Maintenant que vous connaissez les bases de l’organisation d’un tournoi, il va falloir, en parallèle, communiquer sur celui-ci pour attirer des participants ! Il faut pour cela savoir quoi dire, où et à quel moment. Nos conseils pour bien communiquer sur votre tournoi sportif.
Quels contenus partager ?
Pour établir une stratégie de communication, il faut se poser au préalable un certain nombre de questions. Qui êtes-vous, qui participera à votre tournoi ? Comment va-t-il se dérouler ? Où ? Et pourquoi ce tournoi est-il organisé ? Ces questions préalables vous serviront à établir une stratégie de contenu efficace.
- Qui : Vous pouvez par exemple présenter les organisateurs, en d’autres termes votre expérience et votre histoire. Mais aussi le type de sportif que vous souhaitez accueillir.
- Quoi : Partagez le <strong>programme</strong> des animations et des matchs de votre tournoi. Votre tournoi aura-t-il plusieurs échéances ? Expliquez bien le déroulement des événements.
- Où : présentez le lieu et son histoire s’il en a une susceptible d’intéresser les passionnés. Pourquoi avez-vous choisi ce lieu ?
- Comment : Interagissez avec vos participants en utilisant un CRM spécialisé dans l’événementiel. Détaillez les modalités d’inscription. Communiquez la date d’ouverture de la billetterie et son évolution, les différents tarifs… Fournissez les informations pratiques d’accès au site ainsi que les informations pour devenir partenaire ou bénévole (vous pourriez par exemple créer un formulaire d’inscription spécifique pour ce type de requête)
- Pourquoi : D’où l’idée de ce tournoi vous est-elle venue, quelle cause défendez-vous, quelles sont vos valeurs ? Le public aime les histoires, racontez celle de votre événement.
- Teasing : Il faudra donner envie au public de venir à votre tournoi, vous pourriez alors penser à des vidéos de teasing, des photos et des contenus exclusifs (interviews, vidéos des entraînements…)
Ces suggestions sont indicatives, tout est possible à condition que le ton adopté et l’esprit des contenus soient cohérents avec votre projet et les valeurs qu’il véhicule.
Une multitude de canaux de communication s’offre maintenant à vous. Quelles en sont les spécificités ?
Les canaux de communication
- Site Internet : créer un site Internet dédié à votre tournoi vous offre un carrefour vers et par lequel tous les autres canaux de communication choisis mèneront. En plus des informations pratiques, favorisez les contenus interactifs, partagez principalement des vidéos et des photos (des contenus jugés plus engageants pour les internautes). Consacrez un espace à vos partenaires, un autre à votre billetterie (vous pouvez intégrer votre module de billetterie directement sur votre site), un autre pour raconter votre histoire… Soyez imaginatif !
- Réseaux sociaux : Les réseaux sociaux peuvent vous servir de relai vers une audience plus large. Mettez en place des jeux concours pour gagner des places ou des cadeaux (des posts à liker/commenter et partager pour gagner des places et des lots vous permettront d’accroître votre visibilité). Les réseaux sociaux sont le meilleur endroit pour partager les contenus exclusifs que nous évoquions au début de l’article. Mais attention à respecter les spécificités de chaque réseau.
- Facebook est un véritable outil de promotion événementielle. Créez une page d’événement avec sa date, le lieu et un visuel. Communiquez les informations pratiques. Pensez à inviter vos amis et à les inciter à partager l’événement. Facebook est la plateforme sur laquelle vous pouvez partager tous les types de contenus que vous souhaitez : teasing vidéo, photo, lien vers des articles en rapport avec votre tournoi… Facebook vous servira de point de contact avec votre public avant, pendant et après l’événement.
- Twitter, en amont, peut servir de portail vers votre site pour fournir les informations pratiques aux potentiels participants. C’est ici l’occasion de créer un hashtag « # » propre à votre événement. Twitter servira davantage pendant votre événement : publiez-y des photos et vidéos en direct des matchs et animations d’accompagnement. Pensez à inclure des photos à chacun de vos tweets pour être plus visible. Commentez les rencontres en direct avec votre hashtag.
- Pour accroître votre visibilité sur les réseaux sociaux, pensez à sponsoriser des publications ou même votre événement. Facebook propose par exemple de définir une audience en fonction de la géolocalisation, des centres d’intérêts, de l’âge, du sexe (et bien d’autres encore) de vos cibles. Vous fixez ensuite un budget et la durée de votre campagne et Facebook se chargera de diffuser pertinemment vos annonces aux bonnes personnes.
- Trouvez des ambassadeurs : Pour « humaniser » votre communication et gagner en visibilité, cherchez des ambassadeurs pour votre événement. Pensez à cette nouvelle génération que l’on appelle « influenceurs« . Ces derniers seront moins chers qu’une star et vous permettront de toucher une communauté certes plus restreinte mais beaucoup plus qualifiée. Choisissez bien en fonction du sport de votre tournoi et de son profil. Il faut qu’il soit régulièrement actif et que sa communauté soit fidèle pour que vous puissiez avoir plus de retombées en termes d’image. Proposez-leur un échange de visibilité (retweet, story instagram ou Facebook), de venir participer au tournoi ou, encore mieux, de s’occuper d’une rubrique, sur l’événement, pour le web. N’oubliez pas de les remercier, pourquoi pas avec des cadeaux, en les encourageant en retour à parler de votre tournoi
- Vous pourriez chercher un sponsor, qui vous fournira un soutien financier et une couverture médiatique plus importante. Préparez pour cela un dossier présentant votre tournoi, ses valeurs, ses objectifs, son histoire et votre équipe. Puis sélectionnez des marques en adéquation avec votre projet. Les petites entreprises locales sont souvent très enthousiastes à l’idée d’accompagner des événements.
- Application mobile : le téléphone est aujourd’hui plus utilisé que l’ordinateur pour l’accès à Internet. Une application mobile dédiée à votre événement pourra améliorer l’expérience de vos participants. Mettez en place un système de notifications pour l’actualité de la billetterie, celle de vos partenaires (en rapport avec votre événement). Pendant le tournoi, notifiez les utilisateurs du déroulement des matchs et des derniers résultats. Hormis les notifications, le contenu peut être le même que celui de votre site web.
- Presse/blog : un moyen plus traditionnel de communiquer sur votre tournoi est de passer par la presse et les blogs. Il peut s’avérer très efficace d’utiliser ce canal de communication pour gagner en crédibilité. Ciblez bien les médias que vous contacterez et ne visez pas trop grand. La presse spécialisée vous permettra de mieux atteindre votre public cible et d’avoir plus de légitimité. Constituez un dossier de presse présentant votre organisation, l’histoire de votre tournoi, vos partenaires, les informations pratiques et du contenu exclusif qui pourrait les intéresser. Une interview d’un sportif, un partenariat avec une grande entreprise, un lieu insolite ou une cause engageante défendue par votre événement sont autant d’exemples qui pourront vraiment attiser la curiosité des journalistes.
Pendant le tournoi
Une fois l’événement lancé, il est primordial de communiquer en Live, ne serait-ce que pour ceux qui n’ont malheureusement pas pu venir. Plusieurs plateformes peuvent vous servir à faire du live. L’application Livestream ou même Facebook avec sa solution Facebook live vous permettront de diffuser des vidéos en direct sur la page de votre événement.
Twitter est un bon outil pour communiquer en direct, commenter les rencontres et partager des moments insolites.
Encore une fois, mettez l’accent sur les contenus exclusifs et invitez vos participants à partager leur expérience. Beaucoup d’événements demandent à des bénévoles de faire vivre les réseaux sociaux pendant l’événement. Vous pouvez leur demander de commenter en direct, d’aller interviewer des spectateurs ou d’organiser des animations à retransmettre en direct sur votre page d’événement ou avec votre hashtag.
Après le tournoi
Après l’événement, votre communication ne doit pas cesser. Un nouvel impératif posé par l’avènement des réseaux sociaux est justement d’entretenir la relation avec les participants, avant, pendant et après les événements.
L’après- tournoi est l’occasion d’en publier les résultats, de parler des anecdotes, de communiquer une fois de plus sur vos partenaires. Publiez des photos souvenirs, remerciez les participants, supporters, prestataires, partenaires et sponsors.
Dans l’objectif d’améliorer vos futurs événements, n’hésitez pas à partager un questionnaire de retour d’expérience pour les sportifs, les partenaires et les prestataires. Comment ont-ils trouvé les infrastructures ? Le déroulement du tournoi ? Les espaces dédiés aux partenaires étaient-ils au niveau de leurs attentes ? Quelles ont été les points positifs et négatifs de votre collaboration avec vos partenaires ? Autant de points à considérer dans l’optique d’organiser un nouveau tournoi avec plus d’expertise.
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