Comment trouver un sponsor pour son événement ?

Comment trouver un sponsor pour son événement ?

Vous avez de grandes ambi­tions pour votre évé­ne­ment ? Vous vou­lez atti­rer encore plus de par­ti­ci­pants ? Pen­sez au spon­so­ring !

Quel sponsor pour votre événement ?

Avant de contac­ter une entre­prise, il faut savoir com­ment la convaincre ! Au préa­lable, défi­nis­sez ce que vous par­ta­gez avec elle : une pas­sion, un enga­ge­ment, … C’est ce qui va piquer la curio­si­té de la marque et la faire s’investir dans votre pro­jet. Lis­tez vos besoins : finan­ce­ment, visi­bi­li­té, dota­tions, …

Il existe dif­fé­rents types de spon­so­ring en fonc­tion de vos besoins : 

  • Spon­so­ring Finan­cier : Dans ce cas vous faites appel à une entre­prise pour qu’elle par­ti­cipe au finan­ce­ment de votre évé­ne­ment en échange d’espaces de visi­bi­li­té de taille pro­por­tion­nelle à l’implication de la marque dans le bud­get.
  • Spon­so­ring Maté­riel : Orga­ni­ser un évé­ne­ment demande une quan­ti­té impor­tante de maté­riel. Tentes, bars, mobi­liers pour des espaces “chill”, gobe­lets, scé­no­gra­phies, déco­ra­tion… Ce type de spon­so­ring per­met aux orga­ni­sa­teurs d’alléger la fac­ture en deman­dant à des marques de leur four­nir le maté­riel néces­saire à la bonne ins­tal­la­tion de l’événement. L’intérêt de ce type de par­te­na­riat est que l’échange de visi­bi­li­té va de soi. En effet, la marque peut four­nir du maté­riel et y appo­ser direc­te­ment son logo afin de s’assurer le contrôle de sa visi­bi­li­té sur le site.
  • Spon­so­ring de Ser­vice : de nom­breux frais sont liés à la publi­ci­té (encarts publi­ci­taires dans les médias, concep­tion d’un site web…), à la sécu­ri­té ou encore à la loca­tion du lieu. Mettre en place des par­te­na­riats avec des entre­prises locales ou des col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­riales pour­ra vous aider à réduire les frais. Les évé­ne­ments sont de bonnes occa­sions d’augmenter leur audience ou sim­ple­ment de leur appor­ter du conte­nu exclu­sif, pour les médias qui pra­tiquent volon­tiers ce type de spon­so­ring. Vous pou­vez donc don­ner des espaces de visi­bi­li­té à des médias qui, en échange, vous don­ne­ront des espaces publi­ci­taires et per­met­tront ain­si à votre évé­ne­ment d’atteindre de nom­breuses nou­velles cibles. Veillez tou­te­fois à ne pas faire appel à des médias concur­rents et à bien choi­sir en fonc­tion de votre public.

Si vous cher­chez un spon­sor pour votre pre­mière édi­tion, inutile de viser trop grand.
L’important n’est pas la taille du spon­sor mais bien son impli­ca­tion dans le pro­jet. Une petite entre­prise aura par­fois plus de volon­té qu’une grande.

Plu­sieurs objec­tifs peuvent gui­der la déci­sion d’une entre­prise à choi­sir le spon­so­ring :

  • la noto­rié­té (la marque veut être vue et rete­nue par le plus grand nombre)
  • l’image (l’entreprise veut être asso­ciée à une iden­ti­té, idée ou cause aux yeux de ses clients et pros­pects),
  • l’acquisition (l’entreprise veut atti­rer de nou­veaux clients et pro­fite d’un évé­ne­ment pour pré­sen­ter ses ser­vices, tou­cher une nou­velle audience)

Par­cou­rez les sites des entre­prises que vous sou­hai­te­riez avoir comme spon­sors et com­pre­nez leur pro­jet, leur iden­ti­té. L’idée est ici de trou­ver tous les points de contacts pos­sibles entre votre évé­ne­ment et la marque. Que peut-elle vous appor­ter et que pou­vez-vous lui appor­ter en retour ?

Quels sont vos atouts ? Que pouvez-vous proposer à la marque ?

Esti­mez l’audience de votre évé­ne­ment et sa cou­ver­ture média­tique. Bien quan­ti­fiées, ces don­nées seront un véri­table faire-valoir pour votre évé­ne­ment vis-à-vis des marques qui ver­ront un grand inté­rêt à spon­so­ri­ser votre évé­ne­ment pour leur visi­bi­li­té.

Quelles valeurs sou­hai­tez-vous véhi­cu­ler à tra­vers votre évé­ne­ment ? Quelle his­toire racon­tez-vous ? Trou­ver des valeurs com­munes entre votre évé­ne­ment et la marque vous don­ne­ra un argu­ment de plus pour prou­ver que vous aide­rez la marque à ren­for­cer son image. Pen­sez éga­le­ment à des actions ou acti­va­tions qu’elle pour­rait mettre en place sur l’événement : dis­tri­bu­tion de goo­dies, prise de parole, … tout est à ima­gi­ner !

Enfin, quan­ti­fiez le nombre d’espaces que vous pour­rez leur consa­crer avec, si pos­sible, une esti­ma­tion du nombre de per­sonnes qui ver­ront le logo ou le slo­gan de la marque vous per­met­tant de valo­ri­ser vos espaces de visi­bi­li­té (phy­sique comme vir­tuel, comp­tez tout : d’une affiche sur le site à une ban­nière sur votre site web).

Comment monter son dossier de sponsoring

Une fois la ou les marques cor­res­pon­dant à votre pro­jet trouvée.s, vous pou­vez pas­ser à l’étape sui­vante : la consti­tu­tion du dos­sier de spon­so­ring. Conçu un peu comme une pla­quette com­mer­ciale, vous devrez le rendre attrayant et agréable à lire, enri­chis­sez le d’infographies et de pho­tos, insis­tez bien sur une iden­ti­té gra­phique claire, soi­gnée et bien iden­ti­fiable. Soyez le plus exhaus­tif pos­sible tout en res­tant concis

  • Pré­sen­tez-vous et vos équipes
  • Pré­sen­tez votre pro­jet : son concept, ses objec­tifs, son iden­ti­té. Le type de public visé, les par­te­na­riats déjà mis en place, les médias et le plan de com­mu­ni­ca­tion envi­sa­gés, la taille de vos infra­struc­tures et la récur­rence de vos évé­ne­ments (ponc­tuels ou récur­rents). Si vous avez déjà orga­ni­sé un évé­ne­ment, pen­sez à y inclure toutes ses retom­bées média­tiques. Le même type de conte­nu que l’on retrou­ve­rait dans un dos­sier de presse (his­toire, ambi­tion, pro­gramme, par­te­naires, infor­ma­tions pra­tiques…) à des­ti­na­tion des marques.
  • Pré­sen­tez vos besoins : finan­ce­ment, visi­bi­li­té, four­ni­tures… Atten­tion à bien jus­ti­fier tel ou tel besoin de manière chif­frée ou du moins en y asso­ciant des objec­tifs pré­cis et clai­re­ment com­pré­hen­sibles par la marque. Pour les jus­ti­fier détaillez ce que vous êtes prêt à lui offrir.
  • Consti­tuez ensuite une offre concrète. Quels avan­tages aura la marque à être votre spon­sor ?
     À quels objec­tifs répon­drez-vous ? Com­ment cela se met­tra concrè­te­ment en place sur votre évé­ne­ment ? Où la marque sera-t-elle visible ? Pro­po­sez-vous de simples affiches avec le logo ou bien des acti­vi­tés orga­ni­sées par la marque pour une mise en avant plus spé­ci­fique ? Les pos­si­bi­li­tés sont infi­nies, ten­tez de les séduire en leur appor­tant de vrais rai­sons d’aider votre pro­jet. N’hésitez pas à pro­po­ser des packs d’offres, plus clairs et lisibles.

Voi­ci quelques exemples d’échange de visi­bi­li­té que vous pour­rez pro­po­ser à vos poten­tiels spon­sors :

  • Sup­ports de com­mu­ni­ca­tion : Vous pou­vez pla­cer le logo de vos spon­sors sur tous vos sup­ports de com­mu­ni­ca­tion : flyers, affiches, tea­sers, sur votre site web, sur le pro­gramme de votre évé­ne­ment (vous pour­riez même leur consa­crer une page de ce pro­gramme afin qu’ils puissent expli­quer leur démarche et béné­fi­cier d’une visi­bi­li­té plus impor­tante)
  • Per­son­na­li­sa­tion d’espaces dédiés aux marques sur place : beau­coup de marques, notam­ment de bois­sons ou de nour­ri­ture, ont l’habitude de per­son­na­li­ser des points de vente à leurs cou­leurs, ils peuvent ain­si vous four­nir des moyens maté­riels tout en déci­dant eux-mêmes de la façon de pré­sen­ter leur logo sur votre évé­ne­ment
  • Dis­tri­bu­tion de goo­dies : pro­po­ser à des marques de dis­tri­buer des goo­dies et/ou échan­tillon pro­duits sur votre évé­ne­ment peut être une vraie solu­tion gagnante pour tous . Ce type de visi­bi­li­té à un inté­rêt pour la marque qui entre en rela­tion avec de poten­tiels clients, tout en appor­tant un béné­fice à vous et vos par­ti­ci­pants.
  • Jeux concours : vous pou­vez pro­po­ser à des médias, par­te­naires, de mettre en place des concours sur les réseaux sociaux pour faire gagner des goo­dies ou des places par exemple. Les concours du type “like, par­tage et com­mente ce post pour gagner des cadeaux” sont un très bon moyen d’augmenter consi­dé­ra­ble­ment votre visi­bi­li­té et d’attendre des publics que vous n’auriez pas pu atteindre seul et vice-ver­sa pour votre par­te­naire.

Tout est prêt main­te­nant pour pas­ser à l’étape la plus com­pli­quée : la prise de contact. Vous pour­riez essayer d’entrer en contact par les salons pro­fes­sion­nels ou par télé­phone mais atten­dez-vous à ren­con­trer quelques dif­fi­cul­tés. L’envoi d’emails et les relances télé­pho­niques res­tent la méthode inévi­table et essen­tielle.

Vous avez dégo­té un ren­dez-vous ? Cela pour­ra prendre du temps, ne vous décou­ra­gez pas ! Le jour de votre pré­sen­ta­tion, soyez ori­gi­nal. Appor­tez du neuf par rap­port à votre dos­sier : com­ment a avan­cé le pro­jet depuis ? Quels nou­veaux par­te­na­riats avez-vous mis en place ? Avez-vous eu de nou­velles idées à ajou­ter à votre offre ? Appuyez votre pré­sen­ta­tion d’un dia­po­ra­ma, pour­quoi pas de vidéos. Mon­trez que vous connais­sez l’entreprise à laquelle vous par­lez et sachez mon­trer que votre pro­jet est en adé­qua­tion avec celle-ci !

Les marques appré­cient avoir l’exclusivité sur un évé­ne­ment, mais libre à vous d’en choi­sir plu­sieurs. Vous pour­riez par exemple trou­ver un spon­sor dif­fé­rent pour cha­cun de vos besoins et leur appor­ter des offres per­son­na­li­sées en fonc­tion du type de ser­vice que la marque vous ren­dra.

Décou­vrez nos conseils pour la pro­mo­tion de vos évé­ne­ments :
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