización de los asistentes.
Contar con un panel de control en el que observar lo que está sucediendo en tiempo real es muy útil para tomar decisiones inmediatas, pero más allá de esto, la tecnología RFID te permitirá acumular esta información y tratarla más detenidamente después del evento.
4. Ventajas que la tecnología RFID ofrece para el asistente
Agilidad a la hora de cargar su pulsera rfid cashless y consumir
Con el sistema RFID, los asistentes notarán la diferencia: al entrar en el evento, recibirán su pulsera cashless RFID, que les acreditará y les permitirá consumir sin colas y sin preocuparse de su cartera.
Según la configuración del evento, los asistentes podrán cargar sus pulseras cashless RFID antes de acudir al evento y durante el mismo, online o en puntos físicos de recarga. Si han recargado antes del evento, nada más entrar, ya podrán ir a consumir directamente.
Control de gastos y solicitud de reembolso rápida y segura
La creación de una cuenta cashless online da al asistente un control sobre sus gastos, ya que en cualquier momento puede consultar su historial de recargas y consumiciones.
Además, al finalizar el evento, también puede, según las condiciones que establezca el evento, solicitar el reembolso del saldo restante con facilidad.
Es importante una buena comunicación al respecto, para que los asistentes hagan el mejor uso de este sistema: si explicas bien que pueden recargar online antes del evento y ahorrar tiempo y que podrán solicitar el reembolso del saldo cargado y no gastado, cargarán más dinero de una vez y consumirán sin preocuparse ni medir cada consumición.
Permite la experiencia digital que los asistentes están buscando
Los asistentes a eventos están pidiendo cada vez más una experiencia completa, cómoda y digital. El uso del cashless RFID ya se ha arraigado, convirtiéndose en un hábito de consumo, sobre todo en festivales. Prueba de ello es la tasa de recarga de las pulseras RFID online, que aumenta año tras año.
Mejora de la experiencia VIP
Los asistentes a eventos son cada vez más exigentes, pero también están dispuestos a pagar más para obtener la experiencia que buscan, por eso el público VIP aumenta cada día, como hemos observado en los festivales que han trabajado con nosotros este verano.
La tecnología RFID y el sistema cashless permiten la gestión de estos pequeños pero importantes grupos de personas que no pertenecen al público general porque han adquirido derechos extra. Al incluir toda la información en la pulsera RFID, estas personas no necesitan nada más para acceder a las zonas restringidas a las que su condición otorgue derecho, etc.
5. Cómo implantar el sistema cashless RFID en tu evento
La tecnología RFID puede ayudar a los eventos a ir un paso más allá en su gestión y en la relación con los asistentes. Pese a las muchas ventajas de esta tecnología, no hay que olvidar que cómo implantar y cómo utilizar una tecnología es tan importante o más que la tecnología en sí.
Para abrir boca, descubre interesantes consejos en este artículo o en la grabación de nuestro webinar sobre las mejores prácticas.
Nuestros expertos te acompañan paso a paso y no dudan en compartir contigo las mejores prácticas observadas en nuestra experiencia con multitud de eventos de todo tipo y de todos los tamaños, tanto en cashless y control de acceso como en la venta de entradas online.
