Exploiter sa base de données CRM pour communiquer autour de ses événements professionnels

Exploiter sa base de données CRM pour communiquer autour de ses événements professionnels

Organ­is­er un événe­ment pro­fes­sion­nel apporte son lot de con­traintes et d’opportunités. Par­mi elles, entretenir son réseau et dévelop­per ses con­tacts sont des néces­sités. Les organ­isa­teurs d’événements pro­fes­sion­nels doivent alors trou­ver des solu­tions pour com­mu­ni­quer avec leurs par­tic­i­pants et nouer une véri­ta­ble rela­tion avec eux. Pour ce faire, l’essentiel est de tir­er avan­tage de cer­taines don­nées col­lec­tées à dif­férents moments du par­cours des par­tic­i­pants : achat des bil­lets, accès à l’événement, paiement cash­less… Voici donc les 5 étapes pour met­tre à prof­it sa base de don­nées CRM et mieux com­mu­ni­quer autour de ses événe­ments pro­fes­sion­nels.

Som­maire

  1. Choisir une solu­tion spé­cial­isée et tout-en-un
  2. Col­lecter et stock­er les bonnes infor­ma­tions
  3. Seg­menter vos con­tacts en groupes per­ti­nents
  4. Créer des cam­pagnes de com­mu­ni­ca­tion ciblées
  5. Fidélis­er avec des offres effi­caces

1. Choisir une solution spécialisée et tout-en-un

Les solu­tions de CRM et/ou d’e‑mailing exis­tent sous toutes les formes et sont déclinées à toutes les sauces. En tant qu’organisateur d’événements, vous tirez davan­tage prof­it d’une solu­tion CRM événe­men­tiel BtoB que d’une solu­tion général­iste. Vous prof­iterez de fonc­tion­nal­ités spé­ciale­ment conçues pour votre type d’événement : con­férence, salon, sémi­naire, webi­naire…

Choisir une solu­tion tout-en-un est égale­ment une bonne idée afin de ne pas dis­pers­er vos don­nées ni votre temps pré­cieux dans de mul­ti­ples out­ils out­ils. C’est surtout un bon moyen de tir­er prof­it de votre base de con­tacts de pro­fes­sion­nels le plus effi­cace­ment pos­si­ble.

2. Collecter et stocker les bonnes informations

La collecte

Avant de vous lancer tête bais­sée dans la créa­tion d’une base de don­nées ou de cam­pagnes de com­mu­ni­ca­tion, il est impor­tant de vous deman­der où vous allez col­lecter des infor­ma­tions sur vos con­tacts : par­tic­i­pants, parte­naires, spon­sors, etc.

Si vous organ­isez des événe­ments pro­fes­sion­nels avec une solu­tion d’inscription en ligne, vous dis­posez déjà d’une source fiable, gra­tu­ite et per­ti­nente. En effet, au moment de leur inscrip­tion, les par­tic­i­pants à votre salon pro­fes­sion­nel ou votre sémi­naire com­mu­niquent au moins leur nom, prénom, et adresse e‑mail. Vous pou­vez même aller plus loin en per­son­nal­isant votre for­mu­laire d’in­scrip­tion afin de col­lecter des don­nées qui vous per­me­t­tront mieux con­naître vos par­tic­i­pants.

Le stockage

Un CRM événe­men­tiel BtoB est capa­ble de stock­er vos infor­ma­tions de bil­let­terie citées précédem­ment et de les met­tre à jour en temps réel. Fini les exports/imports, fini les erreurs de manip­u­la­tion… fini ce casse-tête per­ma­nent ! Vous dis­posez égale­ment de toutes les infor­ma­tions rel­a­tives aux actions des par­tic­i­pants : nom­bre de bil­lets achetés, date d’achat, accès à votre événe­ment, paiement cash­less, etc. Toutes vos solu­tions sont syn­chro­nisées en un clic : bil­let­terie, con­trôle d’accès, cash­less et CRM.

Obtenez à tout moment des don­nées pré­cis­es sur vos par­tic­i­pants et con­stituez-vous une réelle base de con­tacts de pro­fes­sion­nels. Vous pou­vez enfin imag­in­er des cam­pagnes de com­mu­ni­ca­tion pour nouer avec une rela­tion per­son­nal­isée vos publics en fonc­tion de la sit­u­a­tion de cha­cun vis-à-vis de votre événe­ment.

3. Segmenter vos contacts en groupes pertinents

Vous savez désor­mais com­ment col­lecter des infor­ma­tions sur vos con­tacts, il s’agit main­tenant de trans­former votre base de con­tacts de pro­fes­sion­nels en véri­ta­ble machine à con­ver­sions. Pour cela, com­mencez par seg­menter vos con­tacts en groupe per­ti­nents. Ils peu­vent pren­dre des formes dif­férentes : fidèles par­tic­i­pants, per­son­nes peu assidues, nou­veaux venus, etc.

Optez pour un CRM événe­men­tiel BtoB qui vous offre la pos­si­bil­ité de réalis­er ce type de tris grâce aux don­nées obtenus via votre bil­let­terie et vos autres out­ils. Weez­Tar­get vous per­met même d’aller plus loin en créant des groupes dynamiques. C’est à dire que des par­tic­i­pants à vos webi­naires ou con­férences en ligne sont automa­tique­ment ajoutés à un groupe en fonc­tion de leurs actions : achat d’un bil­let, scan à une entrée, CA généré, etc.

4. Créer des campagnes de communication ciblées

Votre base de don­nées CRM est com­plète et seg­men­tée ? Il vous faut désor­mais com­mu­ni­quer de manière ciblée. Un bon CRM se trans­forme alors en solu­tion d’e‑mailing événe­men­tiel BtoB. Il vous donne l’opportunité de créer et envoy­er des e‑mails via la même inter­face qui vous a per­mis de réalis­er les deux étapes précé­dentes.

Un édi­teur d’e‑mail intu­itif et créatif est la clef pour per­son­nalis­er vos cam­pagnes en fonc­tion des seg­ments visés. Une solu­tion comme Weez­Tar­get vous per­met d’aller au bout de vos idées, de la col­lecte d’informations jusqu’à la délivrance d’une mes­sage ultra-ciblé et per­son­nal­isé.

5. Fidéliser avec des offres efficaces

Com­mu­ni­quer et envoy­er des mes­sages ciblés fera sans aucun doute aug­menter votre chiffre d’affaires. Cepen­dant, il est impor­tant de suiv­re la rentabil­ité de cha­cune de vos cam­pagnes ain­si que leurs dif­férents indi­ca­teurs de per­for­mance : chiffre d’affaires généré, panier moyen, nom­bre de com­man­des effec­tuées et de bil­lets ven­dus. Un CRM événe­men­tiel est bien plus qu’une solu­tion d’e‑mailing et d’envoi de newslet­ters.

En faisant cela, vous serez à même de con­cevoir de nou­velles offres de plus en plus per­ti­nentes. ‑50% pour vos par­tic­i­pants en perte d’intérêt, un accès VIP ou une con­férence exclu­sive pour vos par­tic­i­pants les plus fidèles… les pos­si­bil­ités sont infinies ! Vous serez alors capa­bles de réin­ven­ter votre événe­ment en obser­vant ce qui attire con­crète­ment vos dif­férents publics.

Met­tez à prof­it votre base de don­nées CRM dès main­tenant et gra­tu­ite­ment avec Weez­Tar­get. Décou­vrez toutes ses fonc­tion­nal­ités en vous con­nec­tant à votre compte Weezevent > Appli­ca­tions > CRM ou en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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