8 conseils pour lancer un nouvel événement sportif : Martin Fourcade Nordic Festival

8 conseils pour lancer un nouvel événement sportif : Martin Fourcade Nordic Festival

Lancer un nou­v­el événe­ment ne se fait pas du jour au lende­main, même lorsqu’un ath­lète de haut niveau, soutenu et bien entouré, fait par­tie inté­grante du pro­jet. 10 mois ont été néces­saires à l’équipe du Mar­tin Four­cade Nordic Fes­ti­val pour pré­par­er ce week-end de fes­tiv­ités sportives autour du biathlon. Kévin, l’un des organ­isa­teurs de cet événe­ment unique, vous livre ce qui a fait le suc­cès de cette pre­mière.

Som­maire

  1. Lancer un pro­jet qui a du sens
  2. Ani­mer autour d’une com­péti­tion cen­trale
  3. Recourir aux finance­ments publics
  4. Choisir le bon tarif
  5. Ven­dre ses bil­lets et envoy­er ses invi­ta­tions
  6. Com­mu­ni­quer via ses meilleurs canaux
  7. Miser sur la pop­u­lar­ité d’un ath­lète
  8. Engager une sécu­rité expéri­men­té

1. Lancer un projet qui a du sens

Qu’est-ce qui a déclenché l’organisation du Martin Fourcade Nordic Festival ?

Mar­tin Four­cade a voulu con­cré­tis­er une idée qu’il avait en tête depuis un petit moment. Cela fai­sait plusieurs étés qu’il par­tic­i­pait à des shows impor­tants de biathlon à l’étranger, en Norvège et en Alle­magne. Il avait à coeur de partager des moments sim­i­laires avec le pub­lic français, qui sou­tient le biathlon en masse. En par­al­lèle nous organ­i­sions déjà, avec notre société ALYANSKI, un événe­ment de ski nordique à une échelle dif­férente ; et avec Mar­tin nous sommes proches — amis et anciens ath­lètes de biathlon de haut niveau —, c’est donc tout naturelle­ment que notre « asso­ci­a­tion » s’est faite pour ce pro­jet de show esti­val de biathlon.

On s’est alors lancés en cher­chant un lieu, et c’est Annecy avec son esplanade du Pâquier qui col­lait au mieux au pro­jet. C’est au coeur des Alpes, au bord du Lac d’Annecy. En plus, la seule étape française de Coupe du Monde de Biathlon a lieu à moins de 30 min­utes au Grand Bor­nand, donc cela avait vrai­ment du sens d’organiser l’événement ici.

2. Animer autour d’une compétition centrale

Pourquoi nommer l’événement “festival” ? Que proposiez-vous en plus des courses ?

On l’a nom­mé “fes­ti­val” parce qu’on ne voulait pas le résumer à des cours­es de biathlon de 20 min­utes — même si c’était du sérieux avec la par­tic­i­pa­tion des meilleurs ath­lètes mon­di­aux . On voulait que ce soit un rassem­ble­ment pour tous les fans de ski — et surtout de ski nordique. Pen­dant deux jours, on pro­po­sait des ani­ma­tions, un vil­lage avec plus de 40 exposants sous 60 tentes, des bou­tiques éphémères, des food trucks… Ce n’était pas seule­ment une course de ski ! Le lende­main de la course “offi­cielle”, nous avons aus­si organ­isé une course “Biathlon Run­ning” pour les enfants et le grand pub­lic à laque­lle plus de 500 par­tic­i­pants ont pris part.

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Copy­right : Agence KMSP

3. Recourir aux financements publics

Avez-vous demandé des subventions pour financer l’événement ?

Oui, une par­tie du finance­ment vient de parte­naires publics comme la région Auvergne-Rhône-Alpes et du départe­ment de la Haute-Savoie. On s’est aus­si tournés vers des parte­naires privés et chaque exposant du vil­lage s’ac­quit­tait d’une cer­taine somme pour pou­voir dis­pos­er d’un espace. On a aus­si dégagé des revenus grâce aux tick­ets ven­dus pour les places en tri­bunes. Pour créer un événe­ment comme celui-ci, le sou­tien du Min­istère des Sports et des Fédéra­tions Inter­na­tionales et Nationale ont été indis­pens­ables.

4. Choisir le bon tarif

Une partie de votre événement était gratuite, et l’autre payante. Pourquoi ce choix ?

On a choisi de mon­ter une tri­bune de 3000 places en face des cibles et près de la ligne de départ/arrivée. Ces places étaient plus avan­tageuses pour prof­iter de la course et béné­fi­ci­aient d’un écran géant. Ça nous a per­mis de créer des recettes — indis­pens­able pour l’équilibre budgé­taire — tout en offrant une expéri­ence pre­mi­um pour ceux qui le souhaitaient. Tout le reste du par­cours, le cir­cuit de 2 km, était en accès gra­tu­it — tout comme le vil­lage d’exposants. C’était impor­tant pour nous, car notre souhait prin­ci­pal est de faire décou­vrir ces dis­ci­plines au plus grand nom­bre.

On a fixé le prix à 30€ pour les places en tri­bunes, en com­para­nt les prix des bil­lets d’une étape de Coupe du Monde de Biathlon. Ça tourne générale­ment autour de 40€, avec plus de par­tic­i­pants par course mais moins de cours­es que lors de notre événe­ment (4 le Same­di). On a donc pro­posé un tarif plus bas car c’était notre pre­mière édi­tion et on voulait qu’elle soit attrac­tive. Les retours ont tous été posi­tifs.

5. Vendre ses billets et envoyer ses invitations

Comment avez-vous gérer les ventes de billets et l’envoi d’invitations ?

On a divisé les 3000 tick­ets tri­bunes en deux caté­gories. 2200 étaient disponibles à la vente tan­dis que le reste étaient des invi­ta­tions VIP envoyées à dif­férentes struc­tures. Ces derniers pou­vaient accéder à une tri­bune VIP et à un repas de chef étoilé. On a ven­du les bil­lets et envoyé les invi­ta­tions via Weezevent. Le sys­tème est très pra­tique. Nous avons tout mis en place nous-même. En un jour on a ven­du qua­si­ment la moitié de notre quo­ta telle­ment ça a car­ton­né. On s’est mis à l’abri le plus tôt pos­si­ble et ça nous a assuré que les tri­bunes soient pleines le jour J. C’est une garantie finan­cière qui nous a aus­si per­mis d’avancer sur d’autres points de la pré­pa­ra­tion, notam­ment la logis­tique.

6. Communiquer via ses meilleurs canaux

Votre communication a donc été très efficace. Qu’aviez-vous mis en place ?

On avait prévu une cam­pagne sur les réseaux soci­aux de Mar­tin, en radio, et de l’affichage dans les villes autour d’Annecy. Sauf qu’avec seule­ment deux sto­ries Insta­gram sur le compte de Mar­tin, et une con­férence de presse reprise par quelques médias, 1000 tick­ets ont été ven­dus dès le lance­ment des ventes. Le reste est par­ti la semaine suiv­ante.

On a été vrai­ment sur­pris ! Mar­tin le pre­mier. On avait lancé des paris et on était tous très loin du compte. On avait prévu toutes les lignes budgé­taires pour la com­mu­ni­ca­tion et la seule inter­ro­ga­tion était le nom­bre de bil­lets ven­dus. En 15 jours on a été ras­suré mal­gré tous les efforts qu’il restait à faire pour attir­er des spec­ta­teurs sur le par­cours gra­tu­it. Heureuse­ment, les réseaux soci­aux de l’événement ont grossi en un mois grâce à la com­mu­nauté qui suit Mar­tin — env­i­ron 400 000 per­son­nes.  Le bud­get étant encore incer­tain à cette péri­ode, nous avons choisi de faire l’impasse sur quelques opéra­tions de com­mu­ni­ca­tion et de faire des économies sur cette par­tie.

Les 15 jours qui ont suivi l’événement, nous avons com­mu­niqué pour remerci­er les spec­ta­teurs d’être venus aus­si nom­breux, ain­si que nos dif­férents parte­naires. Il faut aus­si savoir qu’on a eu 4 mil­lions de téléspec­ta­teurs. C’était incroy­able ! Aujourd’hui on étudie la pos­si­bil­ité de grandir mais on sent bien que la pre­mière édi­tion était excep­tion­nelle et qu’il ne faut pas s’enflammer.

Copy­right : Agence KMSP

7. Miser sur la popularité d’un athlète

Aujourd’hui, une des meilleures stratégies pour lancer un événement serait-elle de s’allier avec un athlète ?

Oui, ça en fait par­tie et je suis sûr que ça peut attir­er des sportifs. Mar­tin avait invité plusieurs sportifs à l’événement — des cyclistes, des skieurs… — et on a échangé sur le sujet. Beau­coup ont envie d’organiser des événe­ments pour met­tre en lumière leur sport. Mal­heureuse­ment ça leur prendrait du temps et ils ont besoin d’accompagnement… donc c’est une bonne idée ! Le Min­istère des Sports ne peut pas organ­is­er une infinité de pro­jets donc ils sou­ti­en­nent forte­ment les ath­lètes qui pren­nent ce genre d’initiatives pour met­tre un sport en valeur. Et puis la plu­part des parte­naires de Mar­tin ont joué le jeu. C’est bon signe !

8. Engager une sécurité expérimenté

Dernier point, et non des moindres, comment gérer la sécurité dans un espace en plein air, en ville, et dans un large périmètre ?

Au niveau de la sécu­rité, la pré­fec­ture de Haute-Savoie est assez stricte sur le sujet, et tant mieux, donc on a tra­vail­lé avec un chargé de sécu­rité qui nous a accom­pa­g­né dans la con­cep­tion du dossier de sûreté — les évac­u­a­tions incendies, les accès pom­piers, etc. On a aus­si tra­vail­lé avec une entre­prise d’agents de sécu­rité. La ville d’Annecy nous les a con­seil­lés car ils tra­vail­lent sur les grands événe­ments de la ville, et ça c’est très bien passé. C’est tou­jours bien de tra­vailler avec des prestataires locaux donc c’était par­fait. On a aus­si lim­ité l’accès au vil­lage d’exposants à 5000 per­son­nes en simul­tané.

Un dernier mot à ajouter ?

Pour une pre­mière avec Weezevent, je ne savais pas à quoi m’attendre… et j’ai trou­vé ça sim­ple à manip­uler. Nous n’avions jamais fait ça de notre vie, et au bout de 15 jours nous envoyions des invi­ta­tions à dif­férentes struc­tures, nous pou­vions faire directe­ment les annu­la­tions de bil­lets, etc . La plate­forme est très ludique donc nous en sommes sat­is­faits.

Merci Kévin, et félicitations pour cette première édition du Martin Fourcade Nordic Festival !

Comme Mar­tin Four­cade et toute l’équipe du MFNF, organ­isez votre pro­pre événe­ment au coeur des mon­tagnes en util­isant Weezevent et ses solu­tions de billetterie/inscription en ligne, de con­trôle d’accès, et de cash­less. Toutes leurs fonc­tion­nal­ités sont à décou­vrir en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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