Weezevent co-pilote votre événement avec son équipe Client Success

Weezevent co-pilote votre événement avec son équipe Client Success

Chez Weezevent, l’accompagnement des organi­sa­teurs est réalisé de deux manières complé­men­taires : sur le terrain et à distance. Aujourd’hui 400 de nos organi­sa­teurs profes­sionnels sont accom­pagnés par notre équipe Client Success, et les dizaines de milliers d’autres organi­sa­teurs sont tous accom­pagnés par l’équipe Client Service s’ils le souhaitent.

Dans cet article, nous détaillons le travail de l’équipe Client Success :

  1. La prépa­ration avant l’événement : de J‑120 à J‑1
  2. La prestation pendant l’événement
  3. Le bilan post-événement : de J+1 à J+30

1. La préparation avant l’événement : de J‑120 à J‑1

Les 400 organi­sa­teurs d’événements néces­sitant un accom­pa­gnement dans le pilotage de leurs projets sont répartis à nos Client Success Managers, des chefs de projet maîtrisant sur le bout des doigts l’ensemble des produits Weezevent : billet­terie en ligne et sur place, contrôle d’accès, et paiement cashless. L’accompagnement varie selon le degré d’autonomie de l’organisateur et sa volonté d’utiliser ou non l’ensemble des solutions proposées. Par exemple, certaines équipes d’organisateurs d’événements savent — par expérience person­nelle ou après plusieurs colla­bo­ra­tions avec Weezevent — gérer la plate­forme de billet­terie et le matériel de contrôle d’accès sans accom­pa­gnement.

Prise en main de la billetterie et du contrôle d’accès

Ainsi, lorsqu’un chef de projet entame une nouvelle colla­bo­ration avec un événement qui souhaite utiliser les solution de billet­terie en ligne et/ou de contrôle d’accès, il commence par lui présenter l’interface de la billet­terie. Nous recom­mandons alors que l’organisateur puisse tester l’outil de son côté — créer un événement test, confi­gurer des tarifs, etc. — et revenir vers le chef de projet Weezevent avec ses questions et obser­va­tions.

Même si la solution de billet­terie est utili­sable en self service, notre priorité est de proposer un accom­pa­gnement dans la prise en main du logiciel si néces­saire. En parallèle, les chefs de projet gèrent des opéra­tions plus complexes, telles que la person­na­li­sation des billets ou des e‑mails, qui demandent des compé­tences infor­ma­tiques relati­vement poussées.

Tout ceci s’applique également à la solution de contrôle d’accès. Les deux plate­formes sont d’ailleurs complé­men­taires. Les organi­sa­teurs sont autonomes avec les appareils de scan, mais ils peuvent y être formés en face à face ou à distance s’ils le souhaitent.

Le projet cashless

En ce qui concerne le cashless, le processus d’accompagnement diffère légèrement de celui de la billet­terie. Tout commence par une rencontre en face à face avec l’organisateur, afin de comprendre ses attentes et ses besoins. À partir de cet entretien, le chef de projet propose à l’organisateur des solutions concrètes et adaptées à ses objectifs. S’ils semblent être parfois complexes à déter­miner — par rapport à la relative nouveauté du cashless et aux deadlines strictes que requiert l’événementiel, le chef de projet peut recourir aux multiples oppor­tu­nités offertes par le cashless pour trouver des solutions qui respectent la volonté de l’organisateur : catégories de parti­ci­pants et droits accordés à chacune d’entre elles, règles de synchro­ni­sation, rechar­gement automa­tique…

La force de Weezevent réside dans son accom­pa­gnement. C’est pourquoi ces 400 organi­sa­teurs profes­sionnels échangent quasi-quoti­dien­nement avec leurs chefs de projets. Le contact en face à face est également important pour cadrer le projet, suivre sa progression, mais aussi pour former les organi­sa­teurs et leurs équipes aux solutions de Weezevent.

2. La prestation pendant l’événement

Au moment de l’événement, qui dure généra­lement entre 1 et 4 jours, deux cas de figure se présentent aux chefs de projets. Le premier a lieu lorsque les organi­sa­teurs sont totalement autonomes. Dans ce cas, l’organisateur et ses équipes sont formés avant l’événement, dans le but de pouvoir utiliser le matériel prêté/vendu sans présence des équipes Weezevent : les appli­ca­tions et terminaux de contrôle d’accès, et le guichet de vente sur place. Le jour de l’événement, l’organisateur dispose d’un numéro d’astreinte en cas d’interrogations techniques.

Le second cas inter­vient lorsqu’il s’agit d’un événement pendant lequel une quantité impor­tante de matériel de contrôle d’accès est déployée, ou encore lorsque l’organisateur utilise la solution de paiement cashless WeezPay. Les chefs de projet se rendent alors sur le site de l’événement, pendant toute sa durée et au moins un jour avant le début de l’exploitation. Cela leur permet de repérer le dispo­sitif mis en place, de former les équipes, d’installer le matériel, de le tester, puis de piloter le projet en temps réel.

Le chef de projet peut y être accom­pagné par un nombre allant de 2 à 40 équipiers — seuil maximal atteint pour les Vieilles Charrues, la norme se situant entre 2 et 8. Cette équipe est alors composée de respon­sables entrées/billetterie, cashless, mais aussi d’équipiers placés à diffé­rents postes — avec une rotation définie selon les profils de chacun. Cette équipe Weezevent dispose d’une astreinte à distance pour les questions plus techniques.

3. Le bilan post-événement : de J+1 à J+30

À peine l’événement terminé, il est essentiel de faire le point et de penser à la suite ! C’est pourquoi les chefs de projet, à la demande de certains organi­sa­teurs, produisent des bilans détaillés mettant en avant des chiffres clés : nombre de rechar­ge­ments cashless effectués en ligne et sur place, demandes de rembour­sement en cours, chiffre d’affaires total et détaillé, entrées réalisées et ventes sur place, transac­tions cashless… Ce bilan est également composé de sugges­tions d’améliorations destinées faire passer l’accompagnement de l’édition suivante à un niveau supérieur : ajustement de la quantité de matériel déployé, ou encore adaptation des équipes sur place. Un rendez-vous de suivi est recom­mandé à la suite de ce bilan, afin d’approfondir le contenu du document.

Pour aller plus loin…

Les étapes décrites dans cet article s’étalent généra­lement sur cinq mois, avec des étapes et des livrables répartis sur quatre mois avant l’évé­nement, puis un mois après. Cet article est donc un résumé concis de l’ensemble des missions réalisées par cette équipe composée de 14 chefs de projet. 

Vous avez des questions en rapport avec votre événement de grande ampleur ? Vous souhaitez le co-piloter avec Weezevent ? Contactez nos équipes et nous serons ravis de répondre à vos questions :

Nous contacter

Partager cet article