Les étapes essentielles pour organiser une summer party d’entreprise

Le print­emps est arrivé et cela ne peut sig­ni­fi­er qu’une chose : il est temps de s’or­gan­is­er pour la sum­mer par­ty de votre entre­prise. Organ­is­er une fête d’en­tre­prise en été peut être une excel­lente idée pour stim­uler le moral et offrir un moment de détente et de team-build­ing en milieu d’an­née à votre per­son­nel. Pourquoi atten­dre Noël pour remerci­er votre équipe alors que vous pou­vez le faire pen­dant les mois plus chauds, lorsque tout le monde est de bonne humeur ?

Le secret de la réus­site d’une sum­mer par­ty d’en­tre­prise est de com­mencer à plan­i­fi­er tôt. Non seule­ment cela vous per­met d’avoir le plus grand choix par­mi les meilleurs lieux, mais vous aurez égale­ment plus de temps pour tout organ­is­er, sans panique de dernière minute. Comme pour toute plan­i­fi­ca­tion d’événe­ment, il ne faut jamais sous-estimer la quan­tité d’or­gan­i­sa­tion néces­saire ni le temps que cela peut pren­dre. Dans cet esprit, exam­inons les étapes et nos con­seils pour organ­is­er une sum­mer par­ty d’en­tre­prise réussie.

1. Votre summer party devrait-elle avoir un thème ?

Organ­is­er un envi­ron­nement prop­ice à la détente pour que vos invités puis­sent pleine­ment prof­iter de la sum­mer par­ty est beau­coup plus facile lorsque vous avez un thème claire­ment défi­ni autour duquel plan­i­fi­er.

Que vous optiez pour un bar­be­cue dans un jardin, une fête sur la plage, un thème des années 1980, des Mille et Une Nuits, une ambiance mex­i­caine, un événe­ment sportif ou une soirée enquête, votre choix vous per­met de canalis­er votre créa­tiv­ité dans la bonne direc­tion.

Cela vous per­met de pren­dre des déci­sions cohérentes, allant des invi­ta­tions et de la déco­ra­tion de la fête jusqu’aux codes ves­ti­men­taires, aux diver­tisse­ments et aux activ­ités, sans oubli­er bien sûr la nour­ri­t­ure et les bois­sons. Ain­si, vous pou­vez présen­ter un pro­gramme com­plet et har­monieux pour la journée ou la soirée.

2. Quel est le budget ?

Il est cru­cial d’obtenir l’ap­pro­ba­tion d’un bud­get réal­iste afin de pou­voir entamer sérieuse­ment la plan­i­fi­ca­tion. Assurez-vous d’établir vos paramètres financiers avant de laiss­er libre cours à votre imag­i­na­tion. 

Le bud­get dictera tous les aspects de l’événe­ment, de la restau­ra­tion au diver­tisse­ment, en pas­sant par le choix du lieu. Il peut sem­bler ten­tant d’in­clure un château gon­flable géant, mais il est impor­tant de se deman­der si cela ren­tre dans vos moyens. Opter pour un lieu orig­i­nal peut ajouter de l’in­térêt à votre invi­ta­tion et attir­er davan­tage de par­tic­i­pants. 

3. Choix de la date et de l’heure

Un autre détail logis­tique cru­cial à décider dès le début est la date de votre événe­ment d’en­tre­prise. Devez-vous l’or­gan­is­er en semaine ou le week-end ? En journée ou en soirée ? Il est impor­tant de pren­dre en compte les préférences et les disponi­bil­ités de votre équipe. Cer­tains mem­bres pour­raient ne pas être ent­hou­si­as­més à l’idée de sac­ri­fi­er leur temps libre pour pass­er du temps avec leurs col­lègues, tan­dis que d’autres pour­raient être ravis de par­ticiper à une véri­ta­ble fête.

D’un autre côté, organ­is­er une fête en semaine pen­dant les heures de bureau pour­rait être perçu comme une récom­pense pour le per­son­nel et une inci­ta­tion sup­plé­men­taire. Quelle que soit la date que vous choi­sis­sez, assurez-vous de don­ner un préavis max­i­mal aux invités afin qu’ils puis­sent réserv­er cette journée et s’or­gan­is­er en con­séquence.

4. L’importance de la restauration

Il est essen­tiel de ne pas sous-estimer l’im­por­tance d’un bon ser­vice trai­teur lors de chaque événe­ment d’en­tre­prise. Peu importe à quel point votre lieu est incroy­able, vos diver­tisse­ments en direct sont excep­tion­nels et votre thème est amu­sant, si le bar se vide à mi-soirée, vos invités ne seront pas sat­is­faits. La même chose s’ap­plique à la nour­ri­t­ure. Bien que les éloges con­cer­nant les trai­teurs soient impor­tants, si les plats sont servis en retard ou froids pen­dant l’événe­ment, s’ils ne sont pas appétis­sants ou s’il n’y a tout sim­ple­ment pas suff­isam­ment de nour­ri­t­ure pour vos invités, cela laisse un goût amer. Mal­heureuse­ment, c’est tout ce dont les gens par­leront le lende­main.

Pour garan­tir la sat­is­fac­tion de vos invités, assurez-vous de choisir un trai­teur réputé qui pro­pose une cui­sine de qual­ité et un ser­vice pro­fes­sion­nel. Faites des dégus­ta­tions préal­ables pour vous assur­er que les plats cor­re­spon­dent à vos attentes et deman­dez des références ou des témoignages de clients précé­dents. N’hésitez pas à com­mu­ni­quer claire­ment vos besoins et vos préférences ali­men­taires, ain­si que le nom­bre approx­i­matif d’in­vités atten­dus, pour que le trai­teur puisse plan­i­fi­er en con­séquence. En prenant soin de l’aspect culi­naire de votre événe­ment, vous vous assurez que vos invités repar­tiront avec de bons sou­venirs et des com­pli­ments sur la qual­ité de la nour­ri­t­ure.

5. Quel type d’événement prévoyez-vous d’organiser ?

Vous devez égale­ment réfléchir atten­tive­ment à l’ob­jec­tif et au for­mat de votre prochain événe­ment esti­val. Souhaitez-vous organ­is­er une célébra­tion informelle pour récom­penser votre équipe de leur tra­vail acharné ? S’ag­it-il d’un événe­ment famil­ial où les con­joints, les enfants et les ani­maux de com­pag­nie sont les bien­venus ? Ou préférez-vous ajouter une dimen­sion de réseau­tage à votre sum­mer par­ty en invi­tant des clients et d’autres con­tacts impor­tants de l’in­dus­trie ? Ce sont des déci­sions clés qui doivent être pris­es en interne car elles affectent matérielle­ment votre plan­i­fi­ca­tion.

6. Trouver le lieu idéal

Choisir le bon lieu pour votre événe­ment esti­val d’en­tre­prise peut faire toute la dif­férence entre le suc­cès et l’échec. Assurez-vous que votre lieu reflète le thème de votre événe­ment et la cul­ture de votre entre­prise — vous n’or­gan­is­eriez pas une fête au bord de la piscine sur le thème d’Hawaï dans un sous-sol urbain, n’est-ce pas ? 

Véri­fiez que l’emplacement est facile­ment acces­si­ble en ter­mes de trans­ports en com­mun ou de park­ing, et que la taille et le bud­get con­vi­en­nent à vos besoins. Véri­fiez égale­ment que les équipements adéquats en ter­mes de son, d’é­clairage et de tech­nolo­gie sont disponibles pour les diver­tisse­ments ou les activ­ités que vous avez prévus.

7. N’oubliez pas de prendre en compte la météo

Trou­ver le bon lieu est une bonne chose, mais avez-vous pris en compte l’im­prévis­i­bil­ité de la météo ? Toute per­son­ne organ­isant un fes­ti­val de musique aura un plan de con­tin­gence en place pour faire face aux con­di­tions météorologiques. Pour toute fête d’en­tre­prise en extérieur, il est forte­ment con­seil­lé de réfléchir à la façon dont vous vous adapterez aux avers­es soudaines ou aux tem­péra­tures étouf­fantes. Assurez-vous d’avoir des solu­tions de sec­ours telles que des ter­rass­es cou­vertes, des chapiteaux ou des toits rétracta­bles pour pro­téger vos invités et les artistes des élé­ments naturels.

8. Quel type de divertissement choisir ?

Il existe une mul­ti­tude de choix en matière de bonnes options de diver­tisse­ment d’en­tre­prise, donc choi­sis­sez quelque chose qui s’ac­corde avec le thème de votre événe­ment et cor­re­spond à la cul­ture de votre entre­prise. Inutile d’opter pour de l’hu­mour osé si votre équipe n’est pas sur la même longueur d’onde. Des groupes de musique en direct aux DJ et à la danse, en pas­sant par la magie de prox­im­ité et les com­pé­tences cir­cassi­ennes, les défis d’escape game, les jeux et les con­cours, décidez de ce qui don­nera à votre sum­mer par­ty l’ef­fet “wow” avec le bon niveau d’in­ter­ac­tiv­ité pour impli­quer vos invités.

9. Faut-il prévoir des activités de team-building ?

Enfin, pro­pos­er des activ­ités aux­quelles tout le monde peut par­ticiper peut être un excel­lent moyen de diver­tir l’at­ten­tion loin de la nour­ri­t­ure et des bois­sons, et d’a­jouter une com­posante de renforce­ment d’équipe utile à l’événe­ment.

De la pétanque au ten­nis de table, en pas­sant par une chas­se au tré­sor ou un karaoké, cela per­met à tous de socialis­er et de créer des liens, y com­pris ceux qui ne tra­vail­lent nor­male­ment pas ensem­ble. Les activ­ités ajoutent une struc­ture à l’événe­ment de manière amu­sante et exci­tante, et con­tribuent à stim­uler le moral de l’équipe. Elles peu­vent égale­ment être util­isées comme diver­tisse­ment en soirée, vous per­me­t­tant de faire d’une pierre deux coups.

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