Pourquoi et comment proposer une expérience cashless 100% en ligne à vos participants ?

Pourquoi et comment proposer une expérience cashless 100% en ligne à vos participants ?

En 2022, Weezevent a accompagné 90% des festivals cashless français. Au total, ce sont 5,5 millions de supports cashless activés et 43 millions de transactions qui ont transité sur nos solutions. 
Accompagner autant d’événements dans le déploiement du cashless nous a permis d’intégrer de nouvelles connaissances pour pouvoir répondre à toutes les interrogations des organisateurs d’événements que nous accompagnons.

Force est de constater que le digital a pris une place considérable dans la société, et particulièrement dans l’événementiel. Si devoir aller acheter ses billets dans un point de vente physique était d’usage, et bien souvent l’unique solution, il serait difficile d’imaginer un tel process aujourd’hui, alors que la billetterie en ligne est largement démocratisée. Digitaliser davantage votre événement répond à une habitude de consommation forte et en essor constant.

De ce constat, nous avons pu distinguer deux moments clés dans l’expérience cashless d’un participant : le rechargement et la consommation. Nous vous livrons dans cet article nos recommandations pour digitaliser ces expériences, tout en continuant d’accompagner vos participants et de répondre à leurs attentes.

1. Le rechargement en ligne

Quel pourcentage représente le rechargement en ligne par rapport au rechargement sur place ?

En comparant les pourcentages de rechargement en ligne au fil des années (cf : graphique), le constat est sans appel : le public a adopté le rechargement de compte cashless en ligne, et une évolution croissante de ce taux est à anticiper.
D’ici à 2025, nous prévoyons un rechargement cashless en ligne quasi-systématique.

Quand et comment les participants rechargent-ils leur compte cashless ?

D’après nos organisateurs cashless, nous savons que la majorité (60%) des participants préparent leur visite en rechargeant leur compte cashless avant leur venue. Pour la quasi-totalité d’entre eux, cette préparation a lieu dans les 48h avant leur arrivée sur les lieux de l’événement.
En tant qu’organisateur, il peut être bénéfique de vous référer à cette donnée pour imaginer des offres exclusives. Pour booster les rechargements en amont, pourquoi pas proposer des promotions liées à la période de rechargement, par exemple :

  • Un tee-shirt collector offert pour tout rechargements en amont
  • L’accès à une zone VIP pour les rechargements avant l’événement supérieurs à 100€
  • Un ticket boisson offert pour les rechargements faits au moins 24h avant l’événement

Pour un événement court (1 à 2 jours), un participant rechargera son compte 1,4 fois. Ce chiffre souligne la confiance et la connaissance que le public a de la technologie cashless : il sait qu’il pourra se faire rembourser du solde de son compte cashless après l’événement, et n’hésite pas à charger une somme importante, plutôt que de le recharger au fur et à mesure de ses consommations.
Cette habitude lui permet de passer moins de temps à recharger son compte, et plus de temps à profiter de votre événement.

La méthode utilisée pour recharger son compte cashless en ligne est assez variable selon les événements. Sur les festivals cashless analysés, en voici la répartition :

  • Ordinateur et mobile (widget cashless) : 35%
  • Fast top-up (scan d’un QR code) : 35%
  • Application mobile (intégration dans l’application du festival) : 30%

Les avantages du rechargement en ligne

En Europe, 2 événements ont fait le test du rechargement 100% en ligne en 2022 : Cruïlla Festival en Espagne et Gurtenfestival en Suisse. Nous retenons plusieurs avantages à la diminution, voire la disparition complète des points de rechargement sur site :

  • Réduction des frais de structure : s’il n’existe plus de point de rechargement sur site, alors les “banques” physiques n’ont plus raison d’être. Néanmoins, un point d’information est toujours nécessaire pour aiguiller les participants (support cashless perdu, questions de fonctionnement etc.).
  • Meilleur service par débordement pour les autres festivaliers : en conséquence du point précédant, le personnel habituellement préposé aux points de rechargement peut s’employer à d’autres tâches et renforcer les équipes souvent très sollicitées (bar, service, propreté, etc).
  • Chaque participant devient son propre banquier : l’action de rechargement est faite en totale autonomie et vous réduisez considérablement les risques de litiges par la suite (aucun risque de mauvaise compréhension entre le banquier et le participant).

Inciter au rechargement en ligne avec le fast top-up

Cet été, nous avons déployé pour la première fois le fast top-up et son taux d’utilisation (jusqu’à 65% sur certains festivals) promet une adoption d’autant plus importante à mesure que les participants découvrent son intérêt. Grâce à cette innovation, vos participants utilisent leur smartphone pour scanner un QR code qui les redirige automatiquement vers un formulaire ne leur demandant que leur numéro de support cashless avant l’étape d’encaissement. Proposer ce service allège les structures sur site, réduit les queues aux banques de l’événement et sécurise davantage la gestion de la trésorerie (aucune transaction d’argent de la main à la main).

Pour encourager son utilisation, il existe deux manières de présenter l’option du rechargement rapide :

  • Afficher le QR code à des points stratégiques (points de consommations et points de rechargement).
  • Imprimer le QR code sur le bracelet de chaque participant

Cette méthode de rechargement autonome nécessite obligatoirement une connexion internet or, souvent, lors de grands rassemblements la couverture 3G/4G/5G est insuffisante. Pour palier à cela, nous recommandons la mise en place de “parapluies Wifi”. Pouvant fournir une connexion à 60 festivaliers en simultané (voire plus si la puissance le permet), proposer ces points de connexion s’avère particulièrement utile. En déployant 4 parapluies Wifi sur votre événement, ce sont 240 rechargements simultanés possibles, chose peu envisageable avec une infrastructure de banque classique.

2. La consommation en ligne

Données et prévisions

Si le rechargement en ligne est largement adopté par les participants et exploité par les organisateurs d’événements cashless, la consommation en ligne en est à ses prémices mais promet de nombreuses opportunités.

Nous savons aujourd’hui que le Chiffre d’Affaires engendré sur site par les festivaliers est ventilé ainsi :

  • Bar : 59% (-5pts vs 2018)
  • Restauration : 30% (+3pts vs 2018)
  • Merchandising : 5% (+2 pts vs 2018)
  • Divers : 6% (similaire à 2018)

En plus de l’importance indéniable de l’offre “bar”, la restauration prend une part de plus en plus considérable dans l’expérience des festivaliers. Ces deux points de vente sont pourtant, dans la plupart des cas, les lieux où les files d’attente peuvent être les plus longues.

En proposant aux participants la digitalisation d’une partie des offres de bar et de restauration, vous leur permettez de gagner du temps et de profiter de leur expérience plus intensément. Pour atteindre un niveau de satisfaction maximal en 2023, ce point d’attention doit absolument être pris en compte dans la construction de vos offres de food & beverage.

Les avantages du click & collect

a) Plus de rentabilité et un meilleur service

En 2022, le rythme moyen d’un barman est de 60 commandes par heure (avec un minimum à 40/heure et un maximum à 120/heure). En sachant qu’une commande est divisée en 3 temps : la prise de commande, le paiement puis le service, proposer un service de click & collect permet d’éliminer ⅔ du temps de chaque commande.

La mise en place du click & collect promet également un meilleur service aux participants, qui gagnent du temps en venant simplement récupérer leur commande passée en ligne dans une file dédiée. Ils peuvent ainsi profiter de ce temps gagné pour découvrir votre événement, ses concerts et ses activités.

b) Une meilleure diffusion de l’information

En proposant à vos participants de commander en ligne, vous pouvez leur mettre à disposition davantage d’informations. Dans une société qui s’engage de plus en plus, mettre en lumière vos actions environnementales, économiques et sociales est largement bénéfique pour votre image.

Au sein d’une application mobile il est aisé de proposer des informations et messages qu’il serait difficile de communiquer d’humain à humain (manque de temps, de calme, de moyens…). Ainsi vous pouvez, par exemple, donner une meilleure vue à votre public sur votre offre de restauration : quels points de ventes proposent des produits vegan ? des produits en circuits courts ? des produits bio ? etc.

Chez Weezevent, nous allons plus loin en réfléchissant à un système de notation des plats et boissons consommés par les participants. Ce principe, basé sur le partage d’expérience, permettrait de donner au public une vision enrichie de l’offre que vous proposez.

D’un point de vue commercial, la mise en place systématique d’une application pour votre événement permet d’ouvrir davantage d’opportunités de sponsoring. En contrepartie de leur soutien, vous pouvez proposer à vos sponsors et partenaires une visibilité accrue sur l’application, avec la mise en avant d’une offre promotionnelle ou d’informations sur leur organisation.

3. Conclusion

Comme nous venons de le voir, proposer une expérience cashless 100% en ligne à vos participants comporte de nombreux avantages et opportunités, parmi lesquels nous pouvons retenir 4 grands axes :

  1. Sécurité : vous limitez les opérations sur place et les risques associés
  2. Service : vous favorisez le temps de détente pour les participants, et réduisez le temps perdu à recharger leur compte cashless en banque
  3. Opérations : vous réduisez vos files d’attentes et vos frais de structure sont allégés
  4. Informations : vous communiquez plus facilement des informations au public, qui est aujourd’hui un véritable acteur de sa consommation

Pour vous aider à passer le cap du cashless 100% en ligne, nos experts sont à votre disposition pour vous présenter tous les scénarios possibles et adaptés à votre événement avec notre solution WeezPay.

Contacter un conseiller

Articles Recommandés

Vous êtes désormais abonné(e) à nos newsletters !