Si vous souhaitez renforcer l’esprit d’équipe, favoriser la créativité ou tout simplement faire intervenir des experts de votre secteur, les journées d’études sont l’occasion parfaite ! En tant qu’employeur, maintenir une motivation au travail n’est pas une mince affaire. Faire monter en compétence toute une équipe ou tout un groupe de collaborateurs est également un grand défi à maintenir sur le long terme.
Les journées d’études, souvent organisées plusieurs fois par an, permettent de se retrouver en équipe autour d’un sujet ou une thématique, tout en stimulant une compétence spécifique comme l’aisance orale, la créativité, la vision globale, etc.
Pour vous aider au mieux à organiser une journée d’étude bien planifiée et structurée, voici un rapide guide sur les bonnes pratiques et astuces à prendre en compte.
Sommaire
1. Qu’est-ce qu’une journée d’étude ?
Une journée d’étude est une activité ou session intervenant dans un cadre professionnel (ou académique) généralement organisée sur une journée entière et dont l’objectif est le développement d’une compétence ou de connaissances spécifiques.
Elle réunit aussi bien des collaborateurs d’une même entreprise, que des experts du domaine voire des étudiants et professeurs. Au cours de cette journée, différentes activités sont organisées, telles que des conférences, des présentations, des ateliers, des tables rondes ou cas pratiques etc. Cela permettant entre autres aux participants d’approfondir leurs connaissances, d’ouvrir leur esprit sur de nouvelles idées et arguments leur permettant de mieux appréhender, comprendre et avancer sur un sujet particulier.
Les journées d’étude sont souvent organisées dans des lieux dédiés à ce type d’événement, tels que des centres de conférence, des universités, des hôtels ou des salons par exemple.
2. Choisissez un thème pertinent
Avant toute chose, vous devez définir le thème central de votre journée d’étude. Cela peut être autour de sujets d’actualité, d’un service en particulier dans votre entreprise (le marketing, les ressources humaines, les sujets RSE…) ou des thèmes plus vastes liés des compétentes (aisance à l’orale, gestion du stress et des conflits, savoir faire un bon pitch commercial etc.).
Choisir un thème central vous permettra de mieux orienter les ateliers, tables rondes et discussions en amont et de choisir les bons intervenants pour votre événement. Pensez également à explorer et proposer de nouvelles perspectives sur ce sujet, c’est l’un des objectifs d’une journée d’étude.
3. Déterminez la date et le lieu
Une fois que vous avez défini le thème central de votre journée d’étude, définissez la date ainsi que le lieu approprié pour le déroulement de l’événement. Assurez-vous que la date choisie convient à la plupart des participants (collaborateurs, autres entreprises, experts et chercheurs, étudiants…). Favorisez donc un jour de travail dans une semaine et définissez là quelques semaines voire mois en avance pour avoir suffisamment de temps pour rédiger et envoyer les invitations.
Les équipements indispensables
Avant de réserver un lieu, assurez-vous également qu’il dispose des équipements dont vous aurez besoin pour votre journée d’étude. Voici une liste non exhaustive des principaux équipements à avoir pour une journée d’étude réussie et sans accroc :
- Un accès au WiFi
- Un projecteur horizontal
- Des supports d’affichage
- Plusieurs écrans
- Du matériel pour des visios (pour les personnes à distance potentiellement)
- Des microphones et pieuvres
- Des ordinateurs
- Des stylos et blocs-notes
- Un bon éclairage
- Des haut-parleurs
- Etc.
4. Programmez les intervenants et les sessions
Comme mentionné précédemment, une journée d’étude fait généralement l’objet d’interventions de la part d’experts du domaine en lien avec le thème central.
Vous devez donc définir en avance les intervenants pertinents et les contactez pour solliciter leur participation. Veillez à diversifier les sujets et les formats de session (conférences, ateliers pratiques, tables rondes, cours et formations, jeux de rôle…). De même, pensez à inclure des éléments interactifs comme des activités de design thinking, des exercices oraux, des mises en situation… Soyez créatifs !
5. Prévoyez des moments de restauration
En matière de restauration, vous devrez prévoir un petit-déjeuner ou un cocktail de bienvenue dès le matin si votre journée d’étude commence relativement tôt.
Tout dépend de l’heure à laquelle l’événement commence officiellement. Il est préférable de servir vos invités lorsqu’ils sont debout afin de les accueillir au fur et à mesure et de s’assurer que tout le monde soit bien arrivé. De même, pensez aux collations que vous pourrez proposer aux participants le matin et l’après-midi, entre les sessions (fruits, café, jus, gâteaux sucrés…). Il n’est pas nécessaire d’en faire trop puisqu’il ne s’agit que d’une pause-café rapide.
6. Les avantages d’organiser une journée d’étude
L’organisation d’une journée d’étude apporte de nombreux avantages pour une entreprise et ses collaborateurs, et de manière plus générale pour tous les participants. Parmi eux :
- L’acquisition de connaissances et de compétences nouvelles : Une journée d’étude permet aux employés de l’entreprise d’approfondir leurs connaissances dans un domaine spécifique ou de se former sur de nouvelles compétences. Cela peut les aider à rester à jour avec les dernières tendances, les avancées technologiques et les meilleures pratiques de l’industrie.
- Networking et partage d’expériences : Les journées d’étude rassemblent des professionnels partageant les mêmes intérêts et permettent des échanges entre pairs. Les participants peuvent nouer des contacts, partager leurs expériences, élargir leur réseau professionnel et établir des partenariats potentiels.
- Le renforcement de la cohésion d’équipe : Participer à une journée d’étude en tant qu’équipe renforce la cohésion et favorise la collaboration entre les collaborateurs de l’entreprise. Cela crée un sentiment d’appartenance et renforce les liens entre les collègues, ce qui peut se traduire par une meilleure collaboration et une productivité accrue au sein de l’entreprise.
- Une image positive de l’entreprise organisatrice : Organiser une journée d’étude démontre l’engagement de l’entreprise envers le développement professionnel de ses employés et son intérêt pour les dernières avancées de son secteur. Cela peut donc améliorer l’image de l’entreprise, tant en interne qu’en externe, en la positionnant comme un acteur clé et innovant dans son domaine.
- Un levier de créativité unique : Les journées d’étude favorisent la réflexion créative, l’échange d’idées entre les différentes parties prenantes. Les participants peuvent être inspirés par les présentations, les discussions et les interactions, ce qui peut conduire à la génération d’idées nouvelles et à l’amélioration des processus et des produits de l’entreprise.
Facilitez l’organisation de vos événements professionnels, qu’il s’agisse de salons, de journées d’études ou de foires, en utilisant les solutions en ligne Weezevent ! Des systèmes de billetterie et d’inscription, aux outils CRM et bien plus encore.
