Le printemps est arrivé et cela ne peut signifier qu’une chose : il est temps de s’organiser pour la summer party de votre entreprise. Organiser une fête d’entreprise en été peut être une excellente idée pour stimuler le moral et offrir un moment de détente et de team-building en milieu d’année à votre personnel. Pourquoi attendre Noël pour remercier votre équipe alors que vous pouvez le faire pendant les mois plus chauds, lorsque tout le monde est de bonne humeur ?
Le secret de la réussite d’une summer party d’entreprise est de commencer à planifier tôt. Non seulement cela vous permet d’avoir le plus grand choix parmi les meilleurs lieux, mais vous aurez également plus de temps pour tout organiser, sans panique de dernière minute. Comme pour toute planification d’événement, il ne faut jamais sous-estimer la quantité d’organisation nécessaire ni le temps que cela peut prendre. Dans cet esprit, examinons les étapes et nos conseils pour organiser une summer party d’entreprise réussie.
Sommaire
1. Votre summer party devrait-elle avoir un thème ?
Organiser un environnement propice à la détente pour que vos invités puissent pleinement profiter de la summer party est beaucoup plus facile lorsque vous avez un thème clairement défini autour duquel planifier.
Que vous optiez pour un barbecue dans un jardin, une fête sur la plage, un thème des années 1980, des Mille et Une Nuits, une ambiance mexicaine, un événement sportif ou une soirée enquête, votre choix vous permet de canaliser votre créativité dans la bonne direction.
Cela vous permet de prendre des décisions cohérentes, allant des invitations et de la décoration de la fête jusqu’aux codes vestimentaires, aux divertissements et aux activités, sans oublier bien sûr la nourriture et les boissons. Ainsi, vous pouvez présenter un programme complet et harmonieux pour la journée ou la soirée.
2. Quel est le budget ?
Il est crucial d’obtenir l’approbation d’un budget réaliste afin de pouvoir entamer sérieusement la planification. Assurez-vous d’établir vos paramètres financiers avant de laisser libre cours à votre imagination.
Le budget dictera tous les aspects de l’événement, de la restauration au divertissement, en passant par le choix du lieu. Il peut sembler tentant d’inclure un château gonflable géant, mais il est important de se demander si cela rentre dans vos moyens. Opter pour un lieu original peut ajouter de l’intérêt à votre invitation et attirer davantage de participants.
3. Choix de la date et de l’heure
Un autre détail logistique crucial à décider dès le début est la date de votre événement d’entreprise. Devez-vous l’organiser en semaine ou le week-end ? En journée ou en soirée ? Il est important de prendre en compte les préférences et les disponibilités de votre équipe. Certains membres pourraient ne pas être enthousiasmés à l’idée de sacrifier leur temps libre pour passer du temps avec leurs collègues, tandis que d’autres pourraient être ravis de participer à une véritable fête.
D’un autre côté, organiser une fête en semaine pendant les heures de bureau pourrait être perçu comme une récompense pour le personnel et une incitation supplémentaire. Quelle que soit la date que vous choisissez, assurez-vous de donner un préavis maximal aux invités afin qu’ils puissent réserver cette journée et s’organiser en conséquence.
4. L’importance de la restauration
Il est essentiel de ne pas sous-estimer l’importance d’un bon service traiteur lors de chaque événement d’entreprise. Peu importe à quel point votre lieu est incroyable, vos divertissements en direct sont exceptionnels et votre thème est amusant, si le bar se vide à mi-soirée, vos invités ne seront pas satisfaits. La même chose s’applique à la nourriture. Bien que les éloges concernant les traiteurs soient importants, si les plats sont servis en retard ou froids pendant l’événement, s’ils ne sont pas appétissants ou s’il n’y a tout simplement pas suffisamment de nourriture pour vos invités, cela laisse un goût amer. Malheureusement, c’est tout ce dont les gens parleront le lendemain.
Pour garantir la satisfaction de vos invités, assurez-vous de choisir un traiteur réputé qui propose une cuisine de qualité et un service professionnel. Faites des dégustations préalables pour vous assurer que les plats correspondent à vos attentes et demandez des références ou des témoignages de clients précédents. N’hésitez pas à communiquer clairement vos besoins et vos préférences alimentaires, ainsi que le nombre approximatif d’invités attendus, pour que le traiteur puisse planifier en conséquence. En prenant soin de l’aspect culinaire de votre événement, vous vous assurez que vos invités repartiront avec de bons souvenirs et des compliments sur la qualité de la nourriture.
5. Quel type d’événement prévoyez-vous d’organiser ?
Vous devez également réfléchir attentivement à l’objectif et au format de votre prochain événement estival. Souhaitez-vous organiser une célébration informelle pour récompenser votre équipe de leur travail acharné ? S’agit-il d’un événement familial où les conjoints, les enfants et les animaux de compagnie sont les bienvenus ? Ou préférez-vous ajouter une dimension de réseautage à votre summer party en invitant des clients et d’autres contacts importants de l’industrie ? Ce sont des décisions clés qui doivent être prises en interne car elles affectent matériellement votre planification.
6. Trouver le lieu idéal
Choisir le bon lieu pour votre événement estival d’entreprise peut faire toute la différence entre le succès et l’échec. Assurez-vous que votre lieu reflète le thème de votre événement et la culture de votre entreprise – vous n’organiseriez pas une fête au bord de la piscine sur le thème d’Hawaï dans un sous-sol urbain, n’est-ce pas ?
Vérifiez que l’emplacement est facilement accessible en termes de transports en commun ou de parking, et que la taille et le budget conviennent à vos besoins. Vérifiez également que les équipements adéquats en termes de son, d’éclairage et de technologie sont disponibles pour les divertissements ou les activités que vous avez prévus.
7. N’oubliez pas de prendre en compte la météo
Trouver le bon lieu est une bonne chose, mais avez-vous pris en compte l’imprévisibilité de la météo ? Toute personne organisant un festival de musique aura un plan de contingence en place pour faire face aux conditions météorologiques. Pour toute fête d’entreprise en extérieur, il est fortement conseillé de réfléchir à la façon dont vous vous adapterez aux averses soudaines ou aux températures étouffantes. Assurez-vous d’avoir des solutions de secours telles que des terrasses couvertes, des chapiteaux ou des toits rétractables pour protéger vos invités et les artistes des éléments naturels.
8. Quel type de divertissement choisir ?
Il existe une multitude de choix en matière de bonnes options de divertissement d’entreprise, donc choisissez quelque chose qui s’accorde avec le thème de votre événement et correspond à la culture de votre entreprise. Inutile d’opter pour de l’humour osé si votre équipe n’est pas sur la même longueur d’onde. Des groupes de musique en direct aux DJ et à la danse, en passant par la magie de proximité et les compétences circassiennes, les défis d’escape game, les jeux et les concours, décidez de ce qui donnera à votre summer party l’effet « wow » avec le bon niveau d’interactivité pour impliquer vos invités.
9. Faut-il prévoir des activités de team-building ?
Enfin, proposer des activités auxquelles tout le monde peut participer peut être un excellent moyen de divertir l’attention loin de la nourriture et des boissons, et d’ajouter une composante de renforcement d’équipe utile à l’événement.
De la pétanque au tennis de table, en passant par une chasse au trésor ou un karaoké, cela permet à tous de socialiser et de créer des liens, y compris ceux qui ne travaillent normalement pas ensemble. Les activités ajoutent une structure à l’événement de manière amusante et excitante, et contribuent à stimuler le moral de l’équipe. Elles peuvent également être utilisées comme divertissement en soirée, vous permettant de faire d’une pierre deux coups.
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