Conseils pour organiser un événement de récolte de dons

Pour de nom­breuses asso­ci­a­tions ou écoles, organ­is­er un événe­ment est une oppor­tu­nité par­faite pour récolter des dons. Loto, con­cert, vente de gâteaux, karaoké, quiz, soirée dansante ou de gala peu­vent les aider à attein­dre leurs objec­tifs et à financer leurs pro­jets. Com­ment s’y pren­dre ? Quels choix sont les plus impor­tants ? Que ce soit votre pre­mier essai ou non, nous avons rassem­blé les meilleurs con­seils pour organ­is­er un événe­ment de récolte de dons réus­si.

Som­maire

1. Choisir le bon lieu
2. Attir­er les par­tic­i­pants
3. Récolter plus de dons

1. Choisir le bon lieu

Tout d’abord, l’emplacement de votre col­lecte de dons doit être acces­si­ble par plusieurs moyens de trans­port : voiture, trans­ports en com­mun, à pied, etc. En par­al­lèle, le park­ing est aus­si un élé­ment à pren­dre en compte. Ensuite, les entrées doivent être facil­itées pour tout type de per­son­ne à mobil­ité réduite : per­son­nes malvoy­antes, femmes enceintes, familles, per­son­nes âgées, etc.

La taille du lieu en lui même est égale­ment impor­tant. S’il est trop petit, ce sera désagréable pour les par­tic­i­pants. S’il est trop grand, l’ambiance pein­era à décoller. Soyez donc bien atten­tifs à la taille du lieu par rap­port au nom­bre de per­son­nes que vous estimez recevoir à votre récolte de dons.

Enfin, deman­dez aux respon­s­ables des lieux un max­i­mum d’informations sur le matériel et les ser­vices addi­tion­nels com­pris dans la loca­tion :

• Doc­u­ments légaux — licences bois­sons et nour­ri­t­ure, assur­ances…
• Staff — serveurs, net­toy­age, sécu­rité…
• Sys­tème son — enceintes, micro…

2. Attirer les participants

Utilisez des canaux de com­mu­ni­ca­tion per­ti­nents et adap­tés pour pro­mou­voir votre événe­ment sol­idaire plusieurs mois avant son échéance. Médias locaux, réseaux soci­aux, lieu de tra­vail, amis et familles peu­vent être de très bons relais de bouche-à-oreille. Atten­tion à ne pas trop vous dis­pers­er. Pesez les pour et les con­tre de cha­cun, et ne retenez seule­ment ceux qui fonc­tion­nent bien pour vos événe­ments, des événe­ments sim­i­laires, et dans votre zone géo­graphique.

Con­cevez un mes­sage qui démon­tre claire­ment pourquoi votre événe­ment est unique, intéres­sant, et diver­tis­sant. Mar­quez votre dif­férence ! Met­tez en avant la cause défendu par votre récolte et ses valeurs. Per­son­ne ne veut don­ner de l’argent à une asso­ci­a­tion ou organ­i­sa­tion si elle ne sait pas où va l’argent de la col­lecte et à quoi il va servir con­crète­ment. Peu importe la somme, cela représente pour vos par­tic­i­pants une forme d’investissement sol­idaire. S’ils n’ont pas le sen­ti­ment soutenir une bonne action qui va dans le sens de leurs valeurs, ils ne par­ticiper­ont pas.

Avec une bil­let­terie en ligne, vous pou­vez-même envoy­er des invi­ta­tions aux con­tacts de votre asso­ci­a­tion dont vous con­nais­sez l’intérêt pour votre cause.

3. Récolter plus de dons

Vendez des bil­lets à l’avance. Vous éviterez ain­si l’incertitude des per­son­nes qui vous dis­ent qu’ils par­ticiper­ont et qui finis­sent par oubli­er ou prévoir autre chose. Une solu­tion de bil­let­terie en ligne vous indi­quera égale­ment le nom­bre de par­tic­i­pants inscrits. Vous pour­rez même leur envoy­er des rap­pels par e‑mail.

Com­mu­niquez votre bil­let­terie partout : réseaux soci­aux, médias locaux en ligne, au bureau… Soyez stratégique et ciblez les moments où les salaires sont ver­sés — générale­ment les débuts de mois. Les poten­tiels par­tic­i­pants auront plus d’argent disponible et seront plus ouverts aux dons.

Si vous con­tin­uez à ven­dre des bil­lets sur place au moment de l’événement, vous pou­vez avec Weezevent suiv­re l’évolution des ventes et con­naître en temps réel le rem­plis­sage de votre événe­ment de col­lecte de dons. Vous pou­vez ain­si max­imiser le mon­tant récolté tout en ne dépas­sant pas le seuil de capac­ité du lieu.

Que vous proposiez sim­ple­ment des tick­ets d’entrée, ou que vous voyiez les choses grand avec des con­trepar­ties offertes pour chaque don, fix­ez des prix justes. Dans votre solu­tion de bil­let­terie en ligne, vous pou­vez même pro­pos­er des tar­ifs libres, ce qui peut faire grimper les dons. Ensuite, à vous de voir si les activ­ités à l’intérieur de l’événement doivent être gra­tu­ites ou payantes. Cela peut faire aug­menter les dons mais cela peut aus­si déranger les par­tic­i­pants. Tout est une ques­tion d’équilibre.

Enfin, informez bien le respon­s­able des lieux que vous organ­isez un événe­ment de col­lecte de dons pour servir une cause utile. Peut-être qu’il sera  ent­hou­si­aste à l’idée de vous soutenir, de faire un don, ou même de louer le lieu gra­tu­ite­ment à votre asso­ci­a­tion.

Avec ces con­seils, quelques efforts et du bon sens, vous êtes prêt à lancer votre événe­ment de récolte de dons. Décou­vrez tous les avan­tages de notre solu­tion de bil­let­terie en ligne en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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