Consejos para organizar un evento para conseguir donaciones

Consejos para organizar un evento para conseguir donaciones

Para muchas aso­cia­ciones o escue­las, orga­ni­zar un even­to es una opor­tu­nidad per­fec­ta para con­seguir dona­ciones. Rifa, concier­to, ven­ta de paste­les, karaoke, con­cur­so, baile o gala pueden ayu­dar­les a con­seguir sus obje­tivos y a finan­ciar sus proyec­tos. ¿Cómo hac­er­lo? ¿Qué deci­siones son las más impor­tantes? Sea tu primer inten­to o no, hemos recogi­do los mejores con­se­jos para orga­ni­zar con éxi­to un even­to que te per­mi­ta con­seguir donaciones.

Índice

  1. Escoger el espa­cio adecuado
  2. Atraer asis­tentes
  3. Con­seguir más donaciones

1. Escoger el espacio adecuado

    Para empezar, el espa­cio en el que ten­ga lugar tu even­to de recogi­da de dona­ciones tiene que ser acce­si­ble en difer­entes medios de trans­porte: coche, trans­porte públi­co, andan­do, etc. Al mis­mo tiem­po, el park­ing o, en gen­er­al, la facil­i­dad de aparcamien­to en los alrede­dores tam­bién hay que ten­er­lo en cuen­ta. Además, los pun­tos de acce­so tienen que per­mi­tir la entra­da fácil para cualquier per­sona: per­sonas con difi­cul­tades de visión, mujeres embarazadas, famil­ias, per­sonas may­ores, etc.

    El tamaño del espa­cio tam­bién es impor­tante. Si es demasi­a­do pequeño, será desagrad­able para los asis­tentes y el aforo se verá muy reduci­do. Si es demasi­a­do grande, costará más que el ambi­ente arranque. Pres­ta aten­ción al tamaño del espa­cio en fun­ción del número de per­sonas que esti­mas que acud­irán a tu even­to para con­seguir donaciones.

    Final­mente, pre­gun­ta a los respon­s­ables del espa­cio infor­ma­ción detal­la­da sobre el mate­r­i­al y los ser­vi­cios adi­cionales inclu­i­dos en el alquiler:

    • Doc­u­mentación legal: per­misos para servir comi­da y bebi­da, seguros…
    • Staff: camareros, limpieza, seguridad…
    • Sis­tema de sonido: altav­o­ces, micrófono…

    2. Atraer asistentes

    Uti­liza canales de comu­ni­cación rel­e­vantes y adap­ta­dos a tu even­to para pro­mover­lo des­de var­ios meses antes de la fecha de cel­e­bración. Medios locales, redes sociales, lugar de tra­ba­jo, ami­gos y famil­ia pueden ser un muy buen ini­cio del boca a boca. Ten cuida­do de no dis­per­sarte demasi­a­do. Pien­sa los pros y los con­tras de cada canal y qué­date sola­mente con los que mejor fun­cio­nan para tus even­tos, even­tos sim­i­lares y en tu zona geográfica.

    Desar­rol­la un men­saje que muestre clara­mente por qué tu even­to es úni­co, intere­sante y diver­tido. ¡Mar­ca la difer­en­cia! Desta­ca la causa que defiende tu recogi­da de fon­dos y sus val­ores. Nadie quiere dar dinero a una aso­ciación u orga­ni­zación si no sabe adónde va a ir el dinero don­a­do y para qué va a servir conc­re­ta­mente. Da igual el importe, esto supone para los asis­tentes una for­ma de inver­sión sol­i­daria. Si no sien­ten que están apoyan­do una bue­na acción que se alin­ea con sus val­ores, no participarán.

    Con un sis­tema de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online puedes inclu­so enviar invita­ciones a con­tac­tos de tu aso­ciación que sabes que se intere­san por tu causa.

    3. Conseguir más donaciones

    Vende entradas con antelación. Así, evi­tarás la incer­tidum­bre de las per­sonas que te dicen que sí par­tic­i­parán y que aca­ban olvidán­do­lo o plane­an­do otra cosa. Una solu­ción de ven­ta de entradas online te per­mi­tirá, entre otras cosas, con­tro­lar el número de asis­tentes inscritos sin esfuer­zo. Inclu­so les podrás enviar recorda­to­rios por e‑mail. 

    Da a cono­cer tu web de ven­ta de entradas en todas partes: redes sociales, medios locales online, en la ofic­i­na… Planea tu estrate­gia y pro­gra­ma su envío, por ejem­p­lo, a prin­ci­p­ios de mes. De esta for­ma los recep­tores, que habrán cobra­do su suel­do recien­te­mente, ten­drán más dinero a su dis­posi­ción y estarán más abier­tos a realizar donaciones.

    Si decides seguir ven­di­en­do entradas in situ durante el even­to, con Weezevent puedes hac­er un seguimien­to de la evolu­ción de las ven­tas y saber en tiem­po real las entradas disponibles has­ta com­ple­tar aforo. Así, puedes max­i­mizar el importe recau­da­do sin  pre­ocu­parte por sobrepasar el aforo estable­ci­do para el recinto.

    Inde­pen­di­en­te­mente de si sim­ple­mente vendes entradas o si tienes una mira­da más ambi­ciosa ofre­cien­do una con­tra­parti­da por cada donación, fija pre­cios jus­tos. En tu sis­tema de ven­ta de entradas online Weezevent tam­bién puedes deter­mi­nar un pre­cio libre, lo que en muchas oca­siones hace que las dona­ciones sean may­ores. A con­tin­uación, tú decides si las activi­dades den­tro del even­to son gra­tu­itas o de pago. Esto puede hac­er que recaudes más dinero pero tam­bién puede molestar a los asis­tentes. Todo es una cuestión de equilibrio.

    Final­mente, no olvides comu­nicar al respon­s­able del espa­cio que orga­ni­zas un even­to para recoger dona­ciones para una bue­na causa. Es posi­ble que quiera apo­yaros, hac­er una donación o inclu­so alquilaros el espa­cio de for­ma gra­tui­ta o por un pre­cio más bajo de lo habitual.

    Con estos con­se­jos, un poco de esfuer­zo y sen­ti­do común, estás lis­to para lan­zar tu even­to para con­seguir dona­ciones. Des­cubre todas las ven­ta­jas de nues­tra solu­ción de ven­ta de entradas online hacien­do clic en el sigu­iente botón:

    Orga­ni­zar un evento

    Con­tac­ta con nosotros

    Comparte este artículo en