Mettre en place un événement virtuel : webinaire, conférence, formation, atelier…

Mettre en place un événement virtuel : webinaire, conférence, formation, atelier…

Dans de nombreuses situations, il est plus pertinent d’organiser un événement 100% en ligne plutôt qu’en face à face, et c’est d’ailleurs une tendance que l’on observe chez les organisateurs qui utilisent Weezevent. Les outils technologiques sont aujourd’hui assez développés pour vous permettre d’organiser facilement différents types d’événements en ligne. Voici donc nos conseils pour vous lancer dans l’organisation d’événements virtuels avec des bases solides : webinaires, conférences, formations, ateliers…

Sommaire

  1. Connaître les avantages, les inconvénients et les pré-requis
  2. Gérer ses inscriptions en ligne
  3. Proposer un prix libre
  4. Communiquer le lien de votre événement virtuel
  5. Rappeler les informations importantes
  6. Réinventer sans cesse votre événement
  7. Trouver de nouveaux partenaires
  8. Maintenir le contact entre chaque événement

1. Connaître les avantages, les inconvénients et les pré-requis

Pas de frais de location de salles, des inscriptions accessibles dans les 4 coins du monde, une cible potentielle plus large… les arguments en faveur de l’organisation d’événements virtuels ne manquent pas. Le plus parlant d’entre eux étant la possibilité d’attirer des participants de manière très directe : vous pouvez rediriger votre public vers votre site d’inscription (voir point 2) grâce à de la publicité en ligne ou du contenu spécialisé. Vous pouvez même suivre le taux de conversion de vos communications (voir point 8). Cela n’a rien à voir avec la communication classique de la plupart des événements : affichage dans des lieux locaux sans suivi des conversions, potentielle inefficacité de la communication…

Cependant, organiser un événement virtuel nécessite de s’intéresser aux outils digitaux. Il faut d’abord télécharger et configurer un logiciel de visioconférence — Zoom, Skype, Slack — avec les options nécessaires : fenêtre de chat, envoi de fichiers… Il faut également disposer d’une bonne connexion internet et être assez charismatique pour mener un événement de ce genre. Pour les débutants, il est préférable de se lancer d’abord en petit groupe afin de prendre de l’assurance.

2. Gérer ses inscriptions en ligne

Pour réaliser les inscriptions en ligne de votre événement virtuel, vous pouvez créer un événement avec Weezevent en quelques clics afin de publier un module d’inscription sur votre propre site ou sur un mini-site dédié. Vos participants bénéficient ainsi d’une expérience d’inscription fluide et sécurisée. De votre côté, l’avantage est de pouvoir recueillir des informations clés sur votre public afin de mieux le connaître et améliorer vos futurs événements.

3. Proposer un prix libre

La perception de la valeur d’une prestation virtuelle est différente pour tout le monde. Il peut donc être intéressant de proposer un prix libre pour vos webinaires, conférences, ateliers… surtout si vous débutez. Vous saurez ainsi ce que vaut votre prestation selon vos participants. Cela vous permettra par la suite de fixer un prix définitif si vous le souhaitez mais également d’améliorer vos prestations pour augmenter leur valeur perçue.

4. Communiquer le lien de votre événement virtuel

Toutes les personnes s’inscrivant à votre événement via votre module reçoivent automatiquement un e‑mail de confirmation comportant des informations légales : e‑mail et adresse de l’organisateur, date de l’événement, etc. Ajoutez‑y le lien de votre événement virtuel ainsi que des informations pratiques afin de rassurer et guider vos participants. Faites le maximum pour qu’ils soient au rendez-vous le jour J.

5. Rappeler les informations importantes

Avec WeezTarget, notre outil d’e‑mailing et marketing, envoyez à tous les inscrits la marche à suivre ainsi que le lien pour suivre votre événement virtuel — disons 1h avant le début de l’événement. Votre module d’inscription étant directement relié à WeezTarget, vous n’avez ainsi aucune manipulation supplémentaire à effectuer.

Astuce : Au début de votre événement virtuel, contrôlez les participants avec leur nom/prénom en vous rendant sur votre interface Weezevent, puis Applications > Contrôle d’accès > Listes de contrôle > Actions [Nom de votre événement] > Démarrer le compostage. Vous pouvez ainsi cocher les cases correspondantes aux personnes présentes et connaître votre taux de participation.

6. Réinventer sans cesse votre événement

On ne le répète jamais assez : un événement doit sans cesse se réinventer afin de ne pas décliner. Organiser des événements virtuels est un bon moyen d’innover, à condition de le faire fréquemment sur le fond et la forme : trouver des nouveaux sujets, inviter des intervenants internationaux, animer différemment avec des formats interactifs… Votre imagination est votre seule limite !

Il est très facile de penser qu’il suffirait de répliquer un événement en face à face pour qu’il ait lieu en ligne, mais ne tombez pas dans ce piège. Une expérience virtuelle est complètement différente d’un rassemblement en face à face. Les interactions doivent y être d’autant plus présentes, avec des questions réponses, des jeux ou des partages d’expérience. Par exemple, si vous organisez des webinaires ou workshops sur la productivité, montrez votre propre bureau de télétravail et l’envers du décor. Il s’agit surtout donner de la matière à vos participants pour qu’ils tirent profit de votre événement virtuel.

Astuce : le meilleur moyen d’augmenter vos inscriptions est de programmer un intervenant phare de votre secteur d’activité. Il attirera un grand nombre de personnes grâce à sa notoriété et vous pouvez négocier un cachet plus faible que pour un événement où il doit se déplacer.

7. Trouver de nouveaux partenaires

Organiser un événement en ligne peut vous permettre de vous créer un nouveau réseau de partenaires. En effet, en vous sponsorisant par exemple de la publicité en ligne sur Instagram, YouTube ou Facebook, les retombées seront bénéfiques pour eux aussi : ils seront visibles à travers un contenu différent de leur simple publicité pour leurs produits, ou bien cela leur donnera une image d’entreprise moderne et proche des événements qui innovent. Quant à vous, vous aurez plus de visibilité et par conséquent plus d’inscriptions à votre événement.

8. Maintenir le contact entre chaque événement

Les événements virtuels ne sont pas incompatibles avec les événements en face à face. Ils sont mêmes un très bon complément pour aborder des thématiques différentes, donner envie de se rassembler, etc. C’est également un bon moyen de garder facilement contact entre deux événements en face à face — qui sont plus difficiles à organiser. Pour autant, le lien virtuel ne sera jamais aussi fort qu’un lien en face à face, sauf s’il est récurrent et à fréquence régulière — un rendez-vous en somme.

Ainsi, entre chacun de vos événements virtuels, engagez la discussion avec vos participants en leur demandant pourquoi ils apprécient vos contenus, ce qu’il aimerait aborder la prochaine fois… Grâce à WeezTarget, segmentez très facilement vos envois de messages et simplifiez-vous la vie. En quelques clics, envoyez des messages attractifs aux bonnes personnes, aux bons moments, et sur le bon canal : e‑mail, réseaux sociaux, etc. Vous pouvez même suivre en temps réel le nombre d’inscriptions et le chiffre d’affaires générés lors de chaque campagne.

Vous avez tous les outils pour poser les fondations solides de vos futurs événements en ligne. Découvrez toutes les fonctionnalités de Weezevent afin de recueillir des inscriptions sans efforts en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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