La checklist pour organiser un événement avec le Covid-19

La checklist pour organiser un événement avec le Covid-19

Organ­is­er un événe­ment en péri­ode de Covid-19 néces­site une check­list plus com­plète que celle util­isée habituelle­ment. Il est indis­pens­able de la met­tre à jour avec les nou­veaux impérat­ifs liés à la sit­u­a­tion san­i­taire actuelle. Pour vous aider, nous met­tons à votre dis­po­si­tion une check­list qui reprend les points les plus impor­tants à ajouter à votre liste de tâch­es classique.

En out­re, retrou­vez toutes les infor­ma­tions mis­es à jour sur le site du gou­verne­ment con­cer­nant votre type d’activité.

Som­maire

  1. Avant l’événement
  2. Pen­dant l’événement
  3. Après l’événement

Avant l’événement

    • Véri­fi­er la lég­is­la­tion en vigueur et les éventuelles spé­ci­ficités selon la local­i­sa­tion, la typolo­gie d’événement et la jauge prévue ;
    • Con­tac­ter les autorités pour valid­er la tenue de l’événement et le pro­to­cole de sécurité ;
    • Dig­i­talis­er la dis­tri­b­u­tion de bil­lets avec une solu­tion de bil­let­terie en ligne ;
    • Nom­mer un référent Covid-19 pour met­tre en oeu­vre le pro­to­cole san­i­taire et cen­tralis­er les ques­tions des participants ;
    • Com­mu­ni­quer claire­ment et régulière­ment auprès des par­tic­i­pants sur les mesures de sécu­rité, via e‑mailing et réseaux sociaux ;
    • Met­tre à jour sa base de don­nées interne (staff, venue, col­lab­o­ra­teurs, four­nisseurs) pour com­mu­ni­quer facile­ment tout change­ment de pro­to­cole Covid-19 ;
    • Com­mu­ni­quer les mesures de sécu­rité au staff et s’assurer que cha­cun com­prend son rôle dans le pro­to­cole Covid-19 ;
    • Amé­nag­er les espaces et les flux selon les éventuelles règles de dis­tan­ci­a­tion sociale : assis ou debout, dis­tance entre sièges et/ou tables… ;
    • Fournir le matériel de pro­tec­tion au staff et aux bénév­oles : masque et gel hydroalcoolique ; 
    • Créer et installer des affich­es sur place pour rap­pel­er les con­signes san­i­taires, et dis­pos­er d’une bonne sig­nalé­tique pour indi­quer le sens des flux de per­son­nes, accès, etc. ;
    • Prévoir un pro­to­cole d’accès : points d’accès, files, con­trôle ou non de la tem­péra­ture, des pass san­i­taires ou des tests antigéniques (si c’est le cas) ;
    • Pré­par­er un dis­posi­tif dédié à la mise en place du pass san­i­taire si votre jauge dépasse la jauge lim­ite en vigueur ;
    • Prévoir un process et une poli­tique d’annulation ou report.

    Pendant l’événement

    • Gér­er les accès selon le pro­to­cole prévu : scan des bil­lets et pass, con­trôle des pass san­i­taires, fouille… ;
    • Maîtris­er et flu­id­i­fi­er les flux de per­son­nes au sein de l’événement ;
    • Véri­fi­er la vis­i­bil­ité des affich­es infor­ma­tives et de la signalétique ;
    • Assur­er une ven­ti­la­tion cor­recte du site si l’événement a lieu en intérieur ;
    • Net­toy­er régulière­ment les zones et sur­faces les plus utilisées ;
    • Rap­pel­er et con­trôler le suivi des con­signes par le staff et les participants.

    Après l’événement

    • Com­mu­ni­quer auprès des par­tic­i­pants et au staff en cas de contamination ;
    • Net­toy­er toutes les sur­faces et les appareils utilisés ;
    • Remerci­er les par­tic­i­pants, le staff, les col­lab­o­ra­teurs et les four­nisseurs pour leur par­tic­i­pa­tion et le respect du protocole.

    Vous organ­isez un événe­ment et vous souhaitez être accom­pa­g­né par un parte­naire de con­fi­ance pour met­tre en place des pro­to­coles sécurisés ? Con­tactez-nous pour décou­vrir les out­ils de bil­let­terie, con­trôle d’accès, cash­less et CRM qui s’adaptent le mieux à votre événement :

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