Organiser un événement professionnel apporte son lot de contraintes et d’opportunités. Parmi elles, entretenir son réseau et développer ses contacts sont des nécessités. Les organisateurs d’événements professionnels doivent alors trouver des solutions pour communiquer avec leurs participants et nouer une véritable relation avec eux. Pour ce faire, l’essentiel est de tirer avantage de certaines données collectées à différents moments du parcours des participants : achat des billets, accès à l’événement, paiement cashless… Voici donc les 5 étapes pour mettre à profit sa base de données CRM et mieux communiquer autour de ses événements professionnels.
Sommaire
1. Choisir une solution spécialisée et tout-en-un
Les solutions de CRM et/ou d’e-mailing existent sous toutes les formes et sont déclinées à toutes les sauces. En tant qu’organisateur d’événements, vous tirez davantage profit d’une solution CRM événementiel BtoB que d’une solution généraliste. Vous profiterez de fonctionnalités spécialement conçues pour votre type d’événement : conférence, salon, séminaire, webinaire…
Choisir une solution tout-en-un est également une bonne idée afin de ne pas disperser vos données ni votre temps précieux dans de multiples outils outils. C’est surtout un bon moyen de tirer profit de votre base de contacts de professionnels le plus efficacement possible.
2. Collecter et stocker les bonnes informations
La collecte
Avant de vous lancer tête baissée dans la création d’une base de données ou de campagnes de communication, il est important de vous demander où vous allez collecter des informations sur vos contacts : participants, partenaires, sponsors, etc.
Si vous organisez des événements professionnels avec une solution d’inscription en ligne, vous disposez déjà d’une source fiable, gratuite et pertinente. En effet, au moment de leur inscription, les participants à votre salon professionnel ou votre séminaire communiquent au moins leur nom, prénom, et adresse e-mail. Vous pouvez même aller plus loin en personnalisant votre formulaire d’inscription afin de collecter des données qui vous permettront mieux connaître vos participants.
Le stockage
Un CRM événementiel BtoB est capable de stocker vos informations de billetterie citées précédemment et de les mettre à jour en temps réel. Fini les exports/imports, fini les erreurs de manipulation… fini ce casse-tête permanent ! Vous disposez également de toutes les informations relatives aux actions des participants : nombre de billets achetés, date d’achat, accès à votre événement, paiement cashless, etc. Toutes vos solutions sont synchronisées en un clic : billetterie, contrôle d’accès, cashless et CRM.
Obtenez à tout moment des données précises sur vos participants et constituez-vous une réelle base de contacts de professionnels. Vous pouvez enfin imaginer des campagnes de communication pour nouer avec une relation personnalisée vos publics en fonction de la situation de chacun vis-à-vis de votre événement.
3. Segmenter vos contacts en groupes pertinents
Vous savez désormais comment collecter des informations sur vos contacts, il s’agit maintenant de transformer votre base de contacts de professionnels en véritable machine à conversions. Pour cela, commencez par segmenter vos contacts en groupe pertinents. Ils peuvent prendre des formes différentes : fidèles participants, personnes peu assidues, nouveaux venus, etc.
Optez pour un CRM événementiel BtoB qui vous offre la possibilité de réaliser ce type de tris grâce aux données obtenus via votre billetterie et vos autres outils. WeezTarget vous permet même d’aller plus loin en créant des groupes dynamiques. C’est à dire que des participants à vos webinaires ou conférences en ligne sont automatiquement ajoutés à un groupe en fonction de leurs actions : achat d’un billet, scan à une entrée, CA généré, etc.
4. Créer des campagnes de communication ciblées
Votre base de données CRM est complète et segmentée ? Il vous faut désormais communiquer de manière ciblée. Un bon CRM se transforme alors en solution d’e-mailing événementiel BtoB. Il vous donne l’opportunité de créer et envoyer des e-mails via la même interface qui vous a permis de réaliser les deux étapes précédentes.
Un éditeur d’e-mail intuitif et créatif est la clef pour personnaliser vos campagnes en fonction des segments visés. Une solution comme WeezTarget vous permet d’aller au bout de vos idées, de la collecte d’informations jusqu’à la délivrance d’une message ultra-ciblé et personnalisé.
5. Fidéliser avec des offres efficaces
Communiquer et envoyer des messages ciblés fera sans aucun doute augmenter votre chiffre d’affaires. Cependant, il est important de suivre la rentabilité de chacune de vos campagnes ainsi que leurs différents indicateurs de performance : chiffre d’affaires généré, panier moyen, nombre de commandes effectuées et de billets vendus. Un CRM événementiel est bien plus qu’une solution d’e-mailing et d’envoi de newsletters.
En faisant cela, vous serez à même de concevoir de nouvelles offres de plus en plus pertinentes. -50% pour vos participants en perte d’intérêt, un accès VIP ou une conférence exclusive pour vos participants les plus fidèles… les possibilités sont infinies ! Vous serez alors capables de réinventer votre événement en observant ce qui attire concrètement vos différents publics.
Mettez à profit votre base de données CRM dès maintenant et gratuitement avec WeezTarget. Découvrez toutes ses fonctionnalités en vous connectant à votre compte Weezevent > Applications > CRM ou en cliquant sur le bouton ci-dessous :
