7 idées d’emails à envoyer à vos participants pour votre événement

7 idées d’emails à envoyer à vos participants pour votre événement

Les nouveaux moyens de communication ont beau se multiplier, l’email reste l’un des canaux les plus adaptés à la communication avec vos participants. Cependant, il est parfois difficile de choisir quel type d’email envoyer et quel message y intégrer. Surtout, il est primordial de faire le maximum pour sortir du lot parmi tous les emails reçus par vos participants. Une règle d’or s’applique alors : vos emails doivent être concis et convaincants.

Des centaines d’organisateurs envoient au quotidien des milliers d’emails grâce à notre solution d’emailing dédiée aux événements. Nous tirons de ces données 7 idées d’emails à envoyer à vos participants afin de bien communiquer avant, pendant et après votre événement.

Sommaire

  1. Annonce de la programmation et des nouveautés
  2. Ouverture de la billetterie
  3. Confirmation d’achat ou d’inscription
  4. Épuisement des stocks de préventes
  5. Rappel et informations de dernière minute
  6. Remerciements et enquête de satisfaction
  7. Annulation ou report de l’événement

Cet article aborde plusieurs fonctionnalités de notre outil d’emailing et marketing. Découvrez comment faire vos premiers pas sur WeezTarget.

1. Annonce de la programmation et des nouveautés

Lorsque vous dévoilez une tête d’affiche ou une nouvelle activité au programme de votre événement, profitez-en pour proposer aux futurs participants de suggérer des idées complémentaires. Cela vous procure deux avantages : créer un stock de projets pour cet événement ou le suivant, et surtout donner une voix au public qui vous soutient. À mesure que votre événement se rapproche, trouvez également des occasions pour annoncer des nouveautés. Maintenez ainsi l’attention de vos publics pour vendre plus de billets et provoquer l’enthousiasme des participants jusqu’au jour J et après.

2. Ouverture de la billetterie

Dès l’ouverture de votre billetterie, envoyer un e‑mail à votre base de contacts via WeezTarget vous permettra de mesurer l’impact de votre campagne de lancement. Suivez le nombre de billets vendus et le chiffre d’affaires généré par les acheteurs qui ont ouvert cet email. Cela vous donnera une bonne indication de l’attractivité de votre événement afin d’adapter vos futures campagnes de communication.

3. Confirmation d’achat ou d’inscription

Lorsqu’un participant achète un billet en ligne, il est nécessaire de lui fournir une preuve de son achat par email. Certaines informations essentielles et pratiques doivent y figurer : n° de commande, prix, heure, date, lieu, conditions générales de vente… La solution de billetterie de Weezevent vous offre cette fonctionnalité par défaut. Délivrer un email automatiquement à chaque commande vous permet de communiquer toutes les informations essentielles et vous aide à gérer les éventuels litiges. Profitez de ce moyen de communication personnalisable aux couleurs de votre charte graphique pour faire grandir votre communauté en intégrant des liens redirigeant vers vos réseaux sociaux.

4. Épuisement des stocks de préventes

Vendre des billets à un tarif early bird est un bon moyen d’attirer une première vague de participants à votre événement grâce à un tarif attractif. Assurez-vous d’écouler tout votre stock de préventes afin de d’atteindre un minimum satisfaisant de votre jauge. Pour cela, accélérez le rythme des ventes en planifiant une campagne de relance avant rupture de stock destinée à vos contacts qui n’ont pas encore acheté de billets. Réalisez cette opération très simplement avec WeezTarget, sans import ni export de fichiers. Vous n’avez qu’à créer en quelques clics un groupe de contacts filtré sur ce public.

5. Rappel et informations de dernière minute

Envoyer un email de dernière minute vous permet de rappeler quelques informations pratiques (heure, lieu, accès…) qui feront gagner du temps à vos participants et à vous-même, car vous n’aurez pas à gérer les éventuelles questions liées à un manque d’informations. C’est également l’occasion pour vous de proposer des options premiums à vos participants : accès coupe file, espace VIP, repas gastronomique… En effet, c’est à ce moment qu’ils se projettent le plus vis-à-vis de votre événement, celui-ci ayant lieu seulement quelques heures plus tard.

6. Remerciements et enquête de satisfaction

Votre événement est terminé et vous avez la sensation du devoir accompli ? C’est formidable, mais tout ne s’arrête pas là. Continuez sur votre bonne lancée en envoyant un email sincère à vos participants afin de les remercier de leur présence et de leur enthousiasme lors de votre événement. Glissez‑y une enquête de satisfaction pour récolter leurs ressentis afin de préparer au mieux vos futurs événements

7. Annulation ou report de l’événement

Annuler ou reporter un événement n’est pas une tâche facile, surtout lorsqu’il s’agit de communiquer la mauvaise nouvelle aux participants. Nos deux articles de blog ci-dessous vous aideront à gérer au mieux cette situation, dont le volet communication :

Cet article vous livre quelques idées pour vous aider à entretenir une bonne communication avec vos publics. En parallèle, notre outil WeezTarget propose des modèles d’emails prêts à l’emploi afin de vous accompagner au quotidien dans votre communication et dans la préparation de vos événements. Pour les utiliser, rendez-vous sur votre compte Weezevent et cliquez sur l’onglet Applications > CRM.

Les modèles d’emails sont disponibles dans Communications > Templates > Templates publiques. Vous pouvez également créer vos propres templates. Découvrez toutes les autres fonctionnalités offertes par WeezTarget en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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