Le triathlon, ce défi sportif exaltant combinant natation, cyclisme et course à pied, attire des milliers de passionnés à travers le monde, avides de tester leurs limites physiques et mentales. L’organisation d’un tel événement, toutefois, est une aventure en soi qui requiert une planification méticuleuse et une exécution sans faille.
Ce guide est conçu pour vous aider à naviguer à travers les différentes étapes de l’organisation d’un triathlon, en vous fournissant des conseils pratiques, des stratégies éprouvées et des outils technologiques adaptés.
Sommaire
1. Planification initiale
a) Définition de l’objectif de l’événement
La première étape dans l’organisation d’un triathlon est de définir clairement les objectifs. Ces objectifs peuvent varier : augmenter la participation, renforcer la visibilité de la marque, soutenir une cause caritative, ou offrir une expérience exceptionnelle aux athlètes et spectateurs. La clarté des objectifs influence toutes les décisions subséquentes, des choix de marketing à la sélection du parcours.
Essayez ensuite de définir les KPI précis, qui vous permettront d’évaluer le succès de votre événement sur des données chiffrées précises. Par exemple : récolter 100 inscriptions, avoir un taux de secondes participations de 70%, augmenter le nombre de partenaires de 30%, etc.
b) Choix de la date et du lieu
Date de l’événement :
Le choix de la date est crucial et doit prendre en compte les conditions climatiques, les conflits avec d’autres événements locaux ou d’envergure, les disponibilités des lieux envisagés et des participants. Réservez donc votre date le plus tôt possible et un jour de week-end par exemple. Enfin, fixez une heure optimale pour accueillir un maximum de personnes, mais également pour faire courir les athlètes dans les meilleures conditions possibles.
Lieu de l’événement :
Le choix du lieu est stratégique et doit correspondre aux exigences techniques des trois disciplines du triathlon. La natation nécessite un plan d’eau sécuritaire et accessible, le cyclisme un circuit routier ou fermé adapté, et la course à pied un parcours qui peut être aussi bien urbain que naturel. Il est essentiel d’évaluer l’accessibilité pour les participants et les spectateurs, les infrastructures disponibles (parking, toilettes, zones de repos), ainsi que la capacité du lieu à gérer de grands groupes.
c) Considérations logistiques et environnementales
Avant de finaliser le choix du lieu, une évaluation environnementale doit être menée pour s’assurer que l’événement n’aura pas d’impact négatif sur le site. De même, la logistique sur place doit être envisagée : zones de transition, espaces pour les stands de ravitaillement, sécurité du parcours, etc.
d) Budget initial
Définir un budget préliminaire est indispensable. Celui-ci doit couvrir les coûts des permis, de la sécurité, des infrastructures, du personnel, de la promotion et des autres dépenses opérationnelles. L’utilisation de Weezevent peut aider à gérer les coûts en automatisant des parties du processus, comme les inscriptions et la billetterie, réduisant ainsi les besoins en personnel et en ressources administratives.
2. Démarches administratives
a) Permis et autorisations
Selon la localisation, un permis général peut être nécessaire pour organiser un événement public. Ce permis est souvent délivré par la municipalité ou une autre autorité locale :
- Auprès de la municipalité : Demande d’autorisation auprès du Maire, remplir le formulaire correspondant à la manifestation sportive et joindre toutes les pièces demandées et déclaration de rassemblement sur voies publiques.
- Auprès de la préfecture : Demande d’autorisation préfectorale, remplir le Cerfa ou le formulaire correspondant à la manifestation sportive et joindre toutes les pièces demandées. Puis, remplir le dossier préfectoral / dossier technique de la manifestation et celui de la sécurisation des manifestations publiques.
- Auprès de la Fédération : Inscription au calendrier régional et national des épreuves (saison n+1) dès le 1er septembre, se connecter sur www.fftri.com pour accéder à son espace organisateur. La deuxième possibilité est de créer son espace organisateur : onglet « devenir organisateur » sur la page d’accueil de ce site.
Pour les segments de natation, cyclisme, et course à pied, il faut obtenir les autorisations spécifiques pour utiliser les routes, les parcs, ou les plans d’eau. Cela peut inclure la coordination avec les autorités de transport local pour les fermetures de routes.
Dans tous les cas, rapprochez-vous des autorités du lieu de votre événement pour être certain de n’oublier aucune autorisation qui pourrait mettre en péril votre triathlon.
b) Assurances
Il est crucial d’obtenir plusieurs assurances pour votre événement :
- La licence manifestation couvre l’ensemble des bénévoles de l’organisation déclarés au titre de la Responsabilité Civile.
- La licence FFTRI compétition couvre le pratiquant licencié selon le niveau de couverture choisi lors de la prise de licence.
- Le pass compétition couvre les pratiquants non licenciés ou les licenciés FFTRI loisirs, dirigeants et actions. Il doit obligatoirement être accompagné d’un certificat médical valide précisant la non-contre-indication de la pratique en compétition des disciplines enchaînées.
c) Respect des réglementations locales
Respectez les normes locales en matière de sécurité et de santé publique, incluant les plans d’urgence et les mesures sanitaires, surtout dans un contexte post-pandémique.
Assurez-vous également que l’événement soit conforme aux lois environnementales, notamment en termes d’impact sur les sites naturels utilisés pour la natation, le cyclisme, et la course.
d) Contrats avec les fournisseurs et partenaires
Il est essentiel de formaliser des contrats avec tous les fournisseurs et partenaires (sécurité, restauration, matériel, etc.). Ces contrats doivent détailler les services fournis, les coûts, les conditions de paiement et les clauses d’annulation.
3. Conception du parcours et accessibilité
a) Conception du parcours
Vous devez dans un premier temps déterminer le type de triathlon (Sprint, Olympique, Ironman, etc.) et l’audience ciblée (amateurs, professionnels, familles, etc.), ce qui influencera la longueur et la difficulté des parcours.
Viens ensuite le choix du site. Vous devez impérativement prendre en compte la meilleure installation possible pour chaque sport :
- Natation : Recherchez un plan d’eau sûr, propre et accessible, tel qu’un lac, une rivière calme ou une plage. Assurez-vous que l’eau est régulièrement testée et adaptée à la compétition. Le site doit également disposer d’espaces pour les spectateurs et des zones de secours facilement accessibles.
- Cyclisme : Le parcours de vélo doit être sécurisé, avec des routes de qualité pour éviter les accidents. Prenez en compte le dénivelé, la visibilité et l’espace pour les dépassements. Une boucle fermée est souvent préférée pour faciliter la gestion de la sécurité et la logistique.
- Course à pied : Le parcours de course devrait être plat ou légèrement vallonné pour convenir à tous les niveaux. Il peut se situer en partie sur le même site que les autres épreuves pour centraliser l’action et faciliter l’accès aux spectateurs.
b) Accessibilité
Sélection du site :
Choisissez des sites qui sont facilement accessibles par les transports en commun et par voiture. Assurez-vous que les routes d’accès sont bien signalées et dégagées. Fournissez suffisamment de places de stationnement à proximité du lieu de l’événement, y compris des places réservées pour les personnes en situation de handicap.
Mobilité et service sur le site :
Assurez des chemins bien entretenus et sécurisés pour permettre aux spectateurs de se déplacer facilement entre les différentes zones de l’événement. Les voies doivent être assez larges pour accueillir des fauteuils roulants, des poussettes et un grand volume de piétons.
Offrez des options de restauration et des points d’hydratation accessibles à tous les spectateurs, y compris ceux avec des besoins diététiques spécifiques. Mettez en place des toilettes portables, y compris des modèles adaptés aux personnes handicapées, réparties de manière stratégique autour du site.
4. Logistique de l’événement
a) Zones de transition
Préparez les zones de transition où les athlètes changeront de discipline (de la natation au vélo, et du vélo à la course). Ces zones doivent être sécurisées, bien organisées, et suffisamment grandes pour accommoder tous les participants.
Assurez-vous que chaque participant dispose d’un espace dédié et surveillé pour son équipement. Il serait dommage qu’un vélo disparaisse entre deux épreuves, laissant le participant sans possibilité de participer à cette partie de la course.
b) Signalisation et balisage
Installez une signalisation claire pour guider les participants et les spectateurs autour du site, y compris des indications pour les zones de transition, le départ, l’arrivée, les toilettes, et les premiers secours. Balisez chaque parcours de manière visible pour éviter toute confusion chez les participants.
c) Ravitaillement
Organisez des points de ravitaillement réguliers sur les parcours de cyclisme et de course à pied, fournissant de l’eau, des boissons sportives et des en-cas énergétiques. Veillez à ce que ces zones soient équipées pour gérer les déchets de manière écologique.
d) Chronométrage
Implémentez des technologies pour le suivi en temps réel des participants et pour le chronométrage précis. Ceci peut inclure des puces RFID ou des systèmes GPS. Celui-ci peut se faire soit par des prestataires professionnels ou par des adhérents de l’association.
5. Sécurité du triathlon
a) Aspect juridique
Juridiquement, la sécurité et la violence relèvent de plusieurs codes :
– Code de la santé publique, Code Pénal, Code Général des collectivités territoriales, Code Civil, etc.
– Le code du sport reprend, dans les articles L.332-1 à L.332-21, tous les éléments relatifs à son domaine.
La Réglementation Générale Fédérale (RGF), est l’outil fédéral de référence pour toute organisation affiliée à la Fédération Française de Triathlon (FFTRI) et des disciplines enchaînées.
Les Règles Techniques de Sécurité (RTS) édictées par la FFTRI complètent la RGF.
Ces documents de référence sont actualisés chaque année, veillez donc à vous procurer la dernière version.
b) Personnel de sécurité et bénévoles formés
Disposez d’une équipe de sécurité suffisante et visiblement identifiée, comprenant des professionnels formés et des bénévoles. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent leurs rôles et responsabilités en matière de sécurité.
Pour la natation, ayez des sauveteurs qualifiés et des embarcations de sauvetage prêtes à intervenir en cas de besoin (ils doivent être obligatoirement titulaires du BNSSA). Assurez-vous que le plan d’eau est sécuritaire et libre de tout obstacle ou danger potentiel.
L’arbitre principal indiquera à votre demande le nombre de BNSSA et bateaux requis pour votre manifestation en fonction de son format et du nombre de participants.
Bateaux : au minimum 3 par bateau à moteur : pilote + 1 BNSSA + 1 bénévole supplémentaire
Kayaks, Paddle, Surf : embarcations non motorisées, donc pas d’obligation réglementaire mais le bénévole doit être titulaire a minima d’un BNSSA.
L’Arbitre principal peut décider de l’annulation ou du remplacement de l’épreuve en cas de problèmes liés aux conditions aquatiques (température, analyses de l’eau, forte houle, etc.).
Il y a la possibilité de transformer un triathlon en duathlon en cas de problème du milieu aquatique en utilisant le circuit pédestre existant.
Pour le cyclisme et la course à pied, sécurisez les parcours en limitant l’accès aux véhicules non autorisés et en disposant de barrières physiques là où cela est nécessaire. Placez des signaleurs aux intersections et points critiques pour guider les participants et prévenir les accidents.
c) Services médicaux
Prévoyez une présence médicale adéquate sur le site, incluant des postes de premiers secours bien équipés et accessibles, ainsi que des équipes médicales mobiles le long des parcours.
Le minimum légal est d’un médecin ou d’un poste de secours sur le site de l’événement. Les moyens humains et matériels devront être adaptés selon l’importance de la manifestation : nombre de compétiteurs, nombre de spectateurs, à la durée de la course, type de parcours, conditions météorologiques prévisibles etc.
À défaut de pouvoir recruter un médecin, l’organisateur devra disposer d’un poste de secours avec un minimum de 3 secouristes et la possibilité de véhiculer ces secouristes sur les pistes d’accès au tracé de l’épreuve.
Des contrôles antidopage peuvent être réalisés dans tout lieu où se déroule un entraînement ou une manifestation sportive. L’organisateur doit mettre en place des locaux appropriés à la disposition de la personne chargée du contrôle.
6. Marketing et promotion
a) Site de l’événement
Créez un site web attractif et facile à naviguer qui sert de point central pour toutes les informations concernant l’événement (inscriptions grâce à une billetterie en ligne, informations de la course, inscriptions pour les bénévoles, partenaires, médias…).
b) Réseaux sociaux
Utilisez les plateformes sociales (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn) pour partager des mises à jour régulières, des photos du parcours, des témoignages de participants précédents, et des informations pratiques.
Encouragez l’interaction en organisant des concours, des défis ou des sessions de questions-réponses en direct pour susciter l’intérêt et l’engagement.
c) Marketing par courriel
Envoyez des newsletters régulières à une liste de diffusion dédiée pour tenir les anciens participants potentiels des dernières nouvelles et les encourager à s’inscrire.
Segmentez votre liste de diffusion pour personnaliser les messages, par exemple en ciblant des messages spécifiques pour les anciens participants, les clubs de triathlon locaux, ou les débutants.
Ces deux actions sont possibles grâce à un outil d’e-mailing directement connecté à la liste de vos participants.
d) Partenariats et sponsoring
Collaborez avec des entreprises locales, des clubs de sport, des magasins de vélos, des piscines, et des centres de fitness pour promouvoir votre événement à travers leurs réseaux. Offrez des packages de sponsoring attractifs pour les entreprises souhaitant s’associer à votre événement, incluant de la visibilité sur le site web, les matériaux de l’événement, et les maillots de course.
e) Relations publiques et médias
Rédigez et diffusez des communiqués de presse pour attirer l’attention des médias locaux et spécialisés en sport.
Organisez une conférence de presse ou un événement de lancement avec des personnalités sportives pour générer de l’intérêt. Présentez votre manifestation clairement et le message que vous voulez faire passer grâce à cet événement pour vous faire comprendre du grand public.
f) Affichage et distribution de matériels promotionnels
Distribuez des flyers et des affiches dans des endroits stratégiques tels que les gymnases, les magasins de sport, les centres communautaires, et les cafés.
Utilisez des bannières ou des stands promotionnels lors d’autres événements sportifs pour attirer l’attention des athlètes.
7. Engagement des bénévoles
a) Recrutement
Dans un premier temps, identifiez les compétences et les profils nécessaires pour différents rôles (inscription, sécurité, ravitaillement, etc.) et recrutez en conséquence.
Puis, utilisez des canaux multiples pour attirer des bénévoles, y compris les réseaux sociaux, les newsletters, les communautés locales, les clubs sportifs, les universités.
Enfin, expliquez clairement les avantages du bénévolat, tels que l’acquisition de compétences, les rencontres, et la contribution à un événement communautaire.
b) Formation
Fournissez des séances d’orientation détaillées pour tous les bénévoles pour s’assurer qu’ils comprennent leurs rôles et responsabilités.
Enseignez l’importance de la communication efficace, surtout dans la gestion des situations d’urgence. Assurez-vous que certains postes soient équipés de talkie-walkie pour prévenir s’ils nécessitent du renfort pour assurer le bon fonctionnement de l’événement.
Pendant l’événement, soyez disponible pour répondre aux questions et fournir un soutien continu à votre équipe. Assurez-vous qu’ils disposent des ressources et du matériel nécessaires pour accomplir leur travail.
8. Après la course
Une fois votre triathlon terminé, recevez les retours des athlètes et du public via un questionnaire de satisfaction. Cela vous aidera à vous améliorer si vous souhaitez en organiser un nouveau à l’avenir.
Vous pourriez envisager d’organiser une soirée impliquant vos prestataires, bénévoles, membres de votre équipe et les athlètes ayant participé. Cela vous permettra de remercier tous les intervenants ayant contribué au succès de votre événement, tout en renforçant les liens pour de futures collaborations.
Vous avez déjà déterminé un lieu et une date pour votre triathlon ? Ouvrez-y dès à présent les inscriptions avec un outil de billetterie en ligne adapté.
