Conseils pour organiser un événement de récolte de dons

Conseils pour organiser un événement de récolte de dons

Pour de nombreuses associa­tions ou écoles, organiser un événement est une oppor­tunité parfaite pour récolter des dons. Loto, concert, vente de gâteaux, karaoké, quiz, soirée dansante ou de gala peuvent les aider à atteindre leurs objectifs et à financer leurs projets. Comment s’y prendre ? Quels choix sont les plus impor­tants ? Que ce soit votre premier essai ou non, nous avons rassemblé les meilleurs conseils pour organiser un événement de récolte de dons réussi.

Sommaire

  1. Choisir le bon lieu
  2. Attirer les parti­ci­pants
  3. Récolter plus de dons

1. Choisir le bon lieu

    Tout d’abord, l’emplacement de votre collecte de dons doit être acces­sible par plusieurs moyens de transport : voiture, trans­ports en commun, à pied, etc. En parallèle, le parking est aussi un élément à prendre en compte. Ensuite, les entrées doivent être facilitées pour tout type de personne à mobilité réduite : personnes malvoyantes, femmes enceintes, familles, personnes âgées, etc.

    La taille du lieu en lui même est également important. S’il est trop petit, ce sera désagréable pour les parti­ci­pants. S’il est trop grand, l’ambiance peinera à décoller. Soyez donc bien attentifs à la taille du lieu par rapport au nombre de personnes que vous estimez recevoir à votre récolte de dons.

    Enfin, demandez aux respon­sables des lieux un maximum d’informations sur le matériel et les services additionnels compris dans la location :

    • Documents légaux — licences boissons et nourriture, assurances…
    • Staff — serveurs, nettoyage, sécurité…
    • Système son — enceintes, micro…

    2. Attirer les participants

    Utilisez des canaux de commu­ni­cation perti­nents et adaptés pour promouvoir votre événement solidaire plusieurs mois avant son échéance. Médias locaux, réseaux sociaux, lieu de travail, amis et familles peuvent être de très bons relais de bouche-à-oreille. Attention à ne pas trop vous disperser. Pesez les pour et les contre de chacun, et ne retenez seulement ceux qui fonctionnent bien pour vos événe­ments, des événe­ments similaires, et dans votre zone géogra­phique.

    Concevez un message qui démontre clairement pourquoi votre événement est unique, intéressant, et diver­tissant. Marquez votre diffé­rence ! Mettez en avant la cause défendu par votre récolte et ses valeurs. Personne ne veut donner de l’argent à une association ou organi­sation si elle ne sait pas où va l’argent de la collecte et à quoi il va servir concrè­tement. Peu importe la somme, cela repré­sente pour vos parti­ci­pants une forme d’investissement solidaire. S’ils n’ont pas le sentiment soutenir une bonne action qui va dans le sens de leurs valeurs, ils ne parti­ci­peront pas.

    Avec une billet­terie en ligne, vous pouvez-même envoyer des invita­tions aux contacts de votre association dont vous connaissez l’intérêt pour votre cause.

    3. Récolter plus de dons

    Vendez des billets à l’avance. Vous éviterez ainsi l’incertitude des personnes qui vous disent qu’ils parti­ci­peront et qui finissent par oublier ou prévoir autre chose. Une solution de billet­terie en ligne vous indiquera également le nombre de parti­ci­pants inscrits. Vous pourrez même leur envoyer des rappels par e‑mail.

    Commu­niquez votre billet­terie partout : réseaux sociaux, médias locaux en ligne, au bureau… Soyez straté­gique et ciblez les moments où les salaires sont versés — généra­lement les débuts de mois. Les poten­tiels parti­ci­pants auront plus d’argent dispo­nible et seront plus ouverts aux dons.

    Si vous continuez à vendre des billets sur place au moment de l’événement, vous pouvez avec Weezevent suivre l’évolution des ventes et connaître en temps réel le remplissage de votre événement de collecte de dons. Vous pouvez ainsi maximiser le montant récolté tout en ne dépassant pas le seuil de capacité du lieu.

    Que vous proposiez simplement des tickets d’entrée, ou que vous voyiez les choses grand avec des contre­parties offertes pour chaque don, fixez des prix justes. Dans votre solution de billet­terie en ligne, vous pouvez même proposer des tarifs libres, ce qui peut faire grimper les dons. Ensuite, à vous de voir si les activités à l’intérieur de l’événement doivent être gratuites ou payantes. Cela peut faire augmenter les dons mais cela peut aussi déranger les parti­ci­pants. Tout est une question d’équilibre.

    Enfin, informez bien le respon­sable des lieux que vous organisez un événement de collecte de dons pour servir une cause utile. Peut-être qu’il sera  enthou­siaste à l’idée de vous soutenir, de faire un don, ou même de louer le lieu gratui­tement à votre association.

    Avec ces conseils, quelques efforts et du bon sens, vous êtes prêt à lancer votre événement de récolte de dons. Découvrez tous les avantages de notre solution de billet­terie en ligne en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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