Les coulisses de Weezevent : l’équipe Events Operations

Les coulisses de Weezevent : l’équipe Events Operations

L’équipe Events Opera­tions de Weezevent est le maillon essentiel de la chaîne Weezevent. Sans elle, toutes les autres équipes auraient bien du mal à assurer leurs missions. Afin de mieux connaître ses membres, et de vous faire découvrir leurs rôles, nous sommes aller les rencontrer au début de l’été, période à laquelle ils se préparent pour des mois de dur labeur, avec un effectif qui triple pour pallier à la forte hausse d’activité estivale.

Dites-nous, c’est quoi le pôle Events Operations ?

Geoffrey : C’est un support pour les autres équipes. L’idée est de centra­liser toutes les ressources internes liées à la logis­tique de Weezevent : les achats, les stocks, le matériel, les réser­va­tions (trans­ports & héber­gement)… Le pôle Events Opera­tions est également une plate­forme de logis­tique puisqu’on y prépare et configure tout le matériel. En quelques mots, la team Events Opera­tions est une équipe réactive à toutes les demandes !

Théo : En fait, notre pôle est en colla­bo­ration avec tous les pôles ! On travaille avec les dévelop­peurs pour tout ce qui est des tests du matériel, de sa mise en place, mais aussi des retours d’expérience et des idées d’améliorations. On collabore aussi avec le pôle Marketing pour ce qui concerne les stocks de goodies par exemple. On est également en relation avec les Client Success Manager pour l’envoi du matériel sur le terrain et du pré-SAV. On accom­pagne aussi les commer­ciaux dans les demandes de cotations de matériel. Enfin, on est en relation avec le service factu­ration pour tout ce qui concerne les achats.

Quelle est la journée type d’un Events Operations Agent ?

Pauline : Tous les matins, mon rôle est de m’assurer que le matériel parti sur les événe­ments revienne bien chez Weezevent. En cas de retard, je dois contacter les organi­sa­teurs pour comprendre pourquoi et tout mettre en œuvre pour que ça ne se repro­duise pas. En haute saison pendant l’été, notre rôle est de coordonner les équipiers en renfort en leur apprenant à s’organiser et à prioriser… En parallèle on s’occupe toujours des envois et des retours du matériel. Cette tâche est d’autant plus impor­tante à cette période de l’année car nous sommes “en flux tendu” en ce qui concerne la quantité de matériel dispo­nible. On ne peut donc pas se permettre de laisser des appareils de contrôle d’accès ou de paiement cashless chez un organi­sateur, surtout lorsqu’il y a beaucoup d’événements de grande taille au même moment… Il faut donc aller vite et être organisé à la perfection !

Théo : Tous les Events Opera­tions Agent n’ont pas les mêmes activités au sein du pôle. Je suis plutôt engagé sur la veille techno­lo­gique, la mainte­nance, les achats et la prévision du matériel. Je suis aussi là pour super­viser et optimiser les envois à l’étranger, hors UE (Suisse, Canada). L’objectif est de faciliter les mouve­ments du staff et du matériel.

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans ce poste ?

Pauline : C’est l’idée que toutes les tâches faites au quotidien ont de l’importance. On doit connaître et bien préparer le matériel, mais aussi prendre en compte les retours des collègues après les presta­tions sur des événe­ments. C’est vraiment grati­fiant de se rendre compte qu’on a bien fait son travail en amont et qu’on a facilité la tâche des collègues sur les événe­ments ! J’aime beaucoup l’idée qu’on soit en relation avec tous les pôles. Ça exige de la polyva­lence. Ce qui me plaît aussi, c’est bien sûr la partie terrain ! Aller sur les événe­ments, être autonome… C’est vraiment important pour moi car ça me permet aussi de m’améliorer sur la prépa­ration du matériel !

Théo : Ce qui me plaît dans ce poste c’est la nécessité d’être polyvalent mais aussi le fait de colla­borer avec toutes les équipes. J’aime beaucoup aussi toute la partie relation avec les fournis­seurs et la partie prévi­sions de matériel pour l’été. Evidemment, j’adore le fait de partir sur le terrain ! Avant de rejoindre Weez, j’ai travaillé deux ans en tant que respon­sable cashless du festival Lost in Limoges. Grâce à cette expérience, je peux être seul et autonome — surtout sur la partie cashless.

Le petit mot des nouveaux

Quelles-sont les missions que vous appréciez le plus ?

Félix : Au bureau, ce que je préfère c’est accom­pagner les équipes ! Ça passe par le booking notamment. Pour le Hellfest, je me suis occupé des réser­va­tions de logement des commer­ciaux en cherchant les offres les plus intéres­santes sur AirBnB, les sites de compa­ra­teurs, avec les gîtes… Sinon, les dépla­cement sur les événe­ments me conviennent parfai­tement car j’aime être sur le terrain et en contact avec les organi­sa­teurs. Pour finir, ce qui me plaît c’est l’autonomie. On me confie des tâches et je suis respon­sable de les réaliser. C’est assez sain et ça me plaît.

Pierre-Arnaud : Il n’y a pas une tâche en parti­culier qui me plaît, c’est vraiment l’ensemble. D’un côté les missions sont toujours les mêmes, mais il y a toujours des détails diffé­rents. Ça permet de ne pas tomber dans une routine. Sinon j’adore partir en dépla­cement sur les événe­ments ! Je me suis déjà inscrit à 50 événe­ments au moins ! Le premier a été Sevens Paris, un événement de rugby. Ça me change de mon quotidien, j’ai envie d’être sur le terrain, j’ai besoin de bouger, d’être en contact avec les clients et les parti­ci­pants.

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