Weezevent co-pilote votre événement avec son équipe Client Success

Chez Weezevent, l’accompagnement des organ­isa­teurs est réal­isé de deux manières com­plé­men­taires : sur le ter­rain et à dis­tance. Aujourd’hui 400 de nos organ­isa­teurs pro­fes­sion­nels sont accom­pa­g­nés par notre équipe Client Suc­cess, et les dizaines de mil­liers d’autres organ­isa­teurs sont tous accom­pa­g­nés par l’équipe Client Ser­vice s’ils le souhait­ent.

Dans cet arti­cle, nous détail­lons le tra­vail de l’équipe Client Suc­cess :

1. La pré­pa­ra­tion avant l’événement : de J‑120 à J‑1
2. La presta­tion pen­dant l’événement
3. Le bilan post-événe­ment : de J+1 à J+30

1. La préparation avant l’événement : de J‑120 à J‑1

Les 400 organ­isa­teurs d’événements néces­si­tant un accom­pa­g­ne­ment dans le pilotage de leurs pro­jets sont répar­tis à nos Client Suc­cess Man­agers, des chefs de pro­jet maîtrisant sur le bout des doigts l’ensemble des pro­duits Weezevent : bil­let­terie en ligne et sur place, con­trôle d’accès, et paiement cash­less. L’accompagnement varie selon le degré d’autonomie de l’organisateur et sa volon­té d’utiliser ou non l’ensemble des solu­tions pro­posées. Par exem­ple, cer­taines équipes d’organisateurs d’événements savent — par expéri­ence per­son­nelle ou après plusieurs col­lab­o­ra­tions avec Weezevent — gér­er la plate­forme de bil­let­terie et le matériel de con­trôle d’accès sans accom­pa­g­ne­ment.

Prise en main de la billetterie et du contrôle d’accès

Ain­si, lorsqu’un chef de pro­jet entame une nou­velle col­lab­o­ra­tion avec un événe­ment qui souhaite utilis­er les solu­tion de bil­let­terie en ligne et/ou de con­trôle d’accès, il com­mence par lui présen­ter l’interface de la bil­let­terie. Nous recom­man­dons alors que l’organisateur puisse tester l’outil de son côté — créer un événe­ment test, con­fig­ur­er des tar­ifs, etc. — et revenir vers le chef de pro­jet Weezevent avec ses ques­tions et obser­va­tions.

Même si la solu­tion de bil­let­terie est util­is­able en self ser­vice, notre pri­or­ité est de pro­pos­er un accom­pa­g­ne­ment dans la prise en main du logi­ciel si néces­saire. En par­al­lèle, les chefs de pro­jet gèrent des opéra­tions plus com­plex­es, telles que la per­son­nal­i­sa­tion des bil­lets ou des e‑mails, qui deman­dent des com­pé­tences infor­ma­tiques rel­a­tive­ment poussées.

Tout ceci s’applique égale­ment à la solu­tion de con­trôle d’accès. Les deux plate­formes sont d’ailleurs com­plé­men­taires. Les organ­isa­teurs sont autonomes avec les appareils de scan, mais ils peu­vent y être for­més en face à face ou à dis­tance s’ils le souhait­ent.

Le projet cashless

En ce qui con­cerne le cash­less, le proces­sus d’accompagnement dif­fère légère­ment de celui de la bil­let­terie. Tout com­mence par une ren­con­tre en face à face avec l’organisateur, afin de com­pren­dre ses attentes et ses besoins. À par­tir de cet entre­tien, le chef de pro­jet pro­pose à l’organisateur des solu­tions con­crètes et adap­tées à ses objec­tifs. S’ils sem­blent être par­fois com­plex­es à déter­min­er — par rap­port à la rel­a­tive nou­veauté du cash­less et aux dead­lines strictes que requiert l’événementiel, le chef de pro­jet peut recourir aux mul­ti­ples oppor­tu­nités offertes par le cash­less pour trou­ver des solu­tions qui respectent la volon­té de l’organisateur : caté­gories de par­tic­i­pants et droits accordés à cha­cune d’entre elles, règles de syn­chro­ni­sa­tion, recharge­ment automa­tique…

La force de Weezevent réside dans son accom­pa­g­ne­ment. C’est pourquoi ces 400 organ­isa­teurs pro­fes­sion­nels échangent qua­si-quo­ti­di­en­nement avec leurs chefs de pro­jets. Le con­tact en face à face est égale­ment impor­tant pour cadr­er le pro­jet, suiv­re sa pro­gres­sion, mais aus­si pour for­mer les organ­isa­teurs et leurs équipes aux solu­tions de Weezevent.

2. La prestation pendant l’événement

Au moment de l’événement, qui dure générale­ment entre 1 et 4 jours, deux cas de fig­ure se présen­tent aux chefs de pro­jets. Le pre­mier a lieu lorsque les organ­isa­teurs sont totale­ment autonomes. Dans ce cas, l’organisateur et ses équipes sont for­més avant l’événement, dans le but de pou­voir utilis­er le matériel prêté/vendu sans présence des équipes Weezevent : les appli­ca­tions et ter­minaux de con­trôle d’accès, et le guichet de vente sur place. Le jour de l’événement, l’organisateur dis­pose d’un numéro d’astreinte en cas d’interrogations tech­niques.

Le sec­ond cas inter­vient lorsqu’il s’agit d’un événe­ment pen­dant lequel une quan­tité impor­tante de matériel de con­trôle d’accès est déployée, ou encore lorsque l’organisateur utilise la solu­tion de paiement cash­less Weez­Pay. Les chefs de pro­jet se ren­dent alors sur le site de l’événement, pen­dant toute sa durée et au moins un jour avant le début de l’exploitation. Cela leur per­met de repér­er le dis­posi­tif mis en place, de for­mer les équipes, d’installer le matériel, de le tester, puis de pilot­er le pro­jet en temps réel.

Le chef de pro­jet peut y être accom­pa­g­né par un nom­bre allant de 2 à 40 équip­iers — seuil max­i­mal atteint pour les Vieilles Char­rues, la norme se situ­ant entre 2 et 8. Cette équipe est alors com­posée de respon­s­ables entrées/billetterie, cash­less, mais aus­si d’équipiers placés à dif­férents postes — avec une rota­tion définie selon les pro­fils de cha­cun. Cette équipe Weezevent dis­pose d’une astreinte à dis­tance pour les ques­tions plus tech­niques.

3. Le bilan post-événement : de J+1 à J+30

À peine l’événement ter­miné, il est essen­tiel de faire le point et de penser à la suite ! C’est pourquoi les chefs de pro­jet, à la demande de cer­tains organ­isa­teurs, pro­duisent des bilans détail­lés met­tant en avant des chiffres clés : nom­bre de recharge­ments cash­less effec­tués en ligne et sur place, deman­des de rem­bourse­ment en cours, chiffre d’affaires total et détail­lé, entrées réal­isées et ventes sur place, trans­ac­tions cash­less… Ce bilan est égale­ment com­posé de sug­ges­tions d’améliorations des­tinées faire pass­er l’accompagnement de l’édition suiv­ante à un niveau supérieur : ajuste­ment de la quan­tité de matériel déployé, ou encore adap­ta­tion des équipes sur place. Un ren­dez-vous de suivi est recom­mandé à la suite de ce bilan, afin d’approfondir le con­tenu du doc­u­ment.

Pour aller plus loin…

Les étapes décrites dans cet arti­cle s’étalent générale­ment sur cinq mois, avec des étapes et des livrables répar­tis sur qua­tre mois avant l’événe­ment, puis un mois après. Cet arti­cle est donc un résumé con­cis de l’ensemble des mis­sions réal­isées par cette équipe com­posée de 14 chefs de pro­jet. 

Vous avez des ques­tions en rap­port avec votre événe­ment de grande ampleur ? Vous souhaitez le co-pilot­er avec Weezevent ? Con­tactez nos équipes et nous serons ravis de répon­dre à vos ques­tions :

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