Conseils pour organiser un événement de récolte de dons

Conseils pour organiser un événement de récolte de dons

Pour de nombreuses associations ou écoles, organiser un événement est une opportunité parfaite pour récolter des dons. Loto, concert, vente de gâteaux, karaoké, quiz, soirée dansante ou de gala peuvent les aider à atteindre leurs objectifs et à financer leurs projets. Comment s’y prendre ? Quels choix sont les plus importants ? Que ce soit votre premier essai ou non, nous avons rassemblé les meilleurs conseils pour organiser un événement de récolte de dons réussi.

Sommaire

  1. Choisir le bon lieu
  2. Attirer les participants
  3. Récolter plus de dons

1. Choisir le bon lieu

    Tout d’abord, l’emplacement de votre collecte de dons doit être accessible par plusieurs moyens de transport : voiture, transports en commun, à pied, etc. En parallèle, le parking est aussi un élément à prendre en compte. Ensuite, les entrées doivent être facilitées pour tout type de personne à mobilité réduite : personnes malvoyantes, femmes enceintes, familles, personnes âgées, etc.

    La taille du lieu en lui même est également important. S’il est trop petit, ce sera désagréable pour les participants. S’il est trop grand, l’ambiance peinera à décoller. Soyez donc bien attentifs à la taille du lieu par rapport au nombre de personnes que vous estimez recevoir à votre récolte de dons.

    Enfin, demandez aux responsables des lieux un maximum d’informations sur le matériel et les services additionnels compris dans la location :

    • Documents légaux — licences boissons et nourriture, assurances…
    • Staff — serveurs, nettoyage, sécurité…
    • Système son — enceintes, micro…

    2. Attirer les participants

    Utilisez des canaux de communication pertinents et adaptés pour promouvoir votre événement solidaire plusieurs mois avant son échéance. Médias locaux, réseaux sociaux, lieu de travail, amis et familles peuvent être de très bons relais de bouche-à-oreille. Attention à ne pas trop vous disperser. Pesez les pour et les contre de chacun, et ne retenez seulement ceux qui fonctionnent bien pour vos événements, des événements similaires, et dans votre zone géographique.

    Concevez un message qui démontre clairement pourquoi votre événement est unique, intéressant, et divertissant. Marquez votre différence ! Mettez en avant la cause défendu par votre récolte et ses valeurs. Personne ne veut donner de l’argent à une association ou organisation si elle ne sait pas où va l’argent de la collecte et à quoi il va servir concrètement. Peu importe la somme, cela représente pour vos participants une forme d’investissement solidaire. S’ils n’ont pas le sentiment soutenir une bonne action qui va dans le sens de leurs valeurs, ils ne participeront pas.

    Avec une billetterie en ligne, vous pouvez-même envoyer des invitations aux contacts de votre association dont vous connaissez l’intérêt pour votre cause.

    3. Récolter plus de dons

    Vendez des billets à l’avance. Vous éviterez ainsi l’incertitude des personnes qui vous disent qu’ils participeront et qui finissent par oublier ou prévoir autre chose. Une solution de billetterie en ligne vous indiquera également le nombre de participants inscrits. Vous pourrez même leur envoyer des rappels par e‑mail.

    Communiquez votre billetterie partout : réseaux sociaux, médias locaux en ligne, au bureau… Soyez stratégique et ciblez les moments où les salaires sont versés — généralement les débuts de mois. Les potentiels participants auront plus d’argent disponible et seront plus ouverts aux dons.

    Si vous continuez à vendre des billets sur place au moment de l’événement, vous pouvez avec Weezevent suivre l’évolution des ventes et connaître en temps réel le remplissage de votre événement de collecte de dons. Vous pouvez ainsi maximiser le montant récolté tout en ne dépassant pas le seuil de capacité du lieu.

    Que vous proposiez simplement des tickets d’entrée, ou que vous voyiez les choses grand avec des contreparties offertes pour chaque don, fixez des prix justes. Dans votre solution de billetterie en ligne, vous pouvez même proposer des tarifs libres, ce qui peut faire grimper les dons. Ensuite, à vous de voir si les activités à l’intérieur de l’événement doivent être gratuites ou payantes. Cela peut faire augmenter les dons mais cela peut aussi déranger les participants. Tout est une question d’équilibre.

    Enfin, informez bien le responsable des lieux que vous organisez un événement de collecte de dons pour servir une cause utile. Peut-être qu’il sera  enthousiaste à l’idée de vous soutenir, de faire un don, ou même de louer le lieu gratuitement à votre association.

    Avec ces conseils, quelques efforts et du bon sens, vous êtes prêt à lancer votre événement de récolte de dons. Découvrez tous les avantages de notre solution de billetterie en ligne en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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