Depuis la crise sanitaire de 2020 et l’émergence des nouvelles technologies du digital, les salons virtuels sont de plus en plus appréciés par les entreprises.
Avec l’accélération de la digitalisation et la transformation des entreprises, l’organisation d’un salon virtuel est un excellent moyen pour promouvoir votre entreprise, participer à une table ronde voire même de faire du networking, le tout en optimisant votre temps et votre argent. Les salons virtuels offrent également de nouvelles possibilités en matière d’animations et d’idées originales pour attirer l’attention de l’audience.
Vous souhaitez organiser un salon virtuel ? Découvrez tous les éléments à prendre en compte pour en faire un véritable succès.
Sommaire
1. À quoi ressemble un salon virtuel ?
Un salon virtuel est un événement en ligne qui permet aux participants d’interagir en temps réel dans un environnement virtuel commun.
Contrairement à un salon professionnel ou à une foire commerciale traditionnelle, un salon virtuel se déroule entièrement en ligne. Les participants peuvent y accéder à partir de n’importe quel endroit et appareil. Tout ce dont ils ont besoin est d’une connexion Internet.
Les salons virtuels peuvent être construits en utilisant des technologies digitales telles que la réalité virtuelle, la réalité augmentée et la vidéo en direct.
Les avantages des salons virtuels incluent notamment une portée mondiale, une réduction des coûts de transport et de logistique, une flexibilité accrue et une capacité à collecter des données sur les participants en temps réel.
2. Choisissez la bonne plateforme
Avant toute chose, vous devez choisir la plateforme sur laquelle vous organisez votre salon virtuel. Il existe plusieurs plateformes pour ce faire, telles que Zoom, Google Meet, Teams ou encore GoToWebinar.
La plupart de ces plateformes offrent des fonctionnalités de partage d’écran, de vidéoconférence, de discussion en direct, de sondages et de questions-réponses, ainsi que d’autres fonctionnalités avancées qui peuvent être utiles pour organiser au mieux votre salon virtuel et apporter davantage de dynamisme. Il est cependant essentiel de choisir une plateforme qui convient à la taille de votre événement et qui est capable d’accueillir un certain nombre de participants en simultané.
3. Faites intervenir des experts et autres entreprises
Le choix des intervenants est tout aussi essentiel que pour un salon physique. Les intervenants peuvent être des experts du secteur, des leaders d’opinion, des dirigeants d’entreprise, des professeurs ou des personnes influentes dans leur domaine (politique, économie, industrie, sport…).
Il peut également s’agir d’entreprises locales sur place pour présenter leur activité. Préparez en avance leur venue pour communiquer autour de votre salon virtuel et attirer plus de participants.
4. Prévoyez un programme
La planification du programme est l’une des étapes les plus importantes de l’organisation d’un salon virtuel réussi. Un programme bien planifié doit inclure des sessions d’environ 1 heure qui abordent les sujets et thèmes centraux du salon. Il peut s’agir d’organiser :
- Des présentations interactives
- Des discussions en groupe et tables rondes
- Des ateliers pratiques ou des sessions théoriques sur un sujet spécifique
- Des sessions de questions-réponses avec les participants, qui peuvent s’exprimer en direct sur la plateforme
- Des jeux interactifs pendant les pauses
- Etc.
Il est important de bien planifier le temps alloué à chaque session pour éviter tout débordement ou toute confusion.
5. Communiquez autour de votre événement
La promotion de l’événement est d’autant plus importante lorsqu’il s’agit d’un événement virtuel. Utilisez des canaux de communication comme les réseaux sociaux, les newsletters, les annonces en ligne, les blogs et la création d’un site web dédié. Il est important de communiquer clairement les détails de l’événement, tels que la date, l’heure, les intervenants, les sujets abordés etc. Proposez également un service d’inscription ou de billetterie en ligne pour favoriser la participation du public.
6. Préparez le contenu
Les présentations, les tables rondes et les ateliers doivent être organisés et planifiés en amont ainsi qu’adaptés à un format virtuel. Assurez-vous que tous les supports visuels (diaporamas, vidéos jeux, produits 3D…) soient prêts et fonctionnent bien avant le début du salon.
7. Ayez un soutien technique
Il est important d’avoir une équipe de soutien technique disponible pour résoudre les problèmes techniques qui peuvent survenir pendant l’événement (coupure de son, problèmes visuels…).
Cela peut inclure un support en direct, une assistance par courriel ou un numéro de téléphone d’assistance.
8. Offrez des cadeaux et prix aux participants
Vous pouvez encourager la participation de l’audience présente en offrant des cadeaux et des prix comme des goodies, des cartes-cadeaux, des cadeaux virtuels, ou même une expérience.
9. Permettez aux participants de networker
La participation à un salon permet également de faire la rencontre de nouveaux prospects et de découvrir des entreprises locales. Offrez aux participants un moment pour discuter les uns avec les autres pendant des sessions virtuelles. Cela peut inclure des tables rondes virtuelles, des forums de discussion, des sessions de chat en direct, ou même des jeux virtuels.
10. Recherchez des sponsors
Pour améliorer la visibilité de votre événement, réalisez des partenariats avec des sponsors de votre secteur. Cela peut inclure des entreprises, des associations voire des universités. Votre sponsor pourra vous aider financièrement dans l’organisation du salon, communiquer davantage dessus, etc.
11. Offrez des traductions en direct
Si votre salon virtuel à une dimension internationale, vous pouvez offrir des traductions en direct pour permettre à un public plus large d’y assister. Cela peut inclure des services de traduction simultanée pour les présentations, les discussions en groupe, et les sessions de questions-réponses.
12. Proposez des expériences digitales
Si vous voulez rendre votre salon virtuel encore plus immersif et interactif, vous pouvez utiliser des animations comme la réalité virtuelle ou la réalité augmentée par exemple. Cela peut inclure des environnements virtuels pour les présentations, les ateliers pratiques, les jeux, des applications interactives…
13. Mesurez les résultats et tirez les enseignements
Une fois votre salon virtuel terminé, prenez le temps d’analyser les retombées de votre organisation. Cette phase est essentielle pour comprendre ce qui a bien fonctionné, identifier les points d’amélioration, et valoriser l’impact de votre projet auprès de vos partenaires et de vos exposants.
Grâce aux outils d’analyse intégrés à la plupart des plateformes, vous pouvez suivre des données comme : le nombre de visiteurs uniques, la durée moyenne de connexion, le taux d’engagement, ou encore les interactions entre les utilisateurs et les stands virtuels.
Ces informations constituent une véritable mine d’or pour vos futures foires, conférences ou événements en présentiel.
Pensez aussi à envoyer un questionnaire de satisfaction aux clients et contacts rencontrés pendant le salon. Leurs attentes et leurs retours vous aideront à ajuster vos prochaines éditions, tout en renforçant la valeur perçue de votre marque.
Checklist — organiser un salon virtuel de A à Z
- Définir le projet : objectifs, public, marché cible et format (salon, conférence, table ronde…).
- Choisir la plateforme : tester les fonctionnalités (partage d’écran, chat, traduction, réseautage, statistiques).
- Planifier le programme : rythme, durée des sessions, équilibre entre interventions et pauses.
- Préparer les intervenants : briefer les exposants et orateurs sur les outils, vérifier la connexion et le matériel (ordinateur, micro, caméra).
- Créer les espaces virtuels : stands, zones de chat, liens de démonstration ou de prise de rendez-vous.
- Communiquer efficacement : annoncer le salon via e-mails, articles, réseaux sociaux et partenaires.
- Anticiper les contraintes techniques : prévoir un support réactif pour les utilisateurs.
- Favoriser l’engagement : quiz, sondages, jeux, récompenses ou tirages au sort.
- Analyser les résultats : taux de participation, nombre de visiteurs, leads générés, satisfaction.
- Valoriser la suite : replays, suivi des contacts, et bilan pour la prochaine édition.
Que vous organisiez un événement d’entreprise en physique ou virtuel, Weezevent vous accompagne avec ses solutions de billetterie et d’inscription en ligne et de CRM !
