El equipo Weezevent está contigo al pie del cañón

El equipo Weezevent está contigo al pie del cañón

El equipo Weezevent acom­paña a los orga­ni­zadores de even­tos de dos for­mas com­ple­men­tarias: sobre el ter­reno y a dis­tan­cia. A día de hoy, nue­stros jefes de proyec­to acom­pañan en su día a día a más de 400 orga­ni­zadores de even­tos pro­fe­sion­ales —¡300 sólo este ver­a­no!— y miles de orga­ni­zadores de todo tipo pueden con­tar tam­bién con el apoyo de nue­stro equipo si lo desean.

En este artícu­lo, te pre­sen­ta­mos cómo tra­ba­jan nue­stros jefes de proyec­to:

  1. Antes del even­to: la preparación (de 120 días a 1 día antes del even­to)
  2. Durante el even­to: la acción sobre el ter­reno
  3. Después del even­to: el bal­ance (de 1 a 30 días después del even­to)

1. Antes del evento: la preparación (de 120 días a 1 día antes del evento)

Nue­stro equipo de exper­tos, que conoce al dedil­lo los pro­duc­tos Weezevent (platafor­ma de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online e in situ, con­trol de acce­so, pago cash­less y, muy pron­to, CRM). Los 400 orga­ni­zadores que cuen­tan con un jefe de proyec­to para su even­to, cuen­tan con un apoyo que será difer­ente según su gra­do de autonomía y de qué ser­vi­cios hayan con­trata­do. Por ejem­p­lo, el equipo de algunos orga­ni­zadores ya sabe uti­lizar a la per­fec­ción la platafor­ma de ven­ta de entradas y el mate­r­i­al de con­trol de acce­so —por su expe­ri­en­cia per­son­al o por su fre­cuente colab­o­ración con Weezevent— sin necesi­dad de apoyo por parte de Weezevent, ¡aunque siem­pre pueden con­tar con nosotros!

Manejar la plataforma de venta de entradas y el sistema de control de acceso

Cuan­do un jefe de proyec­to comien­za una nue­va colab­o­ración con un even­to que ha deci­di­do uti­lizar nues­tra platafor­ma de ven­ta de entradas o nue­stro sis­tema de con­trol de acce­so, lo primero que hace es pre­sen­tar­le la inter­faz de la inter­faz de la platafor­ma de ven­ta de entradas online. Nues­tra recomen­dación siem­pre es que el orga­ni­zador pruebe la her­ramien­ta por su cuen­ta —crear un even­to de prue­ba, con­fig­u­rar tar­i­fas, etc.— y a con­tin­uación se pon­ga en con­tac­to con el jefe de proyec­to con las pre­gun­tas que le hayan podi­do sur­gir y cualquier otra obser­vación.

Aunque nues­tra her­ramien­ta de ven­ta de entradas online se puede uti­lizar fácil­mente en self ser­vice, es nues­tra pri­or­i­dad ofre­cer un acom­pañamien­to en el mane­jo de la mis­ma si hiciera fal­ta. De for­ma para­lela, los jefes de proyec­to se ocu­pan de las ges­tiones más com­ple­jas, como la per­son­al­ización Pre­mi­um de las entradas o de los e‑mails, para los que es nece­sario ten­er unas com­pe­ten­cias en infor­máti­ca algo más avan­zadas.

Esto mis­mo es aplic­a­ble a nue­stro sis­tema de con­trol de acce­so. De hecho, ambas platafor­mas se com­ple­men­tan. Los orga­ni­zadores pueden tra­ba­jar de for­ma autóno­ma con los lec­tores de con­trol de acce­so pero, si lo desean, recibirán una for­ma­ción cara a cara o a dis­tan­cia.

El proyecto cashless

El pro­ce­so de acom­pañamien­to en un proyec­to cash­less es lig­era­mente difer­ente al de la ven­ta de entradas y el con­trol de acce­so. El primer paso es una reunión, a ser posi­ble cara a cara, con el orga­ni­zador para com­pren­der en pro­fun­di­dad sus expec­ta­ti­vas y sus necesi­dades. A par­tir de lo habla­do en esta reunión, el jefe de proyec­to ofrece al orga­ni­zador solu­ciones conc­re­tas que se adapten a sus obje­tivos. El jefe de proyec­to recurre para ello a la mul­ti­tud de opciones que pre­sen­ta el cash­less para encon­trar solu­ciones que respe­ten los deseos del orga­ni­zador, con­fig­u­ran­do cat­e­gorías de asis­tentes y otor­gan­do una serie de dere­chos a cada una de ellas, reglas de sin­cronización, recar­ga automáti­ca…

La gran fuerza de Weezevent se encuen­tra en su equipo y el acom­pañamien­to que ofrece. Por eso, estos 400 orga­ni­zadores pro­fe­sion­ales hablan casi a diario con sus jefes de proyec­to. El con­tac­to direc­to es fun­da­men­tal para definir bien el proyec­to, seguir su evolu­ción y tam­bién para for­mar a los orga­ni­zadores y sus equipos en el uso de las solu­ciones de Weezevent.

2. Durante el evento: la acción sobre el terreno

Estos grandes even­tos sue­len durar entre 1 y 4 días. Durante este peri­o­do, la activi­dad del jefe de proyec­to puede pre­sen­tarse de dos for­mas:

La primera es en el caso de que los orga­ni­zadores sean com­ple­ta­mente autónomos: en este caso, se real­iza una for­ma­ción al orga­ni­zador y su equipo antes del even­to, para que puedan uti­lizar cor­rec­ta­mente el mate­r­i­al alquila­do sin que el equipo Weezevent esté pre­sente. Durante el even­to, el orga­ni­zador dispon­drá de un número de telé­fono de guardia al que poder acud­ir en caso de urgen­cias téc­ni­cas.

La segun­da es cuan­do se tra­ta de un even­to en el que se hace un gran despliegue de mate­r­i­al de con­trol de acce­so o cuan­do se ha implan­ta­do el sis­tema de pago cash­less Weez­Pay. Los jefes de proyec­to acu­d­en en estos casos al even­to durante toda la duración del mis­mo y lo hacen des­de antes de la aper­tu­ra de puer­tas, en oca­siones var­ios días antes. De esta for­ma pueden com­pro­bar la oper­a­ti­va implan­ta­da, for­mar al per­son­al, insta­lar el mate­r­i­al, hac­er com­pro­ba­ciones y lid­er­ar el proyec­to en tiem­po real.

El jefe de proyec­to puede ir acom­paña­do de otros miem­bros del equipo Weezevent, que pueden ser des­de 2 has­ta 40 —récord actu­al, en el fes­ti­val francés Vieilles Char­rues, sien­do la más habit­u­al entre 2 y 8 per­sonas—. El equipo está com­puesto por respon­s­ables de acceso/venta de entradas, cash­less y otros miem­bros del equipo para ocu­par puestos diver­sos en fun­ción del tipo de proyec­to y que rotarán si es nece­sario, siem­pre de acuer­do a sus per­files. Este equipo Weezevent está en con­tac­to per­ma­nente con el equipo de desar­rol­ladores para las pre­gun­tas más téc­ni­cas.

3. Después del evento: el balance (de 1 a 30 días después del evento)

Ter­mi­na­do el even­to no quiere decir ter­mi­na­do el tra­ba­jo: ¡es impre­scindible hac­er un análi­sis y pen­sar en la próx­i­ma edi­ción! Por eso, los jefes de proyec­to están disponibles para, a peti­ción de los orga­ni­zadores, realizar informes detal­la­dos desta­can­do las cifras clave: número de recar­gas cash­less real­izadas online e in situ, solic­i­tudes de reem­bol­so de sal­do restante en pro­ce­so, ingre­sos totales y detal­la­dos, transac­ciones cash­less, etc. Este informe incluye tam­bién sug­eren­cias de mejo­ra de cara a la sigu­iente edi­ción: ajuste de la can­ti­dad de mate­r­i­al desple­ga­do, adaptación de los equipos sobre el ter­reno… Se recomien­da hac­er una reunión de seguimien­to tras el informe para así pro­fun­dizar en el con­tenido del doc­u­men­to y aclarar todas las dudas.

¿Y tú?

Las fas­es descritas en este artícu­lo sue­len exten­der­se a lo largo de 5 meses, con sub-fas­es durante los 4 meses pre­vios al even­to y una últi­ma durante el mes pos­te­ri­or al mis­mo. Pero esto es un resumen muy gen­er­al y cada proyec­to es un mun­do.

¿Orga­ni­zas un even­to de gran enver­gadu­ra y tienes pre­gun­tas sobre cómo fun­cionamos? ¿Quieres que Weezevent esté con­ti­go al pie del cañón? Ponte en con­tac­to con nue­stro equipo hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Más infor­ma­ción

¡Nos vemos por weezevent.com!

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