Interview : la 1ère édition du Martin Fourcade Nordic Festival vue par ses organisateurs

Lancer un nou­v­el événe­ment ne se fait pas du jour au lende­main, même lorsqu’un ath­lète de haut niveau, soutenu et bien entouré, fait par­tie inté­grante du pro­jet. 10 mois ont été néces­saires à l’équipe du Mar­tin Four­cade Nordic Fes­ti­val pour pré­par­er ce week-end de fes­tiv­ités sportives autour du biathlon. Kévin, l’un des organ­isa­teurs de cet événe­ment unique, vous livre ce qui a fait le suc­cès de cette pre­mière.

Som­maire

1. Lancer un pro­jet qui a du sens
2. Ani­mer autour d’une com­péti­tion cen­trale
3. Recourir aux finance­ments publics
4. Choisir le bon tarif
5. Ven­dre ses bil­lets et envoy­er ses invi­ta­tions
6. Com­mu­ni­quer via ses meilleurs canaux
7. Miser sur la pop­u­lar­ité d’un ath­lète
8. Engager une sécu­rité expéri­men­té

1. Lancer un projet qui a du sens

Qu’est-ce qui a déclenché l’organisation du Martin Fourcade Nordic Festival ?

Mar­tin Four­cade a voulu con­cré­tis­er une idée qu’il avait en tête depuis un petit moment — cela fai­sait plusieurs étés qu’il par­tic­i­pait à des shows impor­tants de biathlon à l’étranger, en Norvège et en Alle­magne. Il avait à coeur de partager des moments sim­i­laires avec le pub­lic français, qui sou­tient en masse le biathlon. En par­al­lèle nous organ­i­sions déjà un événe­ment de ski nordique à une échelle dif­férente avec notre société ALYANSKI ; et puisque Mar­tin et nous sommes amis et anciens ath­lètes de biathlon de haut niveau, notre « asso­ci­a­tion » pour ce pro­jet de show esti­val de biathlon s’est faite naturelle­ment.
Nous nous sommes alors lancés en cher­chant un lieu, et c’est Annecy avec son esplanade du Pâquier qui col­lait au mieux au pro­jet. C’est au coeur des Alpes, au bord du Lac d’Annecy. En plus, la seule étape française de Coupe du Monde de Biathlon a lieu à moins de 30 min­utes au Grand Bor­nand, donc cela avait vrai­ment du sens d’organiser l’événement ici.

2. Animer autour d’une compétition centrale

Pourquoi nommer l’événement “festival” ? Que proposiez-vous en plus des courses ?

Nous l’avons nom­mé “fes­ti­val” parce que nous ne voulions pas le résumer à des cours­es de biathlon de 20 min­utes — même si c’était du sérieux avec la par­tic­i­pa­tion des meilleurs ath­lètes mon­di­aux. Nous voulions que ce soit un rassem­ble­ment pour tous les fans de ski — et surtout de ski nordique. Pen­dant deux jours, nous avons pro­posé des ani­ma­tions, un vil­lage de plus de 40 exposants sous 60 tentes, des bou­tiques éphémères, des food trucks… Ce n’était pas seule­ment une course de ski. Le lende­main de la course “offi­cielle” nous avons aus­si organ­isé une course “Biathlon Run­ning” pour les enfants et le grand pub­lic à laque­lle plus de 500 par­tic­i­pants ont pris part.

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3. Recourir aux financements publics

Avez-vous demandé des subventions pour financer l’événement ?

Oui, une par­tie du finance­ment vient de parte­naires publics comme la région Auvergne-Rhône-Alpes et le départe­ment de la Haute-Savoie. Nous nous sommes aus­si tournés vers des parte­naires privés et chaque exposant du vil­lage s’ac­quit­tait d’une cer­taine somme pour pou­voir dis­pos­er d’un espace. Nous avons aus­si dégagé des revenus grâce aux tick­ets ven­dus pour les places en tri­bunes. Enfin, pour créer un événe­ment comme celui-ci, le sou­tien du Min­istère des Sports et des Fédéra­tions inter­na­tionales et nationales ont été indis­pens­ables.

4. Choisir le bon tarif

Une partie de votre événement était gratuite, et l’autre payante. Pourquoi ce choix ?

Nous avons choisi de mon­ter une tri­bune de 3000 places en face des cibles et près de la ligne de départ/arrivée. Ces places étaient plus avan­tageuses pour prof­iter de la course et béné­fi­ci­aient d’un écran géant. Cela nous a per­mis de créer des recettes indis­pens­ables pour l’équilibre budgé­taire tout en offrant une expéri­ence pre­mi­um pour ceux qui le souhaitaient. Tout le reste du par­cours, le cir­cuit de 2 km, était en accès gra­tu­it — tout comme le vil­lage d’exposants. C’était impor­tant pour nous car notre souhait prin­ci­pal est de faire décou­vrir ces dis­ci­plines au plus grand nom­bre.

Nous avons fixé le prix à 30€ pour les places en tri­bunes, en com­para­nt les prix des bil­lets d’une étape de Coupe du Monde de Biathlon. Cela tourne générale­ment autour de 40€, avec plus de par­tic­i­pants par course mais moins de cours­es que lors de notre événe­ment (4 le Same­di). Nous avons donc pro­posé un tarif plus bas car c’était notre pre­mière édi­tion et nous voulions qu’elle soit attrac­tive. Les retours ont été posi­tifs.

5. Vendre ses billets et envoyer ses invitations

Comment avez-vous gérer les ventes de billets et l’envoi d’invitations ?

Nous avons divisé les 3000 tick­ets tri­bunes en deux caté­gories. 2200 étaient disponibles à la vente tan­dis que le reste étaient des invi­ta­tions VIP envoyées à dif­férentes struc­tures. Ces derniers pou­vaient accéder à une tri­bune VIP et à un repas de chef étoilé. Nous avons ven­du les bil­lets et envoyé les invi­ta­tions via Weezevent. Le sys­tème est très pra­tique. Nous avons tout mis en place nous-même. En un jour nous avons ven­du qua­si­ment la moitié de notre quo­ta telle­ment cela a car­ton­né. Nous nous sommes mis à l’abri le plus tôt pos­si­ble et cela nous a assuré que les tri­bunes soient pleines le jour J. C’est une garantie finan­cière qui nous a aus­si per­mis d’avancer sur d’autres points de la pré­pa­ra­tion, notam­ment la logis­tique.

6. Communiquer via ses meilleurs canaux

Votre communication a donc été très efficace. Qu’aviez-vous mis en place ?

Nous avions prévu une cam­pagne sur les réseaux soci­aux de Mar­tin, en radio, et de l’affichage dans les villes autour d’Annecy. Sauf qu’avec seule­ment deux sto­ries Insta­gram sur le compte de Mar­tin, et une con­férence de presse reprise par quelques médias, 1000 tick­ets ont été ven­dus dès le lance­ment des ventes. Le reste est par­ti la semaine suiv­ante.

Nous avons été vrai­ment sur­pris ! Mar­tin le pre­mier. Nous avions lancé des paris et nous étions tous très loin du compte. Nous avions prévu toutes les lignes budgé­taires pour la com­mu­ni­ca­tion et la seule inter­ro­ga­tion était le nom­bre de bil­lets ven­dus. En 15 jours nous avons été ras­suré mal­gré tous les efforts qu’il restait à faire pour attir­er des spec­ta­teurs sur le par­cours gra­tu­it. Heureuse­ment, les réseaux soci­aux de l’événement ont grossi en un mois grâce à la com­mu­nauté qui suit Mar­tin — env­i­ron 400 000 per­son­nes. Le bud­get étant encore incer­tain à cette péri­ode, nous avons donc choisi de faire l’impasse sur quelques opéra­tions de com­mu­ni­ca­tion et de faire des économies sur cette par­tie.

Les 15 jours qui ont suivi l’événement, nous avons com­mu­niqué pour remerci­er les spec­ta­teurs d’être venus aus­si nom­breux, ain­si que nos dif­férents parte­naires. Il faut aus­si savoir que nous avons eu 4 mil­lions de téléspec­ta­teurs. C’était incroy­able ! Aujourd’hui nous étu­dions la pos­si­bil­ité de grandir mais nous sen­tons bien que la pre­mière édi­tion était excep­tion­nelle et qu’il ne faut pas s’enflammer.

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7. Miser sur la popularité d’un athlète

Aujourd’hui, une des meilleures stratégies pour lancer un événement serait-elle de s’allier avec un athlète ?

Oui, cela en fait par­tie et je suis sûr que cela peut attir­er des sportifs. Mar­tin avait invité plusieurs sportifs à l’événement — des cyclistes, des skieurs… — et nous avons échangé sur le sujet. Beau­coup ont envie d’organiser des événe­ments pour met­tre en lumière leur sport. Mal­heureuse­ment cela leur prendrait du temps et ils ont besoin d’accompagnement… donc c’est une bonne idée ! Le Min­istère des Sports ne peut pas organ­is­er une infinité de pro­jets donc ils sou­ti­en­nent forte­ment les ath­lètes qui pren­nent ce genre d’initiatives pour met­tre un sport en valeur. Et puis la plu­part des parte­naires de Mar­tin ont joué le jeu. C’est bon signe !

8. Engager une sécurité expérimenté

Dernier point, et non des moindres, comment gérer la sécurité dans un espace en plein air, en ville, et dans un large périmètre ?

Au niveau de la sécu­rité, la pré­fec­ture de Haute-Savoie est assez stricte sur le sujet, et tant mieux, donc nous avons tra­vail­lé avec un chargé de sécu­rité qui nous a accom­pa­g­né dans la con­cep­tion du dossier de sûreté — les évac­u­a­tions incendies, les accès pom­piers, etc. Nous avons aus­si engagé une entre­prise d’agents de sécu­rité. La ville d’Annecy nous les a con­seil­lés car ils tra­vail­lent sur les grands événe­ments de la ville, et cela c’est très bien passé. C’est tou­jours bien de tra­vailler avec des prestataires locaux. Nous avons aus­si lim­ité l’accès au vil­lage d’exposants à 5000 per­son­nes en simul­tané.

Un dernier mot à ajouter ?

Pour une pre­mière avec Weezevent, je ne savais pas à quoi m’attendre… et j’ai trou­vé cela sim­ple à manip­uler. Nous n’avions jamais fait cela de notre vie, et au bout de 15 jours nous envoyions des invi­ta­tions à dif­férentes struc­tures, nous pou­vions faire directe­ment les annu­la­tions de bil­lets, etc. La plate­forme est très ludique donc nous en sommes sat­is­faits.

Merci Kévin, et félicitations pour cette première édition du Martin Fourcade Nordic Festival !

Comme Mar­tin Four­cade et toute l’équipe du MFNF, organ­isez votre pro­pre événe­ment au coeur des mon­tagnes en util­isant Weezevent et ses solu­tions de billetterie/inscription en ligne, de con­trôle d’accès, et de cash­less. Toutes leurs fonc­tion­nal­ités sont à décou­vrir en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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