El equipo Weezevent está contigo al pie del cañón

El equipo Weezevent está contigo al pie del cañón

El equipo Weezevent acompaña a los organi­za­dores de eventos de dos formas comple­men­tarias: sobre el terreno y a distancia. A día de hoy, nuestros jefes de proyecto acompañan en su día a día a más de 400 organi­za­dores de eventos profe­sio­nales —¡300 sólo este verano!— y miles de organi­za­dores de todo tipo pueden contar también con el apoyo de nuestro equipo si lo desean.

En este artículo, te presen­tamos cómo trabajan nuestros jefes de proyecto:

  1. Antes del evento: la prepa­ración (de 120 días a 1 día antes del evento)
  2. Durante el evento: la acción sobre el terreno
  3. Después del evento: el balance (de 1 a 30 días después del evento)

1. Antes del evento: la preparación (de 120 días a 1 día antes del evento)

Nuestro equipo de expertos, que conoce al dedillo los productos Weezevent (plata­forma de venta de entradas e inscrip­ciones online e in situ, control de acceso, pago cashless y, muy pronto, CRM). Los 400 organi­za­dores que cuentan con un jefe de proyecto para su evento, cuentan con un apoyo que será diferente según su grado de autonomía y de qué servicios hayan contratado. Por ejemplo, el equipo de algunos organi­za­dores ya sabe utilizar a la perfección la plata­forma de venta de entradas y el material de control de acceso —por su experiencia personal o por su frecuente colabo­ración con Weezevent— sin necesidad de apoyo por parte de Weezevent, ¡aunque siempre pueden contar con nosotros!

Manejar la plataforma de venta de entradas y el sistema de control de acceso

Cuando un jefe de proyecto comienza una nueva colabo­ración con un evento que ha decidido utilizar nuestra plata­forma de venta de entradas o nuestro sistema de control de acceso, lo primero que hace es presen­tarle la interfaz de la interfaz de la plata­forma de venta de entradas online. Nuestra recomen­dación siempre es que el organi­zador pruebe la herra­mienta por su cuenta —crear un evento de prueba, confi­gurar tarifas, etc.— y a conti­nuación se ponga en contacto con el jefe de proyecto con las preguntas que le hayan podido surgir y cualquier otra obser­vación.

Aunque nuestra herra­mienta de venta de entradas online se puede utilizar fácil­mente en self service, es nuestra prioridad ofrecer un acompa­ña­miento en el manejo de la misma si hiciera falta. De forma paralela, los jefes de proyecto se ocupan de las gestiones más complejas, como la perso­na­li­zación Premium de las entradas o de los e‑mails, para los que es necesario tener unas compe­tencias en infor­mática algo más avanzadas.

Esto mismo es aplicable a nuestro sistema de control de acceso. De hecho, ambas plata­formas se comple­mentan. Los organi­za­dores pueden trabajar de forma autónoma con los lectores de control de acceso pero, si lo desean, recibirán una formación cara a cara o a distancia.

El proyecto cashless

El proceso de acompa­ña­miento en un proyecto cashless es ligera­mente diferente al de la venta de entradas y el control de acceso. El primer paso es una reunión, a ser posible cara a cara, con el organi­zador para comprender en profun­didad sus expec­ta­tivas y sus necesi­dades. A partir de lo hablado en esta reunión, el jefe de proyecto ofrece al organi­zador soluciones concretas que se adapten a sus objetivos. El jefe de proyecto recurre para ello a la multitud de opciones que presenta el cashless para encontrar soluciones que respeten los deseos del organi­zador, confi­gu­rando categorías de asistentes y otorgando una serie de derechos a cada una de ellas, reglas de sincro­ni­zación, recarga automática…

La gran fuerza de Weezevent se encuentra en su equipo y el acompa­ña­miento que ofrece. Por eso, estos 400 organi­za­dores profe­sio­nales hablan casi a diario con sus jefes de proyecto. El contacto directo es funda­mental para definir bien el proyecto, seguir su evolución y también para formar a los organi­za­dores y sus equipos en el uso de las soluciones de Weezevent.

2. Durante el evento: la acción sobre el terreno

Estos grandes eventos suelen durar entre 1 y 4 días. Durante este periodo, la actividad del jefe de proyecto puede presen­tarse de dos formas:

La primera es en el caso de que los organi­za­dores sean comple­ta­mente autónomos: en este caso, se realiza una formación al organi­zador y su equipo antes del evento, para que puedan utilizar correc­ta­mente el material alquilado sin que el equipo Weezevent esté presente. Durante el evento, el organi­zador dispondrá de un número de teléfono de guardia al que poder acudir en caso de urgencias técnicas.

La segunda es cuando se trata de un evento en el que se hace un gran despliegue de material de control de acceso o cuando se ha implantado el sistema de pago cashless WeezPay. Los jefes de proyecto acuden en estos casos al evento durante toda la duración del mismo y lo hacen desde antes de la apertura de puertas, en ocasiones varios días antes. De esta forma pueden comprobar la operativa implantada, formar al personal, instalar el material, hacer compro­ba­ciones y liderar el proyecto en tiempo real.

El jefe de proyecto puede ir acompañado de otros miembros del equipo Weezevent, que pueden ser desde 2 hasta 40 —récord actual, en el festival francés Vieilles Charrues, siendo la más habitual entre 2 y 8 personas—. El equipo está compuesto por respon­sables de acceso/venta de entradas, cashless y otros miembros del equipo para ocupar puestos diversos en función del tipo de proyecto y que rotarán si es necesario, siempre de acuerdo a sus perfiles. Este equipo Weezevent está en contacto perma­nente con el equipo de desarro­lla­dores para las preguntas más técnicas.

3. Después del evento: el balance (de 1 a 30 días después del evento)

Terminado el evento no quiere decir terminado el trabajo: ¡es impres­cin­dible hacer un análisis y pensar en la próxima edición! Por eso, los jefes de proyecto están dispo­nibles para, a petición de los organi­za­dores, realizar informes detallados desta­cando las cifras clave: número de recargas cashless reali­zadas online e in situ, solici­tudes de reembolso de saldo restante en proceso, ingresos totales y detallados, transac­ciones cashless, etc. Este informe incluye también sugerencias de mejora de cara a la siguiente edición: ajuste de la cantidad de material desplegado, adaptación de los equipos sobre el terreno… Se recomienda hacer una reunión de segui­miento tras el informe para así profun­dizar en el contenido del documento y aclarar todas las dudas.

¿Y tú?

Las fases descritas en este artículo suelen exten­derse a lo largo de 5 meses, con sub-fases durante los 4 meses previos al evento y una última durante el mes posterior al mismo. Pero esto es un resumen muy general y cada proyecto es un mundo.

¿Organizas un evento de gran enver­gadura y tienes preguntas sobre cómo funcio­namos? ¿Quieres que Weezevent esté contigo al pie del cañón? Ponte en contacto con nuestro equipo haciendo clic en el siguiente botón:

Más infor­mación

¡Nos vemos por weezevent.com!

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