Comment organiser une conférence ?

Organ­is­er une con­férence peut sus­citer un stress impor­tant, chaque étape doit être anticipée, plan­i­fiée et con­trôlée si vous souhaitez qu’elle soit un suc­cès. Avant d’en­tre­pren­dre toute action, réfléchissez à chaque étape, aux ressources dont vous aurez besoin et à la charge de tra­vail prévue. Vous devez prévoir suff­isam­ment de temps (et de tra­vail) pour tout pré­par­er cor­recte­ment. Pour aug­menter vos chances de réus­site, vous devez vous pré­par­er comme vous le feriez pour tout autre événe­ment.

Voici les étapes prin­ci­pales à pren­dre en compte pour organ­is­er des con­férences de qual­ité, peu importe le for­mat et le thème choisi.

1. Définissez les objectifs de la conférence

La pre­mière étape inhérente à la plan­i­fi­ca­tion de tout événe­ment, qu’il s’agisse d’un sémi­naire ou d’une annonce par­ti­c­ulière lors d’un événe­ment d’entreprise, demeure la fix­a­tion des objec­tifs. Devenu un out­il cen­tral de com­mu­ni­ca­tion, les con­férences doivent pou­voir vous per­me­t­tre de trans­met­tre des infor­ma­tions nou­velles et dans un but bien pré­cis.

De même, les dépens­es con­sacrées aux con­férences aug­mentent forte­ment car de plus en plus d’en­tre­pris­es réalisent l’im­pact de ces dernières (qu’elles soient en ligne ou en physique) sur leurs résul­tats et leur image de mar­que. Du lieu pres­tigieux choisi, au choix des spon­sors en pas­sant par la sélec­tion des mets & vins pro­posés, tout se pré­pare et a une impor­tance. Voici quelques ques­tions pou­vant vous aider :

• Quel est le pub­lic ciblé ?
• Quel est le mes­sage que l’on souhaite trans­met­tre ?
• Quels médias con­tac­ter ?
• Quelle est la durée souhaitée ?
• Quand organ­is­er la con­férence ? Pour les 10 ans de l’entreprise ? Pour la fin d’année ?
• Quels prestataires choisir pour la scène, le son & lumière, la nour­ri­t­ure, la pho­togra­phie… ?

2. Choisissez soigneusement votre lieu

Quel que soit le lieu que vous choi­sis­sez, il doit répon­dre à la fois à vos besoins (par exem­ple, dis­pos­er de suff­isam­ment de salles pour toutes vos con­férences et ate­liers si c’est le cas) et aux besoins de vos par­tic­i­pants (pensez à un lieu agréable et acces­si­ble ou à un espace d’événe­ment virtuel bien conçu).

Lors de la sélec­tion d’un lieu de con­férence, l’é­clairage et l’a­cous­tique sont sou­vent nég­ligés, mais ils affectent de manière sig­ni­fica­tive le ressen­ti de vos par­tic­i­pants, en par­ti­c­uli­er si vous organ­isez un événe­ment hybride. Le lieu peut aus­si bien être un hôtel, qu’une salle des fêtes, au cours d’un sémi­naire voire dans des espaces dédiés à cet effet. Enfin, le lieu choisi doit égale­ment dépen­dre de la date et l’heure de la con­férence. Véri­fiez en amont qu’elle ne tombe pas le même jour qu’un autre évène­ment (sportif, pro­fes­sion­nel…).

3. Définissez le format de la conférence

C’est un choix sim­ple mais pour le moins pri­mor­dial ; le for­mat de votre con­férence. Souhaitez-vous organ­is­er un évène­ment 100% physique, en ligne ou bien hybride ? Le choix du for­mat affecte grande­ment votre organ­i­sa­tion, sa com­plex­ité de mise en œuvre, le bud­get néces­saire, les per­son­nes à mobilis­er et bien plus encore.

4. Réfléchissez à votre stratégie de prix et à votre budget

Con­traire­ment à la plu­part des événe­ments pro­fes­sion­nels ou grand pub­lic, l’ob­jec­tif de l’or­gan­i­sa­tion d’une con­férence n’est générale­ment pas de faire des béné­fices, mais pas non plus de per­dre de l’ar­gent. Par con­séquent, l’étab­lisse­ment d’un bud­get détail­lé est une étape essen­tielle lors de l’or­gan­i­sa­tion d’une con­férence. Comme pour tout évène­ment, lis­tez les dif­férents coûts et ressources à prévoir (trai­teur, spon­sors…).

En plus de con­sid­ér­er le prix de la loca­tion du lieu choisi (si la con­férence est en présen­tielle), assurez-vous de véri­fi­er en amont que vous n’oubliez aucuns frais, tels que ceux liés à l’u­til­i­sa­tion de prestataires externes, au park­ing, aux espaces réservés aux spon­sors ou aux exposants, ou même au wifi. De même, si votre con­férence est gra­tu­ite, les ressources générées par le spon­sor par exem­ple doivent être claire­ment définies.

5. Choisissez les bons orateurs

Il s’ag­it d’une étape dif­fi­cile mais cru­ciale lors de la plan­i­fi­ca­tion d’une con­férence. Le choix d’un con­férenci­er pour votre événe­ment doit se faire après avoir fixé les dates et les lieux. Essayez de choisir un con­férenci­er qui a de l’ex­péri­ence, qui aide à main­tenir l’in­térêt du pub­lic tout au long de la con­férence, qui met en valeur l’entreprise et vise les objec­tifs fixés.

Par con­séquent, choi­sis­sez les ora­teurs avec soin en exam­i­nant leurs cri­tiques, leurs pro­fils et leurs expéri­ences antérieures. Un ora­teur a le pou­voir de faire ou de défaire votre événe­ment. Pré­parez-vous à la pos­si­bil­ité que les dépens­es liées à l’embauche d’un con­férenci­er mod­i­fient votre bud­get.

6. Gérez les inscriptions et la vente de billets

Si la con­férence est payante, il est forte­ment con­seil­lé de main­tenir le prix des bil­lets à un niveau mod­este et d’éviter de fac­tur­er des frais élevés, car l’ob­jec­tif de l’événe­ment n’est générale­ment pas de faire des béné­fices ; mais plutôt d’exposer votre entre­prise.

Pour mieux plan­i­fi­er vos ressources prévi­sion­nelles, vous pou­vez par exem­ple com­mencer à ren­dre disponible les inscrip­tions un mois à l’a­vance. Même si la con­férence est entière­ment gra­tu­ite, les inscrip­tions en ligne sont préférables car elles sont plus adap­tées et faciles d’accès.

7. Faites le bilan de l’évènement

Recevoir des retours et des réac­tions est un élé­ment essen­tiel pour tout événe­ment. Le retour d’in­for­ma­tions vous mon­tre à quel point vous avez sat­is­fait (ou non) votre audi­ence. Prenez les com­men­taires essen­tiels du pub­lic une fois l’événe­ment ter­miné afin de pou­voir iden­ti­fi­er vos points forts et les domaines à amélior­er. Vous pou­vez égale­ment envoy­er des mails de remer­ciement aux par­tic­i­pants après la con­férence et y ajouter une enquête de sat­is­fac­tion. Des out­ils CRM peu­vent par ailleurs vous per­me­t­tre de vous faciliter la tâche. De même, vous devriez égale­ment pub­li­er des pho­tos et des enquêtes sur vos dif­férents réseaux soci­aux afin que les par­tic­i­pants puis­sent les voir et les com­menter à postéri­ori.

Les solu­tions de Weezevent four­nissent à l’or­gan­isa­teur d’une con­férence un sys­tème de con­trôle d’ac­cès flu­ide et sécurisé, une bil­let­terie en ligne intu­itive qui facilite les inscrip­tions ain­si que des out­ils CRM avancés pour opti­miser la ges­tion des par­tic­i­pants, offrant ain­si une expéri­ence con­férence har­monieuse et haute­ment per­son­nal­isée. 

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