El equipo Weezevent acompaña a los organizadores de eventos de dos formas complementarias: sobre el terreno y a distancia. A día de hoy, nuestros jefes de proyecto acompañan en su día a día a más de 400 organizadores de eventos profesionales —¡300 sólo este verano!— y miles de organizadores de todo tipo pueden contar también con el apoyo de nuestro equipo si lo desean.
En este artículo, te presentamos cómo trabajan nuestros jefes de proyecto:
- Antes del evento: la preparación (de 120 días a 1 día antes del evento)
- Durante el evento: la acción sobre el terreno
- Después del evento: el balance (de 1 a 30 días después del evento)
1. Antes del evento: la preparación (de 120 días a 1 día antes del evento)
Nuestro equipo de expertos, que conoce al dedillo los productos Weezevent (plataforma de venta de entradas e inscripciones online e in situ, control de acceso, pago cashless y, muy pronto, CRM). Los 400 organizadores que cuentan con un jefe de proyecto para su evento, cuentan con un apoyo que será diferente según su grado de autonomía y de qué servicios hayan contratado. Por ejemplo, el equipo de algunos organizadores ya sabe utilizar a la perfección la plataforma de venta de entradas y el material de control de acceso —por su experiencia personal o por su frecuente colaboración con Weezevent— sin necesidad de apoyo por parte de Weezevent, ¡aunque siempre pueden contar con nosotros!
Manejar la plataforma de venta de entradas y el sistema de control de acceso
Cuando un jefe de proyecto comienza una nueva colaboración con un evento que ha decidido utilizar nuestra plataforma de venta de entradas o nuestro sistema de control de acceso, lo primero que hace es presentarle la interfaz de la interfaz de la plataforma de venta de entradas online. Nuestra recomendación siempre es que el organizador pruebe la herramienta por su cuenta —crear un evento de prueba, configurar tarifas, etc.— y a continuación se ponga en contacto con el jefe de proyecto con las preguntas que le hayan podido surgir y cualquier otra observación.
Aunque nuestra herramienta de venta de entradas online se puede utilizar fácilmente en self service, es nuestra prioridad ofrecer un acompañamiento en el manejo de la misma si hiciera falta. De forma paralela, los jefes de proyecto se ocupan de las gestiones más complejas, como la personalización Premium de las entradas o de los e-mails, para los que es necesario tener unas competencias en informática algo más avanzadas.
Esto mismo es aplicable a nuestro sistema de control de acceso. De hecho, ambas plataformas se complementan. Los organizadores pueden trabajar de forma autónoma con los lectores de control de acceso pero, si lo desean, recibirán una formación cara a cara o a distancia.
El proyecto cashless
El proceso de acompañamiento en un proyecto cashless es ligeramente diferente al de la venta de entradas y el control de acceso. El primer paso es una reunión, a ser posible cara a cara, con el organizador para comprender en profundidad sus expectativas y sus necesidades. A partir de lo hablado en esta reunión, el jefe de proyecto ofrece al organizador soluciones concretas que se adapten a sus objetivos. El jefe de proyecto recurre para ello a la multitud de opciones que presenta el cashless para encontrar soluciones que respeten los deseos del organizador, configurando categorías de asistentes y otorgando una serie de derechos a cada una de ellas, reglas de sincronización, recarga automática…
La gran fuerza de Weezevent se encuentra en su equipo y el acompañamiento que ofrece. Por eso, estos 400 organizadores profesionales hablan casi a diario con sus jefes de proyecto. El contacto directo es fundamental para definir bien el proyecto, seguir su evolución y también para formar a los organizadores y sus equipos en el uso de las soluciones de Weezevent.
2. Durante el evento: la acción sobre el terreno
Estos grandes eventos suelen durar entre 1 y 4 días. Durante este periodo, la actividad del jefe de proyecto puede presentarse de dos formas:
La primera es en el caso de que los organizadores sean completamente autónomos: en este caso, se realiza una formación al organizador y su equipo antes del evento, para que puedan utilizar correctamente el material alquilado sin que el equipo Weezevent esté presente. Durante el evento, el organizador dispondrá de un número de teléfono de guardia al que poder acudir en caso de urgencias técnicas.
La segunda es cuando se trata de un evento en el que se hace un gran despliegue de material de control de acceso o cuando se ha implantado el sistema de pago cashless WeezPay. Los jefes de proyecto acuden en estos casos al evento durante toda la duración del mismo y lo hacen desde antes de la apertura de puertas, en ocasiones varios días antes. De esta forma pueden comprobar la operativa implantada, formar al personal, instalar el material, hacer comprobaciones y liderar el proyecto en tiempo real.
El jefe de proyecto puede ir acompañado de otros miembros del equipo Weezevent, que pueden ser desde 2 hasta 40 —récord actual, en el festival francés Vieilles Charrues, siendo la más habitual entre 2 y 8 personas—. El equipo está compuesto por responsables de acceso/venta de entradas, cashless y otros miembros del equipo para ocupar puestos diversos en función del tipo de proyecto y que rotarán si es necesario, siempre de acuerdo a sus perfiles. Este equipo Weezevent está en contacto permanente con el equipo de desarrolladores para las preguntas más técnicas.
3. Después del evento: el balance (de 1 a 30 días después del evento)
Terminado el evento no quiere decir terminado el trabajo: ¡es imprescindible hacer un análisis y pensar en la próxima edición! Por eso, los jefes de proyecto están disponibles para, a petición de los organizadores, realizar informes detallados destacando las cifras clave: número de recargas cashless realizadas online e in situ, solicitudes de reembolso de saldo restante en proceso, ingresos totales y detallados, transacciones cashless, etc. Este informe incluye también sugerencias de mejora de cara a la siguiente edición: ajuste de la cantidad de material desplegado, adaptación de los equipos sobre el terreno… Se recomienda hacer una reunión de seguimiento tras el informe para así profundizar en el contenido del documento y aclarar todas las dudas.
¿Y tú?
Las fases descritas en este artículo suelen extenderse a lo largo de 5 meses, con sub-fases durante los 4 meses previos al evento y una última durante el mes posterior al mismo. Pero esto es un resumen muy general y cada proyecto es un mundo.
¿Organizas un evento de gran envergadura y tienes preguntas sobre cómo funcionamos? ¿Quieres que Weezevent esté contigo al pie del cañón? Ponte en contacto con nuestro equipo haciendo clic en el siguiente botón:
¡Nos vemos por weezevent.com!
