Mettre en place un événement virtuel : webinaire, conférence, formation, atelier…

Mettre en place un événement virtuel : webinaire, conférence, formation, atelier…

Dans de nom­breuses sit­u­a­tions, il est plus per­ti­nent d’organiser un événe­ment 100% en ligne plutôt qu’en face à face, et c’est d’ailleurs une ten­dance que l’on observe chez les organ­isa­teurs qui utilisent Weezevent. Les out­ils tech­nologiques sont aujourd’hui assez dévelop­pés pour vous per­me­t­tre d’organiser facile­ment dif­férents types d’événements en ligne. Voici donc nos con­seils pour vous lancer dans l’organ­i­sa­tion d’événements virtuels avec des bases solides : webi­naires, con­férences, for­ma­tions, ate­liers…

Som­maire

  1. Con­naître les avan­tages, les incon­vénients et les pré-req­uis
  2. Gér­er ses inscrip­tions en ligne
  3. Pro­pos­er un prix libre
  4. Com­mu­ni­quer le lien de votre événe­ment virtuel
  5. Rap­pel­er les infor­ma­tions impor­tantes
  6. Réin­ven­ter sans cesse votre événe­ment
  7. Trou­ver de nou­veaux parte­naires
  8. Main­tenir le con­tact entre chaque événe­ment

1. Connaître les avantages, les inconvénients et les pré-requis

Pas de frais de loca­tion de salles, des inscrip­tions acces­si­bles dans les 4 coins du monde, une cible poten­tielle plus large… les argu­ments en faveur de l’organisation d’événements virtuels ne man­quent pas. Le plus par­lant d’entre eux étant la pos­si­bil­ité d’attirer des par­tic­i­pants de manière très directe : vous pou­vez rediriger votre pub­lic vers votre site d’inscription (voir point 2) grâce à de la pub­lic­ité en ligne ou du con­tenu spé­cial­isé. Vous pou­vez même suiv­re le taux de con­ver­sion de vos com­mu­ni­ca­tions (voir point 8). Cela n’a rien à voir avec la com­mu­ni­ca­tion clas­sique de la plu­part des événe­ments : affichage dans des lieux locaux sans suivi des con­ver­sions, poten­tielle inef­fi­cac­ité de la com­mu­ni­ca­tion…

Cepen­dant, organ­is­er un événe­ment virtuel néces­site de s’intéresser aux out­ils dig­i­taux. Il faut d’abord télécharg­er et con­fig­ur­er un logi­ciel de visio­con­férence — Zoom, Skype, Slack — avec les options néces­saires : fenêtre de chat, envoi de fichiers… Il faut égale­ment dis­pos­er d’une bonne con­nex­ion inter­net et être assez charis­ma­tique pour men­er un événe­ment de ce genre. Pour les débu­tants, il est préférable de se lancer d’abord en petit groupe afin de pren­dre de l’assurance.

2. Gérer ses inscriptions en ligne

Pour réalis­er les inscrip­tions en ligne de votre événe­ment virtuel, vous pou­vez créer un événe­ment avec Weezevent en quelques clics afin de pub­li­er un mod­ule d’inscription sur votre pro­pre site ou sur un mini-site dédié. Vos par­tic­i­pants béné­fi­cient ain­si d’une expéri­ence d’inscription flu­ide et sécurisée. De votre côté, l’avantage est de pou­voir recueil­lir des infor­ma­tions clés sur votre pub­lic afin de mieux le con­naître et amélior­er vos futurs événe­ments.

3. Proposer un prix libre

La per­cep­tion de la valeur d’une presta­tion virtuelle est dif­férente pour tout le monde. Il peut donc être intéres­sant de pro­pos­er un prix libre pour vos webi­naires, con­férences, ate­liers… surtout si vous débutez. Vous saurez ain­si ce que vaut votre presta­tion selon vos par­tic­i­pants. Cela vous per­me­t­tra par la suite de fix­er un prix défini­tif si vous le souhaitez mais égale­ment d’améliorer vos presta­tions pour aug­menter leur valeur perçue.

4. Communiquer le lien de votre événement virtuel

Toutes les per­son­nes s’inscrivant à votre événe­ment via votre mod­ule reçoivent automa­tique­ment un e‑mail de con­fir­ma­tion com­por­tant des infor­ma­tions légales : e‑mail et adresse de l’organisateur, date de l’événement, etc. Ajoutez‑y le lien de votre événe­ment virtuel ain­si que des infor­ma­tions pra­tiques afin de ras­sur­er et guider vos par­tic­i­pants. Faites le max­i­mum pour qu’ils soient au ren­dez-vous le jour J.

5. Rappeler les informations importantes

Avec Weez­Tar­get, notre out­il d’e‑mailing et mar­ket­ing, envoyez à tous les inscrits la marche à suiv­re ain­si que le lien pour suiv­re votre événe­ment virtuel — dis­ons 1h avant le début de l’événement. Votre mod­ule d’inscription étant directe­ment relié à Weez­Tar­get, vous n’avez ain­si aucune manip­u­la­tion sup­plé­men­taire à effectuer.

Astuce : Au début de votre événe­ment virtuel, con­trôlez les par­tic­i­pants avec leur nom/prénom en vous ren­dant sur votre inter­face Weezevent, puis Appli­ca­tions > Con­trôle d’accès > Listes de con­trôle > Actions [Nom de votre événe­ment] > Démar­rer le com­postage. Vous pou­vez ain­si cocher les cas­es cor­re­spon­dantes aux per­son­nes présentes et con­naître votre taux de par­tic­i­pa­tion.

6. Réinventer sans cesse votre événement

On ne le répète jamais assez : un événe­ment doit sans cesse se réin­ven­ter afin de ne pas déclin­er. Organ­is­er des événe­ments virtuels est un bon moyen d’innover, à con­di­tion de le faire fréquem­ment sur le fond et la forme : trou­ver des nou­veaux sujets, inviter des inter­venants inter­na­tionaux, ani­mer dif­férem­ment avec des for­mats inter­ac­t­ifs… Votre imag­i­na­tion est votre seule lim­ite !

Il est très facile de penser qu’il suf­fi­rait de répli­quer un événe­ment en face à face pour qu’il ait lieu en ligne, mais ne tombez pas dans ce piège. Une expéri­ence virtuelle est com­plète­ment dif­férente d’un rassem­ble­ment en face à face. Les inter­ac­tions doivent y être d’autant plus présentes, avec des ques­tions répons­es, des jeux ou des partages d’expérience. Par exem­ple, si vous organ­isez des webi­naires ou work­shops sur la pro­duc­tiv­ité, mon­trez votre pro­pre bureau de télé­tra­vail et l’en­vers du décor. Il s’agit surtout don­ner de la matière à vos par­tic­i­pants pour qu’ils tirent prof­it de votre événe­ment virtuel.

Astuce : le meilleur moyen d’augmenter vos inscrip­tions est de pro­gram­mer un inter­venant phare de votre secteur d’activité. Il attir­era un grand nom­bre de per­son­nes grâce à sa notoriété et vous pou­vez négoci­er un cachet plus faible que pour un événe­ment où il doit se déplac­er.

7. Trouver de nouveaux partenaires

Organ­is­er un événe­ment en ligne peut vous per­me­t­tre de vous créer un nou­veau réseau de parte­naires. En effet, en vous spon­sorisant par exem­ple de la pub­lic­ité en ligne sur Insta­gram, YouTube ou Face­book, les retombées seront béné­fiques pour eux aus­si : ils seront vis­i­bles à tra­vers un con­tenu dif­férent de leur sim­ple pub­lic­ité pour leurs pro­duits, ou bien cela leur don­nera une image d’entreprise mod­erne et proche des événe­ments qui innovent. Quant à vous, vous aurez plus de vis­i­bil­ité et par con­séquent plus d’inscriptions à votre événe­ment.

8. Maintenir le contact entre chaque événement

Les événe­ments virtuels ne sont pas incom­pat­i­bles avec les événe­ments en face à face. Ils sont mêmes un très bon com­plé­ment pour abor­der des thé­ma­tiques dif­férentes, don­ner envie de se rassem­bler, etc. C’est égale­ment un bon moyen de garder facile­ment con­tact entre deux événe­ments en face à face — qui sont plus dif­fi­ciles à organ­is­er. Pour autant, le lien virtuel ne sera jamais aus­si fort qu’un lien en face à face, sauf s’il est récur­rent et à fréquence régulière — un ren­dez-vous en somme.

Ain­si, entre cha­cun de vos événe­ments virtuels, engagez la dis­cus­sion avec vos par­tic­i­pants en leur deman­dant pourquoi ils appré­cient vos con­tenus, ce qu’il aimerait abor­der la prochaine fois… Grâce à Weez­Tar­get, seg­mentez très facile­ment vos envois de mes­sages et sim­pli­fiez-vous la vie. En quelques clics, envoyez des mes­sages attrac­t­ifs aux bonnes per­son­nes, aux bons moments, et sur le bon canal : e‑mail, réseaux soci­aux, etc. Vous pou­vez même suiv­re en temps réel le nom­bre d’inscriptions et le chiffre d’affaires générés lors de chaque cam­pagne.

Vous avez tous les out­ils pour pos­er les fon­da­tions solides de vos futurs événe­ments en ligne. Décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de Weezevent afin de recueil­lir des inscrip­tions sans efforts en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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