Comment organiser un tournoi sur plage ?

Organ­is­er un tournoi sur la plage demande une pré­pa­ra­tion dif­férente d’un tournoi dans une enceinte sportive. La plage est un lieu pub­lic, qui attire de nom­breuses per­son­nes, et qui est soumis à des règles bien pré­cis­es. Aus­si cet envi­ron­nement vous donne la lib­erté néces­saire pour organ­is­er un événe­ment qui sort du lot. Voici quelques con­seils et idées pour réus­sir l’organisation de votre tournoi sur la plage.

Être créatif

Votre tournoi doit se démar­quer des autres événe­ments de la région. Voici com­ment faire la dif­férence et que vos par­tic­i­pants repar­tent en se dis­ant “on revien­dra l’année prochaine” :

• Ani­mer avec des activ­ités fun — châteaux gon­flables, DJs, etc.
• Attir­er des per­son­nal­ités locales et influ­entes — sportifs, artistes, youtu­bers.
• Impli­quer des parte­naires pour financer des activ­ités ou des lots à faire gag­n­er.
• Encour­ager les déguise­ments des par­tic­i­pants et décor­er la plage avec un thème.

Préparer votre tournoi

Établir et communiquer le règlement

Que serait une com­péti­tion sportive sans règles ? Etablir un règle­ment peut sem­bler fas­ti­dieux mais il existe des moyens sim­ples pour éviter de le rédi­ger soi-même :

• Le télécharg­er directe­ment sur le site de la fédéra­tion con­cernée si c’est une com­péti­tion offi­cielle
• S’inspirer du règle­ment offi­ciel en appor­tant quelques vari­antes s’il s’agit d’un tournoi “orig­i­nal”
  • Par exem­ple : oblig­a­tion se de déguis­er

Ren­dez votre règle­ment vis­i­ble et acces­si­ble facile­ment pour être sûr que vos par­tic­i­pants l’aient bien lu, com­pris, et assim­ilé. Pour cela, inté­grez-le à votre :

• Site inter­net, sur une page dédiée
• Événe­ment Face­book — avec un joli visuel
• Page Face­book
• Descrip­tion sur votre plate­forme d’in­scrip­tions en ligne
• E‑mail d’information aux par­tic­i­pants quelques jours avant le tournoi

Le jour J, déployez-le sur des grandes affich­es au for­mat A0 ou sur des bâch­es en PVC.

Demander des autorisations

Pour obtenir le droit d’occuper un espace pub­lic, faites une demande à la mairie de la com­mune con­cernée. Lorsque celui-ci doit se dérouler sur le ter­ri­toire de com­munes où la police nationale est com­pé­tente, adressez-vous à la pré­fec­ture du départe­ment ou à la pré­fec­ture de police en fonc­tion du lieu occupé. Retrou­vez tous les détails sur le site du Ser­vice Pub­lic.

Pour les man­i­fes­ta­tions sportives, le délai pour dépos­er cette demande est plus impor­tant que pour les autres types d’événements : elle doit être faite 1 à 3 mois avant l’événement. Si votre man­i­fes­ta­tion sportive donne lieu à un classe­ment, vous devez deman­der une autori­sa­tion à la fédéra­tion sportive con­cernée. Si elle n’implique ni com­péti­tion, ni classe­ment, c’est auprès du préfet de départe­ment que vous devez adress­er vos démarch­es.

Dans le cas où vous souhai­teriez met­tre en place une buvette, deux cas se présen­tent à vous :

• Vous êtes une asso­ci­a­tion et vous ne ven­drez pas d’alcool. Aucune autori­sa­tion n’est néces­saire.
• Vous ven­drez de l’alcool. Reportez vous aux con­di­tions sur le site du Ser­vice Pub­lic.

Astuce : Pensez à souscrire à une assur­ance et évitez tout désagré­ment si un par­tic­i­pant ou un bénév­ole se blesse !

Louer ou acheter des équipements

Les sports et les activ­ités physiques néces­si­tent générale­ment de l’équipement pour :

• Jouer/Pratiquer : bal­lons, filets, sif­flets, plots…
• Récom­penser les gag­nants : trophées, coupes et médailles ; lots et cadeaux de parte­naires — matériel de sport, chèques cadeau…
• Divers­es raisons : musique, good­ies, déco­ra­tion, para­sols et ton­nelles…
• Préparer/Ranger/Nettoyer : sacs poubelle pour les déchets, mar­queurs, scotch, ficelle…

Pensez à établir un bud­get pour éviter les mau­vais­es sur­pris­es !

Vous n’êtes pas obligé d’acheter tous ces équipements. Vous pou­vez les louer ou les emprunter à des clubs sportifs par exem­ple. Il peut être intéres­sant de les acheter unique­ment si vous allez vous en servir régulière­ment. Pour les récom­pens­es, deman­dez une aide finan­cière de la part de vos spon­sors et parte­naires. Vous réduirez ain­si vos coûts et aug­menterez la qual­ité des lots !

Gérer les inscriptions des joueurs

Créez votre événe­ment sur une plate­forme d’inscription comme Weezevent et facilitez votre ges­tion des par­tic­i­pants. Per­son­nalisez les champs d’inscription pour obtenir les noms des par­tic­i­pants et de leurs équipes, leurs pièces d’identité et cer­ti­fi­cats médi­caux. Tout ceci se con­fig­ure en un clin d’oeil et vous per­met égale­ment de recueil­lir des infor­ma­tions pré­cieuses comme les adress­es e‑mails de tous les par­tic­i­pants. Vous pour­rez ain­si leur rap­pel­er des infor­ma­tions impor­tantes quelques jours avant le tournoi : l’accès au lieu, le règle­ment, les horaires. Après l’événement, vous garderez con­tact avec eux et les inviterez à votre prochain tournoi !

Être prêt pour le jour J

Le tournoi approche, vous avez tout pré­paré, et vous avez hâte de prof­iter de votre événe­ment. Soyez tout de même prêt et vig­i­lant aux moin­dres détails. N’hésitez pas à envoy­er un e‑mail à vos par­tic­i­pants le matin de l’événement pour leur rap­pel­er cer­taines infor­ma­tions — point météo, équipement à ne pas oubli­er, etc.

Venez en avance sur les lieux de votre événe­ment — la veille ou tôt le matin — pour tout installer et faire des tests. Vous serez au calme et plus effi­cace si vous n’êtes pas dérangé par les par­tic­i­pants les plus ponctuels.

À vous de jouer ! Organ­isez un tournoi réus­si et décou­vrez tous les avan­tages de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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