Los mejores consejos para organizar una fiesta de empresa de verano

Ha lle­ga­do la pri­mav­era y esto solo puede sig­nificar una cosa: es hora de orga­ni­zarse para la fies­ta de ver­a­no de la ofic­i­na. Orga­ni­zar una fies­ta de empre­sa en ver­a­no puede ser una gran idea para subir la moral a los tra­ba­jadores y ofre­cer un incen­ti­vo a mitad de año. ¿Por qué esper­ar has­ta Navi­dad para dar las gra­cias a tu equipo cuan­do puedes hac­er­lo durante los meses más cáli­dos, cuan­do todo el mun­do está de buen humor?

El tru­co para que una fies­ta de empre­sa en ver­a­no ten­ga éxi­to es empezar a orga­ni­zarla con tiem­po. Esto no solo te da la posi­bil­i­dad de acced­er a los mejores lugares de cel­e­bración, sino que tam­bién ten­drás más tiem­po para preparar­lo todo, con suerte sin páni­co de últi­ma hora. Como ocurre con la orga­ni­zación de cualquier even­to, nun­ca debes subes­ti­mar la can­ti­dad de orga­ni­zación requeri­da ni el tiem­po que pueden lle­var las cosas. Con esto en mente, echemos un vis­ta­zo a los pasos y con­se­jos para orga­ni­zar una fies­ta de empre­sa veran­ie­ga.

1. ¿Tu evento de verano tiene que tener un tema?

Crear un ambi­ente rela­ja­do para que tus invi­ta­dos dis­fruten de la fies­ta de ver­a­no puede ser mucho más fácil si tienes un tema clara­mente definido alrede­dor del cual orga­ni­zar­lo todo. Ya optes por una clási­ca bar­ba­coa en el jardín o una fies­ta en la playa, eli­jas el tema de los ochen­ta, Las mil y una noches o añadas un toque mex­i­cano, un even­to deporti­vo o un toque de mis­te­rio con una his­to­ria de asesinatos, el tema te ayu­dará a diri­gir tu cre­ativi­dad en la direc­ción cor­rec­ta. El tema te ayu­dará a pre­sen­tar un pro­gra­ma coher­ente para el día o la noche de la fies­ta, des­de las deci­siones sobre las invita­ciones y la dec­o­ración de la fies­ta has­ta los códi­gos de ves­ti­men­ta, el entreten­imien­to y las activi­dades y, por supuesto, la comi­da y la bebi­da.

2. ¿Cuál es tu presupuesto?

Elab­o­rar un pre­supuesto real­ista es cru­cial para que puedas empezar a plan­i­ficar en serio, así que establece tus parámet­ros financieros antes de dejar volar tu imag­i­nación. El pre­supuesto lo deter­mi­nará todo, des­de la restau­ración has­ta el entreten­imien­to y la elec­ción del lugar de cel­e­bración. Un castil­lo hinch­able gigante puede sonar diver­tido, pero ¿te lo puedes per­mi­tir? Ele­gir un lugar pecu­liar puede aumen­tar el interés de la invitación al even­to y atraer a más invi­ta­dos y, sor­pren­den­te­mente, exis­ten muchos lugares úni­cos que no te costarán más de lo que pagarías en otro lugar.

3. Elegir fecha y hora

Otro detalle logís­ti­co impor­tante que tienes que decidir des­de el prin­ci­pio es la fecha de tu even­to de empre­sa. ¿Día lab­orable o fin de sem­ana? ¿De día o de noche? Es posi­ble que a algunos miem­bros del equipo no les guste la idea de dedicar su tiem­po libre a sus com­pañeros de tra­ba­jo o que ten­gan otros com­pro­misos que les imp­i­dan asi­s­tir fuera del horario lab­o­ral. A otros les puede encan­tar la idea de una bue­na fies­ta. Por otro lado, una fies­ta entre sem­ana en horario de ofic­i­na podría ser un ver­dadero incen­ti­vo para el per­son­al. Sea cual sea la fecha que deci­das, asegúrate de avis­ar a los invi­ta­dos con la máx­i­ma antelación posi­ble para que reser­ven el día en sus agen­das.

4. La importancia de la restauración

Está claro que la bue­na comi­da y bebi­da son la base de todo even­to cor­po­ra­ti­vo. Puedes ten­er el lugar más increíble, el mejor entreten­imien­to en vivo y el tema de even­to más diver­tido del plan­e­ta, pero si el bar se que­da sin exis­ten­cias a mitad de la noche, a tus invi­ta­dos no les hará ningu­na gra­cia. Lo mis­mo ocurre con la comi­da. Si bien las opin­iones pos­i­ti­vas sobre las empre­sas de cater­ing son impor­tantes, si durante el even­to sus platos se sir­ven tarde o fríos, no son apeteci­bles o sim­ple­mente no hay sufi­ciente comi­da para los asis­tentes, lit­eral­mente dejan mal sabor de boca. Y, lam­en­ta­ble­mente, eso es de lo que la gente hablará al día sigu­iente.

5. ¿Qué tipo de evento estás organizando?

Tam­bién tienes que pen­sar detenida­mente en el propósi­to y el for­ma­to de tu próx­i­mo even­to de ver­a­no. ¿Quieres orga­ni­zar algo infor­mal para tu equipo, para rec­om­pen­sar­los por su arduo tra­ba­jo? ¿Va a ser un even­to famil­iar con acom­pañantes, niños y mas­co­tas? ¿O preferirías añadir una dimen­sión de net­work­ing a la fies­ta de ver­a­no invi­tan­do a clientes y otros con­tac­tos impor­tantes del sec­tor? Todas estas son deci­siones clave que han de apro­barse inter­na­mente, ya que afectan sus­tan­cial­mente a tu plan­i­fi­cación.

6. Encuentra el lugar de celebración perfecto

Ele­gir el lugar ade­cua­do para tu even­to cor­po­ra­ti­vo de ver­a­no puede mar­car la difer­en­cia entre el éxi­to y el fra­ca­so. Asegúrate de que el lugar refle­je el tema de tu even­to y tu cul­tura de empre­sa. No ten­drías una fies­ta en la pisci­na con temáti­ca hawa­iana en un sótano urbano, ¿ver­dad? Com­prue­ba que la ubi­cación sea fácil­mente acce­si­ble en tér­mi­nos de trans­porte públi­co o aparcamien­to y que el tamaño y el pre­supuesto se ajusten a tus necesi­dades. Com­prue­ba tam­bién que el equipo ade­cua­do en cuan­to a mate­r­i­al audio­vi­su­al, de ilu­mi­nación y tec­nología esté disponible para el entreten­imien­to o las activi­dades que has orga­ni­za­do.

7. Recuerda tener en cuenta el tiempo atmosférico

Encon­trar el lugar ade­cua­do está muy bien, pero ¿has con­sid­er­a­do lo impre­vis­i­ble que puede lle­gar a ser el cli­ma? Cualquier per­sona que organ­ice un fes­ti­val de músi­ca con­tará con un plan de con­tin­gen­cia para mit­i­gar las posi­bles condi­ciones climáti­cas extremas durante el ver­a­no. Para cualquier fies­ta de empre­sa al aire libre, es muy recomend­able pre­v­er cómo te adap­tarás a los aguaceros repenti­nos o a las tem­per­at­uras sofo­cantes. Asegúrate de con­tar con alter­na­ti­vas como ter­razas cubier­tas, carpas para fies­tas o techos retrác­tiles, para pro­te­ger a los asis­tentes y a los artis­tas de los ele­men­tos.

8. ¿Qué tipo de entretenimiento incluir?

Hay una gran can­ti­dad de opciones disponibles de entreten­imien­to para even­tos cor­po­ra­tivos, así que elige algo que se adapte al tema de tu even­to y a tu cul­tura de empre­sa. No tiene sen­ti­do optar por monól­o­gos atre­v­i­dos si no todo tu equipo está en la mis­ma onda. Des­de ban­das en direc­to has­ta DJs y bailes, magia y cir­co, desafíos en escape rooms, jue­gos y con­cur­sos, decide qué es lo que sor­pren­derá en tu even­to de ver­a­no con el niv­el de inter­ac­ción ade­cua­do para los asis­tentes.

9. ¿Debería haber actividades de team building?

Por últi­mo, ofre­cer activi­dades en las que todos puedan par­tic­i­par puede ser una exce­lente man­era de desviar la aten­ción de la comi­da y la bebi­da y añadir un com­po­nente de team build­ing al even­to. Des­de el mini-golf has­ta el ping-pong, una búsque­da del tesoro o un karaoke, todo el mun­do puede así socializar y crear vín­cu­los, inclu­i­dos aque­l­los que nor­mal­mente no tra­ba­jan jun­tos. Las activi­dades añaden estruc­tura al even­to de una man­era diver­ti­da y emo­cio­nante y ayu­dan a lev­an­tar la moral del equipo. Tam­bién se pueden uti­lizar como entreten­imien­to noc­turno, lo que te per­mite matar dos pájaros de un tiro.

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