Chez Weezevent, l’accompagnement des organisateurs est réalisé de deux manières complémentaires : sur le terrain et à distance. Aujourd’hui 400 de nos organisateurs professionnels sont accompagnés par notre équipe Client Success, et les dizaines de milliers d’autres organisateurs sont tous accompagnés par l’équipe Client Service s’ils le souhaitent.
Dans cet article, nous détaillons le travail de l’équipe Client Success :
- La préparation avant l’événement : de J-120 à J-1
- La prestation pendant l’événement
- Le bilan post-événement : de J+1 à J+30
1. La préparation avant l’événement : de J-120 à J-1
Les 400 organisateurs d’événements nécessitant un accompagnement dans le pilotage de leurs projets sont répartis à nos Client Success Managers, des chefs de projet maîtrisant sur le bout des doigts l’ensemble des produits Weezevent : billetterie en ligne et sur place, contrôle d’accès, et paiement cashless. L’accompagnement varie selon le degré d’autonomie de l’organisateur et sa volonté d’utiliser ou non l’ensemble des solutions proposées. Par exemple, certaines équipes d’organisateurs d’événements savent — par expérience personnelle ou après plusieurs collaborations avec Weezevent — gérer la plateforme de billetterie et le matériel de contrôle d’accès sans accompagnement.
Prise en main de la billetterie et du contrôle d’accès
Ainsi, lorsqu’un chef de projet entame une nouvelle collaboration avec un événement qui souhaite utiliser les solution de billetterie en ligne et/ou de contrôle d’accès, il commence par lui présenter l’interface de la billetterie. Nous recommandons alors que l’organisateur puisse tester l’outil de son côté — créer un événement test, configurer des tarifs, etc. — et revenir vers le chef de projet Weezevent avec ses questions et observations.
Même si la solution de billetterie est utilisable en self service, notre priorité est de proposer un accompagnement dans la prise en main du logiciel si nécessaire. En parallèle, les chefs de projet gèrent des opérations plus complexes, telles que la personnalisation des billets ou des e-mails, qui demandent des compétences informatiques relativement poussées.
Tout ceci s’applique également à la solution de contrôle d’accès. Les deux plateformes sont d’ailleurs complémentaires. Les organisateurs sont autonomes avec les appareils de scan, mais ils peuvent y être formés en face à face ou à distance s’ils le souhaitent.
Le projet cashless
En ce qui concerne le cashless, le processus d’accompagnement diffère légèrement de celui de la billetterie. Tout commence par une rencontre en face à face avec l’organisateur, afin de comprendre ses attentes et ses besoins. À partir de cet entretien, le chef de projet propose à l’organisateur des solutions concrètes et adaptées à ses objectifs. S’ils semblent être parfois complexes à déterminer — par rapport à la relative nouveauté du cashless et aux deadlines strictes que requiert l’événementiel, le chef de projet peut recourir aux multiples opportunités offertes par le cashless pour trouver des solutions qui respectent la volonté de l’organisateur : catégories de participants et droits accordés à chacune d’entre elles, règles de synchronisation, rechargement automatique…
La force de Weezevent réside dans son accompagnement. C’est pourquoi ces 400 organisateurs professionnels échangent quasi-quotidiennement avec leurs chefs de projets. Le contact en face à face est également important pour cadrer le projet, suivre sa progression, mais aussi pour former les organisateurs et leurs équipes aux solutions de Weezevent.
2. La prestation pendant l’événement
Au moment de l’événement, qui dure généralement entre 1 et 4 jours, deux cas de figure se présentent aux chefs de projets. Le premier a lieu lorsque les organisateurs sont totalement autonomes. Dans ce cas, l’organisateur et ses équipes sont formés avant l’événement, dans le but de pouvoir utiliser le matériel prêté/vendu sans présence des équipes Weezevent : les applications et terminaux de contrôle d’accès, et le guichet de vente sur place. Le jour de l’événement, l’organisateur dispose d’un numéro d’astreinte en cas d’interrogations techniques.
Le second cas intervient lorsqu’il s’agit d’un événement pendant lequel une quantité importante de matériel de contrôle d’accès est déployée, ou encore lorsque l’organisateur utilise la solution de paiement cashless WeezPay. Les chefs de projet se rendent alors sur le site de l’événement, pendant toute sa durée et au moins un jour avant le début de l’exploitation. Cela leur permet de repérer le dispositif mis en place, de former les équipes, d’installer le matériel, de le tester, puis de piloter le projet en temps réel.
Le chef de projet peut y être accompagné par un nombre allant de 2 à 40 équipiers — seuil maximal atteint pour les Vieilles Charrues, la norme se situant entre 2 et 8. Cette équipe est alors composée de responsables entrées/billetterie, cashless, mais aussi d’équipiers placés à différents postes — avec une rotation définie selon les profils de chacun. Cette équipe Weezevent dispose d’une astreinte à distance pour les questions plus techniques.
3. Le bilan post-événement : de J+1 à J+30
À peine l’événement terminé, il est essentiel de faire le point et de penser à la suite ! C’est pourquoi les chefs de projet, à la demande de certains organisateurs, produisent des bilans détaillés mettant en avant des chiffres clés : nombre de rechargements cashless effectués en ligne et sur place, demandes de remboursement en cours, chiffre d’affaires total et détaillé, entrées réalisées et ventes sur place, transactions cashless… Ce bilan est également composé de suggestions d’améliorations destinées faire passer l’accompagnement de l’édition suivante à un niveau supérieur : ajustement de la quantité de matériel déployé, ou encore adaptation des équipes sur place. Un rendez-vous de suivi est recommandé à la suite de ce bilan, afin d’approfondir le contenu du document.
Pour aller plus loin…
Les étapes décrites dans cet article s’étalent généralement sur cinq mois, avec des étapes et des livrables répartis sur quatre mois avant l’événement, puis un mois après. Cet article est donc un résumé concis de l’ensemble des missions réalisées par cette équipe composée de 14 chefs de projet.
Vous avez des questions en rapport avec votre événement de grande ampleur ? Vous souhaitez le co-piloter avec Weezevent ? Contactez nos équipes et nous serons ravis de répondre à vos questions :
