La checklist pour organiser un événement avec le Covid-19

La checklist pour organiser un événement avec le Covid-19

Organiser un événement en période de Covid-19 nécessite une checklist plus complète que celle utilisée habituellement. Il est indispensable de la mettre à jour avec les nouveaux impératifs liés à la situation sanitaire actuelle. Pour vous aider, nous mettons à votre disposition une checklist qui reprend les points les plus importants à ajouter à votre liste de tâches classique.

En outre, retrouvez toutes les informations mises à jour sur le site du gouvernement concernant votre type d’activité.

Sommaire

  1. Avant l’événement
  2. Pendant l’événement
  3. Après l’événement

Avant l’événement

    • Vérifier la législation en vigueur et les éventuelles spécificités selon la localisation, la typologie d’événement et la jauge prévue ;
    • Contacter les autorités pour valider la tenue de l’événement et le protocole de sécurité ;
    • Digitaliser la distribution de billets avec une solution de billetterie en ligne ;
    • Nommer un référent Covid-19 pour mettre en oeuvre le protocole sanitaire et centraliser les questions des participants ;
    • Communiquer clairement et régulièrement auprès des participants sur les mesures de sécurité, via e‑mailing et réseaux sociaux ;
    • Mettre à jour sa base de données interne (staff, venue, collaborateurs, fournisseurs) pour communiquer facilement tout changement de protocole Covid-19 ;
    • Communiquer les mesures de sécurité au staff et s’assurer que chacun comprend son rôle dans le protocole Covid-19 ;
    • Aménager les espaces et les flux selon les éventuelles règles de distanciation sociale : assis ou debout, distance entre sièges et/ou tables… ;
    • Fournir le matériel de protection au staff et aux bénévoles : masque et gel hydroalcoolique ; 
    • Créer et installer des affiches sur place pour rappeler les consignes sanitaires, et disposer d’une bonne signalétique pour indiquer le sens des flux de personnes, accès, etc. ;
    • Prévoir un protocole d’accès : points d’accès, files, contrôle ou non de la température, des pass sanitaires ou des tests antigéniques (si c’est le cas) ;
    • Préparer un dispositif dédié à la mise en place du pass sanitaire si votre jauge dépasse la jauge limite en vigueur ;
    • Prévoir un process et une politique d’annulation ou report.

    Pendant l’événement

    • Gérer les accès selon le protocole prévu : scan des billets et pass, contrôle des pass sanitaires, fouille… ;
    • Maîtriser et fluidifier les flux de personnes au sein de l’événement ;
    • Vérifier la visibilité des affiches informatives et de la signalétique ;
    • Assurer une ventilation correcte du site si l’événement a lieu en intérieur ;
    • Nettoyer régulièrement les zones et surfaces les plus utilisées ;
    • Rappeler et contrôler le suivi des consignes par le staff et les participants.

    Après l’événement

    • Communiquer auprès des participants et au staff en cas de contamination ;
    • Nettoyer toutes les surfaces et les appareils utilisés ;
    • Remercier les participants, le staff, les collaborateurs et les fournisseurs pour leur participation et le respect du protocole.

    Vous organisez un événement et vous souhaitez être accompagné par un partenaire de confiance pour mettre en place des protocoles sécurisés ? Contactez-nous pour découvrir les outils de billetterie, contrôle d’accès, cashless et CRM qui s’adaptent le mieux à votre événement :

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