Comment trouver un sponsor pour son événement ?

Vous avez de grandes ambi­tions pour votre événe­ment ? Vous voulez attir­er encore plus de par­tic­i­pants ? Pensez au spon­sor­ing !

1. Quel spon­sor pour votre événe­ment ?
2. Que pou­vez-vous pro­pos­er à la mar­que ?
3. Com­ment mon­ter son dossier de spon­sor­ing
4. Pren­dre con­tact avec vos poten­tiels spon­sors

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1. Quel sponsor pour votre événement ?

Avant de con­tac­ter une entre­prise, il faut savoir com­ment la con­va­in­cre ! Au préal­able, définis­sez ce que vous partagez avec elle : une pas­sion, un engage­ment etc. C’est ce qui va piquer la curiosité de la mar­que et la faire s’investir dans votre pro­jet. Lis­tez vos besoins : finance­ment, vis­i­bil­ité, dota­tions, …

Les différents types de sponsoring

Il existe dif­férents types de spon­sor­ing en fonc­tion de vos besoins :

• Spon­sor­ing Financier : Dans ce cas vous faites appel à une entre­prise pour qu’elle par­ticipe au finance­ment de votre événe­ment en échange d’espaces de vis­i­bil­ité de tailles pro­por­tion­nelles à l’implication de la mar­que dans le bud­get.
• Spon­sor­ing Matériel : Organ­is­er un événe­ment demande une quan­tité impor­tante de matériel. Tentes, bars, mobiliers pour des espaces de détente, gob­elets, scéno­gra­phies, déco­ra­tion… Ce type de spon­sor­ing per­met aux organ­isa­teurs d’alléger la fac­ture en deman­dant à des mar­ques de leur fournir le matériel néces­saire à la bonne instal­la­tion de l’événement. L’intérêt de ce type de parte­nar­i­at est que l’échange de vis­i­bil­ité va de soi. En effet, la mar­que peut fournir du matériel et y appos­er directe­ment son logo afin de s’assurer le con­trôle de sa vis­i­bil­ité sur le site de l’événement.
• Spon­sor­ing de Ser­vice : De nom­breux frais sont liés à la pub­lic­ité (encar­ts pub­lic­i­taires dans les médias, con­cep­tion d’un site web…), à la sécu­rité ou encore à la loca­tion du lieu. Met­tre en place des parte­nar­i­ats avec des entre­pris­es locales ou des col­lec­tiv­ités ter­ri­to­ri­ales pour­ra vous aider à réduire les frais. Le spon­sor­ing de ser­vice vous per­met d’obtenir d’importantes réduc­tions sur les ser­vices du spon­sor, en échange d’une vis­i­bil­ité sur vos plate­formes de com­mu­ni­ca­tion (affichage, réseaux soci­aux, newslet­ter…). Pour ces acteurs, les événe­ments sont de bonnes occa­sions d’augmenter leur vis­i­bil­ité.Les médias pra­tiquent égale­ment volon­tiers le spon­sor­ing d’événement, puisqu’il leur apporte du con­tenu exclusif ain­si qu’une vis­i­bil­ité auprès de vos par­tic­i­pants. Vous pou­vez donc pro­pos­er des espaces de vis­i­bil­ité à des médias qui, en échange, vous don­neront des espaces pub­lic­i­taires et per­me­t­tront ain­si à votre événe­ment d’atteindre de nom­breuses nou­velles cibles. Veillez toute­fois à ne pas faire appel à des médias con­cur­rents et à bien les cibler en fonc­tion de votre pro­pre iden­tité et pub­lic.

Les objectifs à mettre en avant pour vos sponsors potentiels

Plusieurs objec­tifs peu­vent guider la déci­sion d’une entre­prise à choisir le spon­sor­ing :

• la notoriété (la mar­que veut être vue et retenue par le plus grand nom­bre)
• l’image (l’entreprise veut être asso­ciée à une iden­tité, idée ou cause aux yeux de ses clients et prospects),
• l’acquisition (l’entreprise veut attir­er de nou­veaux clients et prof­ite d’un événe­ment pour présen­ter ses ser­vices, touch­er une nou­velle audi­ence)

Par­courez les sites des entre­pris­es que vous souhai­teriez avoir comme spon­sors et com­prenez leur pro­jet, leur iden­tité. L’idée est ici de trou­ver tous les points de con­tacts pos­si­bles entre votre événe­ment et la mar­que. Que peut-elle vous apporter et que pou­vez-vous lui apporter en retour ?
S’il s’ag­it de la pre­mière édi­tion de votre événe­ment
Si vous cherchez un spon­sor pour votre pre­mière édi­tion, inutile de vis­er trop grand.
L’important n’est pas la taille du spon­sor mais bien son impli­ca­tion dans le pro­jet. Une petite entre­prise aura par­fois plus de volon­té, de temps et de moyens pour spon­soris­er votre événe­ment qu’une grande entité.

2. Que pouvez-vous proposer à la marque ?

Estimez l’audi­ence de votre événe­ment et sa cou­ver­ture médi­a­tique. Bien quan­tifiées, ces don­nées seront un véri­ta­ble faire-val­oir pour votre événe­ment vis-à-vis des mar­ques qui ver­ront un grand intérêt à spon­soris­er votre événe­ment pour leur vis­i­bil­ité.

Quelles valeurs souhaitez-vous véhiculer à tra­vers votre événe­ment ? Quelle his­toire racon­tez-vous ? Trou­ver des valeurs com­munes entre votre événe­ment et la mar­que vous don­nera un argu­ment de plus pour prou­ver que vous aiderez la mar­que à ren­forcer son image.

Pensez égale­ment à des actions ou acti­va­tions qu’elle pour­rait met­tre en place sur l’événement : dis­tri­b­u­tion de good­ies, prise de parole, … tout est à imag­in­er !

Enfin, quan­ti­fiez le nom­bre d’espaces que vous pour­rez leur con­sacr­er avec, si pos­si­ble, une esti­ma­tion du nom­bre de per­son­nes qui ver­ront le logo ou le slo­gan de la mar­que vous per­me­t­tant de val­oris­er vos espaces de vis­i­bil­ité (physique comme virtuel, comptez tout : d’une affiche sur le site de l’événe­ment à une ban­nière sur votre site web).

3. Comment monter son dossier de sponsoring ?

Une fois la ou les mar­ques cor­re­spon­dant à votre pro­jet trouvée.s, vous pou­vez pass­er à l’é­tape suiv­ante : la con­sti­tu­tion du dossier de spon­sor­ing.

Quelle forme donner au dossier de sponsoring ?

Conçu un peu comme une pla­que­tte com­mer­ciale, ce doc­u­ment PDF doit être aus­si attrayant et agréable à lire que pos­si­ble. Pour ce faire, enrichissez-le d’infographies et de pho­tos. Insis­tez bien sur une iden­tité graphique claire, soignée et bien iden­ti­fi­able. Soyez le plus exhaus­tif pos­si­ble tout en restant con­cis.

Ne nég­ligez pas la mise en page de votre dossier de spon­sor­ing. Celui-ci doit être clair, attrac­t­if et com­plet. Vous pou­vez faire appel à un pro­fes­sion­nel de la mise en page (graphiste, info­graphiste, maque­t­tiste, ou directeur artis­tique) pour vous aider dans cette tâche.
Si vous maîtrisez les out­ils de créa­tion graphique, vous pou­vez directe­ment vous inspir­er et adapter des tem­plates de dossiers de spon­sor­ing disponibles sur inter­net.

Que faire apparaître dans le dossier de sponsoring ?

Quel que soit la taille ou le secteur de votre événe­ment, dans votre dossier de spon­sor­ing vous devrez :

• Présen­ter votre équipe et vous même
• Présen­ter votre pro­jet : son con­cept, ses objec­tifs, son iden­tité. Le type de pub­lic visé, les parte­nar­i­ats déjà mis en place, les médias et le plan de com­mu­ni­ca­tion envis­agés, la taille de vos infra­struc­tures et la récur­rence de vos événe­ments (ponctuels ou récur­rents). Si vous avez déjà organ­isé un événe­ment, pensez à y inclure toutes ses retombées médi­a­tiques. Ain­si que le même type de con­tenu que l’on retrou­verait dans un dossier de presse (his­toire, ambi­tion, pro­gramme, parte­naires, infor­ma­tions pra­tiques…) à des­ti­na­tion des mar­ques.
• Présen­ter vos besoins : finance­ment, vis­i­bil­ité, matériel… Atten­tion à bien jus­ti­fi­er tel ou tel besoin de manière chiffrée, ou du moins en y asso­ciant des objec­tifs pré­cis et claire­ment com­préhen­si­bles par la mar­que. Pour les jus­ti­fi­er, détaillez ce que vous êtes prêt à lui offrir.
• Con­stituer ensuite une offre con­crète. Vous devez détailler pré­cisé­ment les intérêts de vos dif­férentes propo­si­tions à vos poten­tiels spon­sors.
  À quels objec­tifs répon­drez-vous ? Com­ment cela se met­tra con­crète­ment en place sur votre événe­ment ? Où la mar­que sera-t-elle vis­i­ble ? Pro­posez-vous de sim­ples affich­es avec le logo ou bien des activ­ités organ­isées par la mar­que pour une mise en avant plus spé­ci­fique ? Les pos­si­bil­ités sont infinies, ten­tez de les séduire en leur appor­tant de vrais raisons d’aider votre pro­jet. N’hésitez pas à pro­pos­er des packs d’offres, plus clairs et lis­i­bles.

Que proposer aux potentiels sponsors ?

Voici quelques exem­ples d’échange de vis­i­bil­ité que vous pour­rez pro­pos­er à vos poten­tiels spon­sors :

• Sup­ports de com­mu­ni­ca­tion : Vous pou­vez plac­er le logo de vos spon­sors sur tous vos sup­ports de com­mu­ni­ca­tion : fly­ers, affich­es, teasers, sur votre site web, sur le pro­gramme de votre événe­ment (vous pour­riez même leur con­sacr­er une page de ce pro­gramme afin qu’ils puis­sent expli­quer leur démarche et béné­fici­er d’une vis­i­bil­ité plus impor­tante).
• Per­son­nal­i­sa­tion d’espaces dédiés aux mar­ques sur place : beau­coup d’en­tre­pris­es, notam­ment de bois­sons ou de nour­ri­t­ure, ont l’habitude de per­son­nalis­er des points de vente à leurs couleurs, ils peu­vent ain­si vous fournir des moyens matériels tout en déci­dant eux-mêmes de la façon de présen­ter leur logo sur votre événe­ment.
• Dis­tri­b­u­tion de good­ies : pro­pos­er à des mar­ques de dis­tribuer des good­ies et/ou échan­til­lons de pro­duits sur votre événe­ment peut être une vraie solu­tion gag­nante pour tous. Ce type de vis­i­bil­ité à un intérêt pour la mar­que qui entre en rela­tion avec de poten­tiels clients, tout en appor­tant un béné­fice à vous et vos par­tic­i­pants.
• Jeux con­cours : vous pou­vez pro­pos­er à des médias, parte­naires, de met­tre en place des con­cours sur les réseaux soci­aux pour faire gag­n­er des good­ies ou des places par exem­ple. Les con­cours du type “like, partage et com­mente ce post pour gag­n­er des cadeaux” sont un très bon moyen d’augmenter con­sid­érable­ment votre vis­i­bil­ité et d’attendre des publics que vous n’auriez pas pu attein­dre seul et vice-ver­sa pour votre parte­naire.

4. Comment rendre contact avec vos potentiels sponsors ?

Tout est main­tenant prêt pour pass­er à l’étape la plus com­pliquée : la prise de con­tact.

 

 

Comment trouver des sponsors ?

Vous pour­riez essay­er d’entrer en con­tact avec les poten­tiels spon­sors que vous avez iden­ti­fiés par les salons pro­fes­sion­nels ou par télé­phone mais atten­dez-vous à ren­con­tr­er quelques dif­fi­cultés. Les pro­fes­sion­nels sont sou­vent sol­lic­ités pour ce type de demande, et ne peu­vent naturelle­ment pas don­ner de suite pos­i­tive à cha­cune d’en­tre elles.

L’envoi d’e‑mails et les relances télé­phoniques restent la méth­ode inévitable et essen­tielle. Nous vous recom­man­dons d’adresser votre e‑mail à un con­tact pré­cis et qual­i­fié, plutôt que d’envoyer un email générique à une adresse du type “info@” ou “contact@”.

Que faire apparaître dans son email d’approche ?

Pour attir­er l’attention lors de votre prise de con­tact par e‑mail, soignez votre mes­sage en suiv­ant ces quelques con­seils :

• S’y pren­dre suff­isam­ment en avance (entre 1 an et 6 mois avant l’événement)
• Tra­vailler un objet clair et engageant
• Per­son­nalis­er le mes­sage, en y inclu­ant à min­i­ma : le nom du con­tact, celui de l’entreprise ou du média démarché, et une phrase faisant le lien entre vos activ­ités respec­tives
• Lis­ter les avan­tages que spon­soris­er votre événe­ment représente pour l’en­tité
• Join­dre le dossier de spon­sor­ing
• Rester con­cis et cour­tois
• Tester dif­férentes approches et suiv­re leurs résul­tats grâce à un out­il de CRM et d’emailing.

Quelle stratégie adopter pendant son rendez-vous ?

Vous avez dégoté un ren­dez-vous ? Excel­lente nou­velle ! Le jour de votre présen­ta­tion, soyez orig­i­nal et pro­fes­sion­nel. Apportez du neuf par rap­port à votre dossier de spon­sor­ing : com­ment a avancé le pro­jet depuis votre prise de con­tact ? Quels nou­veaux parte­nar­i­ats avez-vous mis en place ? Qui sont ceux qui ont choisi de spon­soris­er votre événe­ment ? Avez-vous eu de nou­velles idées à ajouter à votre offre ?

Appuyez votre présen­ta­tion d’un dia­po­ra­ma, pourquoi pas de vidéos. Mon­trez que vous con­nais­sez l’entreprise à laque­lle vous par­lez et sachez mon­tr­er que votre pro­jet est en adéqua­tion avec celle-ci !

Les mar­ques appré­cient avoir l’exclusivité sur un événe­ment, mais libre à vous d’en choisir plusieurs. Vous pour­riez par exem­ple trou­ver un spon­sor dif­férent pour cha­cun de vos besoins et leur apporter des offres per­son­nal­isées en fonc­tion du type de ser­vice que la mar­que vous ren­dra.

Décou­vrez nos con­seils pour la pro­mo­tion de vos événe­ments :

• 5 straté­gies pour pro­mou­voir votre événe­ment sur les réseaux soci­aux
  
• Com­ment opti­miser le rem­plis­sage de vos événe­ments ? Les out­ils de com­mu­ni­ca­tion
• Le site inter­net par­fait pour votre événe­ment : guide com­plet

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