Organizar un evento online: webinar, conferencia, curso, taller…

Organizar un evento online: webinar, conferencia, curso, taller…

Existen multitud de situaciones en las que es más oportuno organizar un evento 100% online que presencial; de hecho, es una tendencia que hemos observado entre los organizadores que utilizan Weezevent. Las herramientas tecnológicas de las que disponemos hoy en día te permiten organizar eventos de diversos tipos online con gran facilidad. Aquí tienes nuestros consejos para que te lances a organizar eventos online con una base sólida: webinars, conferencias, cursos, talleres…

Índice

  1. Conocer las ventajas, los inconvenientes y los requisitos
  2. Gestionar las inscripciones online
  3. Fijar como precio «la voluntad»
  4. Comunicar el enlace de tu evento virtual
  5. Recordar la información importante
  6. Reinventar tu evento constantemente
  7. Encontrar nuevos colaboradores
  8. Mantener el contacto entre evento y evento

1. Conocer las ventajas, los inconvenientes y los requisitos

Ningún gasto de alquiler de sala, inscripciones abiertas para asistentes de cualquier rincón del mundo, un público potencial más amplio… No faltan argumentos a favor de la organización de eventos virtuales. El más atractivo de ellos es la posibilidad de atraer asistentes de una forma muy directa: puedes dirigir a tu público a tu página de inscripción (ver punto 2) a través de publicidad online o contenido especializado. También puedes hacer un seguimiento de tu tasa de conversión (ver punto 8). Aunque hoy en día también se utilicen estas formas de promoción para eventos presenciales que hayan creado una taquilla virtual para vender sus entradas o realizar las inscripciones online, no tiene nada que ver con la comunicación clásica de la mayoría de los eventos: carteles en diferentes ubicaciones físicas sin seguimiento de conversiones, comunicación potencialmente ineficaz…

En la organización de eventos virtuales las herramientas digitales forman parte intrínsecamente. Hay que instalar o crear una cuenta y configurar un software de videoconferencia —Zoom, Skype, Slack— con las funcionalidades necesarias: ventana de chat, envío de archivos… También es imprescindible contar con una buena conexión a internet y es importante que el ponente sea suficientemente carismático para mantener la atención del público. Si estás empezando a moverte en este entorno puede ser preferible lanzarse primero con grupos pequeños para ir cogiendo confianza.

2. Gestionar las inscripciones online

Para gestionar online las inscripciones a tu evento virtual, puedes crear un evento con Weezevent en un par de clics: podrás integrar un widget de inscripción directamente en tu propia web o bien utilizar para ello el microsite exclusivo para tu evento que tendrás a tu disposición y podrás personalizar. De esta forma, el proceso de inscripción de los asistentes es fluido y seguro. En lo que a ti respecta, contarás también con la ventaja que supone poder recoger datos clave sobre tu público para conocerlo mejor y mejorar tus próximos eventos.

3. Fijar como precio «la voluntad»

La percepción del valor de un servicio virtual varía de unas personas a otras. Por ello, puede ser una idea interesante ofrecer tu webinario, conferencia, taller, etc. estableciendo como precio «la voluntad», sobre todo si estás empezando con este tipo de eventos; así podrás saber lo que vale lo que ofreces según los asistentes. A partir de ahí, podrás establecer un precio definitivo y además mejorar tu oferta para que el valor percibido sea mayor.

4. Comunicar el enlace de tu evento virtual

Todas las personas que se inscriban a tu evento a través de tu widget, reciben automáticamente un e‑mail de confirmación con la información básica sobre el organizador y el evento (nombre, fecha, etc.) Añade en este e‑mail el enlace a tu evento virtual, además de información práctica para los asistentes. Que todo sea los más claro y atractivo posible para que acudan a la cita el día D.

5. Recordar la información importante

Con Weeztarget, nuestra herramienta de e‑mailing y marketing, envía a todos los inscritos las instrucciones para conectarse junto con el enlace para acceder a tu evento virtual —por ejemplo, 1 hora antes del comienzo del evento—. Como tu sistema de inscripción WeezTicket está conectado directamente a WeezTarget, no tendrás que hacer nada para importar la base de datos de asistentes.

Truco: Al inicio de tu evento virtual, controla y registra la asistencia con el nombre y apellido entrando en tu área privada Weezevent y a continuación en Productos > Control de acceso > Listas de control > Acciones (junto a la lista de control del evento en cuestión) > Empezar a validar. Selecciona las casillas correspondientes a las personas que están participando en el evento y así podrás tener el registro y la tasa de asistencia.

6. Reinventar tu evento constantemente

Nunca está de más repetirlo: un evento tiene que reinventarse constantemente para no decaer. Organizar eventos virtuales es una buena manera de innovar, siempre y cuando la innovación sea frecuente tanto en forma como en fondo: encontrar nuevos temas, invitar a ponentes internacionales, animar de una forma diferente con formatos interactivos… ¡Tu imaginación es el límite!

Es muy fácil pensar que bastaría con replicar un evento presencial para hacerlo online, pero no caigas en esa trampa. Una experiencia virtual es muy diferente a un encuentro cara a cara. Las interacciones tienen que estar tan presentes o más, con preguntas y respuestas, juegos, compartiendo experiencias… Por ejemplo, si organizas webinars o workshops sobre productividad, puedes enseñar tu área de trabajo para mostrar algo concreto. Es importante que des material a los asistentes para que saquen provecho de tu evento virtual.

Truco: La mejor forma de aumentar el número de inscritos es incluir en el programa a un ponente clave de tu sector. Atraerá un gran número de personas por su reputación y podrás negociar un caché menor  que para un evento al que se tuviera que desplazar.

7. Encontrar nuevos colaboradores

Organizar un evento online puede permitirte crear una nueva red de colaboradores. Por ejemplo, si te patrocinan publicidad online en Instagram, Youtube o Facebook, también ellos conseguirán beneficios: serán visibles a través de un contenido diferente de la publicidad pura y dura de sus productos y también les dará una imagen de empresa moderna y cercana de los eventos innovadores. Tú, por tu parte, tendrás más visibilidad y por lo tanto más inscripciones a tu evento.

8. Mantener el contacto entre evento y evento

Los eventos virtuales no son incompatibles con los eventos presenciales. De hecho, son un muy buen complemento para abordar temáticas diferentes, potenciar las ganas de juntarse, etc. También son una buena forma de mantener el contacto entre dos eventos presenciales —que son más difíciles de organizar—. Sin embargo, el lazo creado virtualmente nunca será tan fuerte como uno creado de forma presencial, a no ser que el evento sea recurrente y con una frecuencia regular, que se convierta en una cita.

Entre evento y evento, también entre los virtuales, entabla conversación con los asistentes preguntándoles por qué les gustan tus contenidos, qué les gustaría que se abordase la próxima vez… Gracias a WeezTarget, segmenta con facilidad tus comunicaciones y simplifícate la vida. En cuestión de unos pocos clics, envía mensajes atractivos a las personas adecuadas, en el momento oportuno y por el medio más propicio: e‑mail, redes sociales, etc. Podrás hacer un seguimiento en tiempo real del número de inscripciones y los ingresos generados por cada campaña.

Ya tienes a todas las herramientas necesarias para construir unos cimientos sólidos para tus futuros eventos online. Descubre todas las funcionalidades de Weezevent para procesar inscripciones sin esfuerzo haciendo clic en el siguiente botón:

Gestionar inscripciones

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