Pourquoi et comment proposer une expérience cashless 100% en ligne à vos participants ?

En 2022, Weezevent a accom­pa­g­né 90% des fes­ti­vals cash­less français. Au total, ce sont 5,5 mil­lions de sup­ports cash­less activés et 43 mil­lions de trans­ac­tions qui ont tran­sité sur nos solu­tions.
Accom­pa­g­n­er autant d’événements dans le déploiement du cash­less nous a per­mis d’intégrer de nou­velles con­nais­sances pour pou­voir répon­dre à toutes les inter­ro­ga­tions des organ­isa­teurs d’événements que nous accom­pa­gnons.

Force est de con­stater que le dig­i­tal a pris une place con­sid­érable dans la société, et par­ti­c­ulière­ment dans l’événementiel. Si devoir aller acheter ses bil­lets dans un point de vente physique était d’usage, et bien sou­vent l’unique solu­tion, il serait dif­fi­cile d’imaginer un tel process aujourd’hui, alors que la bil­let­terie en ligne est large­ment démoc­ra­tisée. Dig­i­talis­er davan­tage votre événe­ment répond à une habi­tude de con­som­ma­tion forte et en essor con­stant.

De ce con­stat, nous avons pu dis­tinguer deux moments clés dans l’expérience cash­less d’un par­tic­i­pant : le recharge­ment et la con­som­ma­tion. Nous vous livrons dans cet arti­cle nos recom­man­da­tions pour dig­i­talis­er ces expéri­ences, tout en con­tin­u­ant d’accompagner vos par­tic­i­pants et de répon­dre à leurs attentes.

1. Le rechargement en ligne

Quel pourcentage représente le rechargement en ligne par rapport au rechargement sur place ?

En com­para­nt les pour­cent­ages de recharge­ment en ligne au fil des années (cf : graphique), le con­stat est sans appel : le pub­lic a adop­té le recharge­ment de compte cash­less en ligne, et une évo­lu­tion crois­sante de ce taux est à anticiper.
D’ici à 2025, nous prévoyons un recharge­ment cash­less en ligne qua­si-sys­té­ma­tique.

Quand et comment les participants rechargent-ils leur compte cashless ?

D’après nos organ­isa­teurs cash­less, nous savons que la majorité (60%) des par­tic­i­pants pré­par­ent leur vis­ite en rechargeant leur compte cash­less avant leur venue. Pour la qua­si-total­ité d’entre eux, cette pré­pa­ra­tion a lieu dans les 48h avant leur arrivée sur les lieux de l’événement.
En tant qu’organisateur, il peut être béné­fique de vous référ­er à cette don­née pour imag­in­er des offres exclu­sives. Pour boost­er les recharge­ments en amont, pourquoi pas pro­pos­er des pro­mo­tions liées à la péri­ode de recharge­ment, par exem­ple :

• Un tee-shirt col­lec­tor offert pour tout recharge­ments en amont
• L’accès à une zone VIP pour les recharge­ments avant l’événement supérieurs à 100€
• Un tick­et bois­son offert pour les recharge­ments faits au moins 24h avant l’événement

Pour un événe­ment court (1 à 2 jours), un par­tic­i­pant recharg­era son compte 1,4 fois. Ce chiffre souligne la con­fi­ance et la con­nais­sance que le pub­lic a de la tech­nolo­gie cash­less : il sait qu’il pour­ra se faire rem­bours­er du sol­de de son compte cash­less après l’événement, et n’hésite pas à charg­er une somme impor­tante, plutôt que de le recharg­er au fur et à mesure de ses con­som­ma­tions.
Cette habi­tude lui per­met de pass­er moins de temps à recharg­er son compte, et plus de temps à prof­iter de votre événe­ment.

La méth­ode util­isée pour recharg­er son compte cash­less en ligne est assez vari­able selon les événe­ments. Sur les fes­ti­vals cash­less analysés, en voici la répar­ti­tion :

• Ordi­na­teur et mobile (wid­get cash­less) : 35%
• Fast top-up (scan d’un QR code) : 35%
• Appli­ca­tion mobile (inté­gra­tion dans l’application du fes­ti­val) : 30%

Les avantages du rechargement en ligne

En Europe, 2 événe­ments ont fait le test du recharge­ment 100% en ligne en 2022 : Cruïl­la Fes­ti­val en Espagne et Gurten­fes­ti­val en Suisse. Nous retenons plusieurs avan­tages à la diminu­tion, voire la dis­pari­tion com­plète des points de recharge­ment sur site :

• Réduc­tion des frais de struc­ture : s’il n’existe plus de point de recharge­ment sur site, alors les “ban­ques” physiques n’ont plus rai­son d’être. Néan­moins, un point d’information est tou­jours néces­saire pour aigu­iller les par­tic­i­pants (sup­port cash­less per­du, ques­tions de fonc­tion­nement etc.).
• Meilleur ser­vice par débor­de­ment pour les autres fes­ti­va­liers : en con­séquence du point précé­dant, le per­son­nel habituelle­ment pré­posé aux points de recharge­ment peut s’employer à d’autres tâch­es et ren­forcer les équipes sou­vent très sol­lic­itées (bar, ser­vice, pro­preté, etc).
• Chaque par­tic­i­pant devient son pro­pre ban­quier : l’action de recharge­ment est faite en totale autonomie et vous réduisez con­sid­érable­ment les risques de lit­iges par la suite (aucun risque de mau­vaise com­préhen­sion entre le ban­quier et le par­tic­i­pant).

Inciter au rechargement en ligne avec le fast top-up

Cet été, nous avons déployé pour la pre­mière fois le fast top-up et son taux d’utilisation (jusqu’à 65% sur cer­tains fes­ti­vals) promet une adop­tion d’autant plus impor­tante à mesure que les par­tic­i­pants décou­vrent son intérêt. Grâce à cette inno­va­tion, vos par­tic­i­pants utilisent leur smart­phone pour scan­ner un QR code qui les redirige automa­tique­ment vers un for­mu­laire ne leur deman­dant que leur numéro de sup­port cash­less avant l’étape d’encaissement. Pro­pos­er ce ser­vice allège les struc­tures sur site, réduit les queues aux ban­ques de l’événement et sécurise davan­tage la ges­tion de la tré­sorerie (aucune trans­ac­tion d’argent de la main à la main).

Pour encour­ager son util­i­sa­tion, il existe deux manières de présen­ter l’option du recharge­ment rapi­de :

• Affich­er le QR code à des points stratégiques (points de con­som­ma­tions et points de recharge­ment).
• Imprimer le QR code sur le bracelet de chaque par­tic­i­pant

Cette méth­ode de recharge­ment autonome néces­site oblig­a­toire­ment une con­nex­ion inter­net or, sou­vent, lors de grands rassem­ble­ments la cou­ver­ture 3G/4G/5G est insuff­isante. Pour palier à cela, nous recom­man­dons la mise en place de “para­pluies Wifi”. Pou­vant fournir une con­nex­ion à 60 fes­ti­va­liers en simul­tané (voire plus si la puis­sance le per­met), pro­pos­er ces points de con­nex­ion s’avère par­ti­c­ulière­ment utile. En déploy­ant 4 para­pluies Wifi sur votre événe­ment, ce sont 240 recharge­ments simul­tanés pos­si­bles, chose peu envis­age­able avec une infra­struc­ture de banque clas­sique.

2. La consommation en ligne

Données et prévisions

Si le recharge­ment en ligne est large­ment adop­té par les par­tic­i­pants et exploité par les organ­isa­teurs d’événements cash­less, la con­som­ma­tion en ligne en est à ses prémices mais promet de nom­breuses oppor­tu­nités.

Nous savons aujourd’hui que le Chiffre d’Affaires engen­dré sur site par les fes­ti­va­liers est ven­tilé ain­si :

• Bar : 59% (-5pts vs 2018)
• Restau­ra­tion : 30% (+3pts vs 2018)
• Mer­chan­dis­ing : 5% (+2 pts vs 2018)
• Divers : 6% (sim­i­laire à 2018)

En plus de l’importance indé­ni­able de l’offre “bar”, la restau­ra­tion prend une part de plus en plus con­sid­érable dans l’expérience des fes­ti­va­liers. Ces deux points de vente sont pour­tant, dans la plu­part des cas, les lieux où les files d’at­tente peu­vent être les plus longues.

En pro­posant aux par­tic­i­pants la dig­i­tal­i­sa­tion d’une par­tie des offres de bar et de restau­ra­tion, vous leur per­me­t­tez de gag­n­er du temps et de prof­iter de leur expéri­ence plus inten­sé­ment. Pour attein­dre un niveau de sat­is­fac­tion max­i­mal en 2023, ce point d’attention doit absol­u­ment être pris en compte dans la con­struc­tion de vos offres de food & bev­er­age.

Les avantages du click & collect

a) Plus de rentabilité et un meilleur service

En 2022, le rythme moyen d’un bar­man est de 60 com­man­des par heure (avec un min­i­mum à 40/heure et un max­i­mum à 120/heure). En sachant qu’une com­mande est divisée en 3 temps : la prise de com­mande, le paiement puis le ser­vice, pro­pos­er un ser­vice de click & col­lect per­met d’éliminer ⅔ du temps de chaque com­mande.

La mise en place du click & col­lect promet égale­ment un meilleur ser­vice aux par­tic­i­pants, qui gag­nent du temps en venant sim­ple­ment récupér­er leur com­mande passée en ligne dans une file dédiée. Ils peu­vent ain­si prof­iter de ce temps gag­né pour décou­vrir votre événe­ment, ses con­certs et ses activ­ités.

b) Une meilleure diffusion de l’information

En pro­posant à vos par­tic­i­pants de com­man­der en ligne, vous pou­vez leur met­tre à dis­po­si­tion davan­tage d’informations. Dans une société qui s’engage de plus en plus, met­tre en lumière vos actions envi­ron­nemen­tales, économiques et sociales est large­ment béné­fique pour votre image.

Au sein d’une appli­ca­tion mobile il est aisé de pro­pos­er des infor­ma­tions et mes­sages qu’il serait dif­fi­cile de com­mu­ni­quer d’humain à humain (manque de temps, de calme, de moyens…). Ain­si vous pou­vez, par exem­ple, don­ner une meilleure vue à votre pub­lic sur votre offre de restau­ra­tion : quels points de ventes pro­posent des pro­duits veg­an ? des pro­duits en cir­cuits courts ? des pro­duits bio ? etc.

Chez Weezevent, nous allons plus loin en réfléchissant à un sys­tème de nota­tion des plats et bois­sons con­som­més par les par­tic­i­pants. Ce principe, basé sur le partage d’expérience, per­me­t­trait de don­ner au pub­lic une vision enrichie de l’offre que vous pro­posez.

D’un point de vue com­mer­cial, la mise en place sys­té­ma­tique d’une appli­ca­tion pour votre événe­ment per­met d’ouvrir davan­tage d’oppor­tu­nités de spon­sor­ing. En con­trepar­tie de leur sou­tien, vous pou­vez pro­pos­er à vos spon­sors et parte­naires une vis­i­bil­ité accrue sur l’application, avec la mise en avant d’une offre pro­mo­tion­nelle ou d’informations sur leur organ­i­sa­tion.

3. Conclusion

Comme nous venons de le voir, pro­pos­er une expéri­ence cash­less 100% en ligne à vos par­tic­i­pants com­porte de nom­breux avan­tages et oppor­tu­nités, par­mi lesquels nous pou­vons retenir 4 grands axes :

1. Sécu­rité : vous lim­itez les opéra­tions sur place et les risques asso­ciés
2. Ser­vice : vous favorisez le temps de détente pour les par­tic­i­pants, et réduisez le temps per­du à recharg­er leur compte cash­less en banque
3. Opéra­tions : vous réduisez vos files d’attentes et vos frais de struc­ture sont allégés
4. Infor­ma­tions : vous com­mu­niquez plus facile­ment des infor­ma­tions au pub­lic, qui est aujourd’hui un véri­ta­ble acteur de sa con­som­ma­tion

Pour vous aider à pass­er le cap du cash­less 100% en ligne, nos experts sont à votre dis­po­si­tion pour vous présen­ter tous les scé­nar­ios pos­si­bles et adap­tés à votre événe­ment avec notre solu­tion Weez­Pay.

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