Organizar un evento online: webinar, conferencia, curso, taller…

Exis­ten mul­ti­tud de situa­ciones en las que es más opor­tuno orga­ni­zar un even­to 100% online que pres­en­cial; de hecho, es una ten­den­cia que hemos obser­va­do entre los orga­ni­zadores que uti­lizan Weezevent. Las her­ramien­tas tec­nológ­i­cas de las que disponemos hoy en día te per­miten orga­ni­zar even­tos de diver­sos tipos online con gran facil­i­dad. Aquí tienes nue­stros con­se­jos para que te lances a orga­ni­zar even­tos online con una base sól­i­da: webi­na­rs, con­fer­en­cias, cur­sos, talleres…

Índice

1. Cono­cer las ven­ta­jas, los incon­ve­nientes y los req­ui­si­tos
2. Ges­tionar las inscrip­ciones online
3. Fijar como pre­cio «la vol­un­tad»
4. Comu­nicar el enlace de tu even­to vir­tu­al
5. Recor­dar la infor­ma­ción impor­tante
6. Rein­ven­tar tu even­to con­stan­te­mente
7. Encon­trar nuevos colab­o­radores
8. Man­ten­er el con­tac­to entre even­to y even­to

1. Conocer las ventajas, los inconvenientes y los requisitos

Ningún gas­to de alquil­er de sala, inscrip­ciones abier­tas para asis­tentes de cualquier rincón del mun­do, un públi­co poten­cial más amplio… No fal­tan argu­men­tos a favor de la orga­ni­zación de even­tos vir­tuales. El más atrac­ti­vo de ellos es la posi­bil­i­dad de atraer asis­tentes de una for­ma muy direc­ta: puedes diri­gir a tu públi­co a tu pági­na de inscrip­ción (ver pun­to 2) a través de pub­li­ci­dad online o con­tenido espe­cial­iza­do. Tam­bién puedes hac­er un seguimien­to de tu tasa de con­ver­sión (ver pun­to 8). Aunque hoy en día tam­bién se util­i­cen estas for­mas de pro­mo­ción para even­tos pres­en­ciales que hayan crea­do una taquil­la vir­tu­al para vender sus entradas o realizar las inscrip­ciones online, no tiene nada que ver con la comu­ni­cación clási­ca de la may­oría de los even­tos: carte­les en difer­entes ubi­ca­ciones físi­cas sin seguimien­to de con­ver­siones, comu­ni­cación poten­cial­mente inefi­caz…

En la orga­ni­zación de even­tos vir­tuales las her­ramien­tas dig­i­tales for­man parte intrínse­ca­mente. Hay que insta­lar o crear una cuen­ta y con­fig­u­rar un soft­ware de video­con­fer­en­cia —Zoom, Skype, Slack— con las fun­cional­i­dades nece­sarias: ven­tana de chat, envío de archivos… Tam­bién es impre­scindible con­tar con una bue­na conex­ión a inter­net y es impor­tante que el ponente sea sufi­cien­te­mente caris­máti­co para man­ten­er la aten­ción del públi­co. Si estás empezan­do a moverte en este entorno puede ser preferi­ble lan­zarse primero con gru­pos pequeños para ir cogien­do con­fi­an­za.

2. Gestionar las inscripciones online

Para ges­tionar online las inscrip­ciones a tu even­to vir­tu­al, puedes crear un even­to con Weezevent en un par de clics: podrás inte­grar un wid­get de inscrip­ción direc­ta­mente en tu propia web o bien uti­lizar para ello el microsite exclu­si­vo para tu even­to que ten­drás a tu dis­posi­ción y podrás per­son­alizar. De esta for­ma, el pro­ce­so de inscrip­ción de los asis­tentes es flu­i­do y seguro. En lo que a ti respec­ta, con­tarás tam­bién con la ven­ta­ja que supone poder recoger datos clave sobre tu públi­co para cono­cer­lo mejor y mejo­rar tus próx­i­mos even­tos.

3. Fijar como precio «la voluntad»

La per­cep­ción del val­or de un ser­vi­cio vir­tu­al varía de unas per­sonas a otras. Por ello, puede ser una idea intere­sante ofre­cer tu webi­na­rio, con­fer­en­cia, taller, etc. estable­cien­do como pre­cio «la vol­un­tad», sobre todo si estás empezan­do con este tipo de even­tos; así podrás saber lo que vale lo que ofre­ces según los asis­tentes. A par­tir de ahí, podrás estable­cer un pre­cio defin­i­ti­vo y además mejo­rar tu ofer­ta para que el val­or percibido sea may­or.

4. Comunicar el enlace de tu evento virtual

Todas las per­sonas que se inscrib­an a tu even­to a través de tu wid­get, reciben automáti­ca­mente un e‑mail de con­fir­ma­ción con la infor­ma­ción bási­ca sobre el orga­ni­zador y el even­to (nom­bre, fecha, etc.) Añade en este e‑mail el enlace a tu even­to vir­tu­al, además de infor­ma­ción prác­ti­ca para los asis­tentes. Que todo sea los más claro y atrac­ti­vo posi­ble para que acu­d­an a la cita el día D.

5. Recordar la información importante

Con Weez­tar­get, nues­tra her­ramien­ta de e‑mailing y mar­ket­ing, envía a todos los inscritos las instruc­ciones para conec­tarse jun­to con el enlace para acced­er a tu even­to vir­tu­al —por ejem­p­lo, 1 hora antes del comien­zo del even­to—. Como tu sis­tema de inscrip­ción WeezTick­et está conec­ta­do direc­ta­mente a Weez­Tar­get, no ten­drás que hac­er nada para impor­tar la base de datos de asis­tentes.

Tru­co: Al ini­cio de tu even­to vir­tu­al, con­tro­la y reg­is­tra la asis­ten­cia con el nom­bre y apel­li­do entran­do en tu área pri­va­da Weezevent y a con­tin­uación en Pro­duc­tos > Con­trol de acce­so > Lis­tas de con­trol > Acciones (jun­to a la lista de con­trol del even­to en cuestión) > Empezar a val­i­dar. Selec­ciona las casil­las cor­re­spon­di­entes a las per­sonas que están par­tic­i­pan­do en el even­to y así podrás ten­er el reg­istro y la tasa de asis­ten­cia.

6. Reinventar tu evento constantemente

Nun­ca está de más repe­tir­lo: un even­to tiene que rein­ven­tarse con­stan­te­mente para no decaer. Orga­ni­zar even­tos vir­tuales es una bue­na man­era de inno­var, siem­pre y cuan­do la inno­vación sea fre­cuente tan­to en for­ma como en fon­do: encon­trar nuevos temas, invi­tar a ponentes inter­na­cionales, ani­mar de una for­ma difer­ente con for­matos inter­ac­tivos… ¡Tu imag­i­nación es el límite!

Es muy fácil pen­sar que bas­taría con replicar un even­to pres­en­cial para hac­er­lo online, pero no caigas en esa tram­pa. Una expe­ri­en­cia vir­tu­al es muy difer­ente a un encuen­tro cara a cara. Las inter­ac­ciones tienen que estar tan pre­sentes o más, con pre­gun­tas y respues­tas, jue­gos, com­par­tien­do expe­ri­en­cias… Por ejem­p­lo, si orga­ni­zas webi­na­rs o work­shops sobre pro­duc­tivi­dad, puedes enseñar tu área de tra­ba­jo para mostrar algo con­cre­to. Es impor­tante que des mate­r­i­al a los asis­tentes para que saquen prove­cho de tu even­to vir­tu­al.

Tru­co: La mejor for­ma de aumen­tar el número de inscritos es incluir en el pro­gra­ma a un ponente clave de tu sec­tor. Atraerá un gran número de per­sonas por su rep­utación y podrás nego­ciar un caché menor  que para un even­to al que se tuviera que desplazar.

7. Encontrar nuevos colaboradores

Orga­ni­zar un even­to online puede per­mi­tirte crear una nue­va red de colab­o­radores. Por ejem­p­lo, si te patroci­nan pub­li­ci­dad online en Insta­gram, Youtube o Face­book, tam­bién ellos con­seguirán ben­efi­cios: serán vis­i­bles a través de un con­tenido difer­ente de la pub­li­ci­dad pura y dura de sus pro­duc­tos y tam­bién les dará una ima­gen de empre­sa mod­er­na y cer­cana de los even­tos inno­vadores. Tú, por tu parte, ten­drás más vis­i­bil­i­dad y por lo tan­to más inscrip­ciones a tu even­to.

8. Mantener el contacto entre evento y evento

Los even­tos vir­tuales no son incom­pat­i­bles con los even­tos pres­en­ciales. De hecho, son un muy buen com­ple­men­to para abor­dar temáti­cas difer­entes, poten­ciar las ganas de jun­tarse, etc. Tam­bién son una bue­na for­ma de man­ten­er el con­tac­to entre dos even­tos pres­en­ciales —que son más difí­ciles de orga­ni­zar—. Sin embar­go, el lazo crea­do vir­tual­mente nun­ca será tan fuerte como uno crea­do de for­ma pres­en­cial, a no ser que el even­to sea recur­rente y con una fre­cuen­cia reg­u­lar, que se con­vier­ta en una cita.

Entre even­to y even­to, tam­bién entre los vir­tuales, entabla con­ver­sación con los asis­tentes pre­gun­tán­doles por qué les gus­tan tus con­tenidos, qué les gus­taría que se abor­dase la próx­i­ma vez… Gra­cias a Weez­Tar­get, seg­men­ta con facil­i­dad tus comu­ni­ca­ciones y sim­plifí­cate la vida. En cuestión de unos pocos clics, envía men­sajes atrac­tivos a las per­sonas ade­cuadas, en el momen­to opor­tuno y por el medio más prop­i­cio: e‑mail, redes sociales, etc. Podrás hac­er un seguimien­to en tiem­po real del número de inscrip­ciones y los ingre­sos gen­er­a­dos por cada cam­paña.

Ya tienes a todas las her­ramien­tas nece­sarias para con­stru­ir unos cimien­tos sóli­dos para tus futur­os even­tos online. Des­cubre todas las fun­cional­i­dades de Weezevent para proce­sar inscrip­ciones sin esfuer­zo hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Ges­tionar even­to online